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基于档案信息安全的档案数字化管理

发表时间：2020/10/10 来源：《基层建设》2020年第17期作者：吴铸

[导读] 摘要：随着信息时代的崛起，信息安全问题也相应地引起了人们的重视。

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        摘要：随着信息时代的崛起，信息安全问题也相应地引起了人们的重视。数字化档案信息被应用于各行业信息建设中，在其信息的形成，信息的处理，信息交流间的传输维护，及信息的存储等各个方面，在网络环境下都会存在不同程度的安全风险。一旦数字化档案管理出现安全问题，则会极大影响到档案本身的信息价值，本文基于档案信息安全的档案数字化管理，展开相关的研究探讨。
        关键词：档案信息安全；档案数字化管理；信息安全问题；管理策略
        在企业或单位经营管理过程中，档案信息的管理是至关重要的环节。尤其对于一些属于商业机密的重要文件，必须保障其档案管理的安全性。随着现代信息技术的发展，很多企事业单位都会应用到数字化管理模式，来对各种信息档案的储存与管理。相对于以往传统的纸质档案管理方式，数字化档案管理因其科学快捷的管理方式，被各行业积极引用。但如何做好对档案信息安全的保障工作，也成为现代企事业单位中，在运用数字化信息管理时，需付诸实际保障的重点工作。
        一、概述数字化档案信息安全
        在现代信息技术的日新月异下，各行各业中对各类信息档案实施数字化管理，也成为大势所趋。在享受数字化档案管理方便快捷，且容纳性强的一系列优势时，企业或单位也必须建立对数字化档案管理的安全意识。在对数字化档案管理过程中，就信息安全方面，存在有关于档案信息的网络安全，信息储存中的内容安全，信息管理与存储存过程中的安全问题等。因此，在采取数字化档案管理时，企事业单位人员应明确数字化档案信息安全的定义，也就是要在建立档案管理，及采取档案管理技术时，必须保障信息数据处理过程中的安全，在信息管理过程中计算机硬件、软件，及数据内容不会因为恶意有偶然的操作，造成对信息内容的更改、破坏或丢失，又或是存在恶意的传播、泄露等。
        二、数字化档案信息主要包括的安全问题
        2.1信息内容的安全
        在企业对信息实施数字化档案管理时，需要防止被人恶意或偶然的情况下，来对档案信息进行未授权下进行破坏，更改，或是将重要机密给泄露。另外，在数字化档案管理中，也要注重以防计算机故障，而使得档案内容出现乱码，或是信息的丢失等情况。
        2.2信息在网络环境中的安全
        通过应用数字化档案管理模式，带给档案管理人员工作的解放，有利于管理人员对信息内容更轻松的记录和储存，体现了现代信息管理上的革新。但在应用数字档案管理时，需要档案管理人员具备现代化信息管理技术，要求其在工作能力适当时代发展，拥有专业性信息管理的技能，同时也要具备应对复杂网络环境的信息安全意识，做好对网络环境威胁的防护能力。
        三、基于档案信息安全的档案数字化管理策略
        3.1建立保障数字化档案信息管理的方案
        对数字化档案信息在管理过程中，潜在的风险因素展开具体的分析和评估，是保障数字化档案信息安全的首要任务。在基于数字化档案管理中，需要具备的安全需求前提下，做出对信息安全管理的一系列保障措施，就数字化档案在信息的建立，组织与管理过程，加强对信息安全的保障效果。在企事业单位中，档案信息管理人员应基于国家信息资源的管理高度，来建立严谨的档案信息管理意识，时刻对数字化档案信息管理保持预警机制，通过事先分析出诸类可能导致信息安全威胁的因素，来做好相对应的防范措施，确保在数字化信息档案管理过程中，一旦出现信息安全突发事件，能及时做好较好的处理措施，最大化降低企业信息安全受损或丢失、外泄等机率，也尽量保证不因企业信息安全问题，而导致对社会产生不利影响。

