信息化技术对人事档案管理的影响--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

信息化技术对人事档案管理的影响

发表时间：2021/4/9 来源：《创新人才教育》2021年9月作者：胡立磊

[导读] 社会人文环境和信息化技术的进步，让诸多行业的管理模式也发生了巨大变化。

淄博市技师学院胡立磊

摘要：社会人文环境和信息化技术的进步，让诸多行业的管理模式也发生了巨大变化。当代社会中，人事档案管理的质量和效率会极大影响到企业人力资源的管理配置工作，传统的档案管理方式显然已经不能适应快节奏和高速发展的社会，基于此，本文就主要对当前人事档案管理的方式进行探究，并分析将信息化技术运用到人事档案管理工作中的积极意义，从而来促进和优化相关的管理工作。
关键词：信息化；人事档案；管理对策
        引言：科学技术的发展使得当前社会的信息化程度越来越高，信息化技术所深入和牵涉的范围也在逐步扩大。企业为了保证自身能够顺应良好的时代发展，也在不断完善和更新自己的基础建设，将信息化技术逐步运用到日常的管理经营工作中。而人事档案管理工作由于会长期接触到大量的人力资源信息，如果还依照传统的信息资源管理方式，那么显然会极大影响管理工作的质量和效率。
        一、信息化技术在人事档案管理工作中的重要意义
        结合人事档案管理工作的特性，将信息化技术运用到日常的工作中无疑会极大提升效率，可以帮助企业和管理人员实现多方位、高效率的管理。而信息化技术为人事档案管理带来的积极影响大致有以下几个方面：第一，档案信息的管理更加灵活化、动态化。人的经历显然不会是一成不变的，而随着现代社会生活节奏的加快，人员信息的变动也会随之加快，而利用信息化技术来进行人员档案信息的管理，会更加适应当前的信息管理工作，进而让企业可以将更多的人力资源运用到档案审核的工作当中，保证人事档案管理工作更加的准确和可持续化，避免因为人员信息更新不及时而导致的档案信息遗漏和不足，时效性方面也会大大的增强[1]；第二，减轻档案管理人员的压力。在以往的档案管理工作总，由于管理机制和信息水平的限制，多数档案信息还是以纸质的方式进行管理归档，显然纸质档案的管理方式会大大增加管理人员的工作难度，降低工作效率，并且人员档案信息一旦变化，更改的难度也较大。而信息化技术的利用显然会大大降低人员的工作强度，减少管理工作中的错误率；信息化技术的管理方式也可以让用人单位更加快速便捷的查询到相关人员的经历信息，保证在决策方面更加的高效和公平准确。
        二、信息化技术在人事档案管理中的要点
         （一）加强档案管理机制，完善顶层设计
        为了更好的将信息化技术运用到人事档案的管理工作中，也需要不断完善档案管理的基础建设，而在此基础上不断完善信息数据库的构建和顶层设计完善就显得尤为必要。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

构建科学有序的信息数据库可以让信息管理更加有序和高效，方便管理人员针对人员信息的分类处理和修改时的操作，也可以保障在后续信息检索过程中更加的高效，人事档案数据库的建立的目的就是为了让管理人员可以在不同地域下都可以有效的利用网络进行管理。所以在数据库的搭建过程中，也要具体罗列管理工作中的各种需求，结合管理需求和信息安全来进行针对性的优化，从而可以保证信息化管理方式可以有更大的价值体现。
         （二）加强档案管理工作的流程规范
        人事档案的信息化管理还需要从管理机制方面不断完善，重点加强管理工作的流程和规范性措施，让信息化技术的运用更加的规范和安全，让信息化管理工作方式更加的规范可靠。所以在信息化管理过程中，要不断优化和明确人事档案的管理流程制度，保证整体流程和操作规范的科学性合理性[2]；其次还要加强对人事档案管理人员的约束，当代民众的个人隐私安全成为了许多人都在关注的问题，而且近些年许多新闻媒体都披露出部分企业的人力资源管理人员违法出售社会人员的资料信息等问题，所以在档案信息的管理安全方面，相关的管理部门还需要加强重视。要针对人事档案管理人员进行重点培训和管理，强化人员的专业素养和水平，从而来不断构建高素质高水平的人才队伍。
         （三）完善档案信息的共享管理
        信息化技术的运用十分重要的一点就是让信息的传输和交流更加的高效和便捷。而在人事档案的管理工作中，不断完善资源共享制度显然也是十分重要的。随着经济和城市化建设的不断加快，人员流动率也在不断提升。若想对于档案信息进行跨地域的管理，必然要做好信息资源的共享管理。这就需要极大的完善信息化管理的技术，搭建完整良好的信息平台，以促进信息管理更加的及时高效[3]。当然，完善信息化技术的完善，就需要管理层加强相关方面的重视，主动增加建设过程中的资金投入，不断完善软件技术和硬件技术方面的更新，以便更好的适应现代化管理工作的需要。同时加强资金投入也是为了更好的保证信息管理的安全性和共享性。资料的查阅也需要设置严格的管理权限，共享平台的安全防护也需要更多资金投入来增强安全防范，以及保证后续管理中的日常维护。
        结语：
        综合来看，信息化技术在人事档案管理中的运用是体现了管理工作的创新发展，从起最终的利用效果来看，也是利好大于弊端。信息化技术管理的模式为管理工作带来很多积极的影响，当然，针对管理流程和信息安全性方面，相关管理部门还需要重点加强优化完善，保证在操作过程中的行为规范，降低人为失误和安全漏洞的出现。
参考文献：
[1] 乔琳, 乔旸. 浅谈事业单位人事档案管理信息化[J]. 科技创新导报, 2020, 017(005):155-156.
[2] 信息化时代企业人事档案管理模式探讨[J]. 企业改革与管理, 2020(14).
[3] 魏明. 大数据时代下人事档案管理信息化建设探究[J]. 发明与创新(职业教育), 2020, No.792(02):137-137.