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        3.2积极改进档案数字化管理的设备
        管理信息档案的电子设备，是各企业在对虚拟档案管理时，至关重要的管理元素，在操作管理各类档案信息时，工作人员必须基于计算机设备，或是基于其它相关硬件设备方可实施具体的操作。由于一些企业公司成立的时间较长，随之其计算机设备年限也较长，导致在信息档案管理中，常会存在较多的安全漏洞，造成各种设备故障，影响了信息档案的储存的管理。因此，信息档案管理人员应积极更新电脑设备，保障计算机硬件软件的正常运行，也要及时配备较充分的储备空间，以免档案信息在数字化管理时因为设备因素，造成信息的受损或丢失。另外，在选择计算机相关设备或零件时，应尽量选择质量可靠信誉强的商家产品，及保障系统安装的兼容性，并积极对电脑进行系统的升级，同时也要在时常对电脑设备进行杀毒清理及做出必要的检查工作。
        3.3做好数字化档案信息管理的安全防护
        3.3.1严格控制信息登陆关口
        在数字化档案管理中，为做好信息安全防范，需要从信息登陆访问时做好安全控制。具体来说，可以从以下步骤做好登陆关口的管控，一是设定登陆用户的用户名验证与识别；其次是设置用户口令的方式，来进行登陆识别；三是设定省份对用户进行检查和登陆限制。在登陆信息档案电子设备时，通过这三个程序上对用户的识别验证，做好严格的登记关口的管制。当三道程序中有任何识别失败时，则用户无权无法成功登陆电子设备。
        3.3.2对档案信息的分类和实施安全控制
        在用户登陆设备后，在使用信息档案的目录，信息内容时，档案管理人员应对相关的目录文件设置访问属性。通过这一操作程序，来将文件目录等与设备相连接。对于网络环境中的一些信息资源，可各自标出相应的安全属性，在用户登陆电脑时，可以通过填写访问表格的形式，来说明其具体需要访问的信息内容，提供给档案管理人员详细的登记存档。例如，针对某个用户打开文档信息后，对于其操作过程中，有拷贝过哪个文件，又或是查看过哪份文档，传送给哪份文件，文件传输去向等，都可以将具体的操作行为记录访问表格中。以利于对数字化档案信息的严格管制，以防出现多人使用档案管理设备后，出现误删或误传，或是恶意更改信息等其它不良后果。
        3.4严格控制数字化档案的传输安全
        首先做好网络监测通过对数字化档案管理设备，设置网络监控系统，在遇到非法访问档案信息时，设备系统的服务器会发出声音或文字的自动报警方式，来提醒档案管理人员。当报警次数到达了一定的次数，最后会电脑系统会做出自动锁定账户的效果；其次，控制网络端口的安全，数字化档案管理过程中，可实行对用户端，通过以磁卡，或是输入密码的验证器形式，来正常进入档案信息界面，再来在服务器与试图登陆的用户端实行互相的身份验证；然后，实行信息加密效果。在登陆数字化档案信息时，可设置较长的密钥号码，通过较长的投入，来获得有效的信息安全保障。
        四、结束语
        现代数字化档案管理模式，在各行各业的档案信息管理工作中，匆需质疑地发挥了更科学便捷的档案管理效果。在获得其应用优势的同时，档案管理人员需要高度重视数字化档案管理的安全问题。在充分了解分析其存在的常见性的安全问题隐患后，需要在数字化档案管理方面做出前瞻性的安全防范。通过立保障数字化档案信息管理的方案，积极改进档案数字化管理的设备，做好数字化档案信息管理的安全防护，严格控制数字化档案的传输安全等，来落实每一环节的安全措施，从而保障数字化档案管理的安全性，不断优化企业信息管理的水平。
        参考文献：
        [1]宋文萍.档案信息安全保障体系建设研究[J].档案学通讯，2006，（1）：51-54.
        [2]黄萃，陈永生.基于BS7799的数字化档案信息安全标准化管理体系研究[J].浙江档案，2006，（10）：5-8.
        [3]祝洁.基于云计算的档案信息安全风险及防范策略[J].浙江档案，2017（2）：14-16.