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探讨档案管理的安全保密及其信息化档案管理

发表时间：2020/10/10 来源：《基层建设》2020年第17期作者：邓婷

[导读] 摘要：档案管理涉及内容较多，其安全性与保密性是一切工作的基础。

        湖南人才市场有限公司湖南长沙 410004
        摘要：档案管理涉及内容较多，其安全性与保密性是一切工作的基础。基于对档案管理的安全保密及其信息化档案管理的意义和存在的问题，进行分析，探讨档案管理信息化的具体策略。首先，要强化相关人员的档案管理意识，对档案管理有正确的认识。其次，加强专业化培训，培养出符合需求的复合型人才。最后，构建和完善未来发展的档案管理信息系统。
        关键词：档案管理；安全；信息化
        一、引言
        随着信息技术的不断发展，其对档案管理工作也带来了深远的影响。档案管理工作是企业、社会各项工作的基础。具体工作内容包括档案的收集、保管、整理和内容的挖掘与利用。科学有效的档案管理方法不仅有利于保障整个档案内容的安全，而且通过对档案的深度挖掘与利用，可以为社会、企业发展带来巨大的建设性指导意见。
        二、档案管理的安全保密及其信息化档案管理的意义
        档案所涉及的内容众多，既包含我国历史发展的考古类档案、社会发展沿革的文献类档案和人事档案，又包括国家军事发展及布局类档案、涉及国家先进科学技术和政治决策的档案。不同内容的档案对于国家整体发展具有不同的价值与意义，但其都是国家宝贵的文化资源。尤其是涉及到国家专利技术、军事、政治和经济方针的档案对于国际未来的发展具有重要意义，一旦发生外泄的情况，不仅会给国家整体经济发展带来一定影响，而且会打乱国家未来的发展计划，甚至有些档案可能会被不法分子利用对国家造成难以估量的损失。因此档案管理的安全保密工作是档案管理工作的重中之重，是一切其他档案管理工作的前提。
        基于信息技术的现代化档案管理是符合时代发展趋势的，不仅可以使档案管理工作变得更加轻松，实现无纸化线上档案阅读，更有利于档案内容的深度挖掘。通过方便的网络信息检索路径可以发现各类档案之间的潜在联系，发现数据之间的内在联系，发挥档案更大的价值，为相关的决策提供依据与建议。
        三、档案管理的安全保密及其信息化档案管理工作的问题
        （一）跨专业复合型人才缺乏
        为了更好地保护档案的安全性，实现档案信息化管理应有的价值，就需要同时拥有档案管理与信息技术知识的复合型人才。然而目前的档案管理中缺乏相关的复合型人才，要么是深谙档案管理相关专业人才，要么是拥有一定信息技术能力的人才，两者未能有效结合。这不仅会增加整个档案管理工作的沟通成本和时间成本，而且可能会因为彼此之间沟通而造成档案安全问题。
        另外，由于基于信息技术的档案管理工作缺乏一定的行业标准和工作标准，使整个行业缺乏行之有效的管理方针，致使行业发展目前呈现出混乱的状态，直接影响了档案管理的现代化进程。
        （二）档案管理工作认知不足
        目前，很多档案管理工作人员依旧存在档案管理即保管档案的错误工作观念，认为档案管理工作内容即负责档案的安全、保密与整理，忽视了对档案的开发与再利用，这会致使其对档案内在价值认识不足，从而在工作上可能存在一定的懈怠。同时，基于对档案管理工作内容的认识不足，很多人意识不到档案管理工作的价值，致使大量人才不愿意投身到相关的工作中，从而影响了整个行业的发展与进步。
        （三）信息化管理程度不高
        虽然信息化和现代化已经成为各行各业的发展趋势，但是目前我国档案管理信息化程度依旧不高。这主要与相关人员的管理观念与管理方式落后有直接关系。目前，在我国的档案管理中信息化程度依旧停留在信息检索的层面、缺乏更深层次的信息挖掘。更加无法有效将档案管理中融入智能、精准等新型的信息化工具，这不仅会影响我国档案的利用效率，而且会使档案管理工作跟不上时代的发展趋势。

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        四、档案管理信息化的策略
        （一）强化档案管理工作意识
        所谓管理是指通过制定目标，对事情进行统筹安排的能力。档案管理是一项综合性的管理类工作。为了实现档案管理的信息化，首先要通过更新相关人员对档案管理的观念与认知，让其认识到档案管理的内容不仅包括档案的保管与整理，而且包括档案数据的深度挖掘与利用，通过档案数据为相关工作决策提供建议，只有这样工作人员才会发自内心重视档案管理工作，明白其重要性，促使其在工作中更加尽心，更加努力学习相关信息技术的专业知识。
        强化档案管理的安全和保密意识。对于高保密度的档案资料要设置阅读门槛，不能任由所有人随意翻阅，要对所有接触到资料的人员进行身份审核。尤其是要对相关信息技术人员做好甄别与筛选，避免因为信息技术人员的问题而造成档案外泄的情况。同时，要强化档案管理行业的标准化管理，通过同行业之间的相互交流，为档案管理的标准化奠定基础。标准化管理不仅会提高管理效率，而且可以提高档案的安全性和保密性。
        （二）提高管理人员信息技术水平
        为了培养出符合发展需求的复合型人才，要对档案管理人员进行信息技术专业知识培训。
        一方面，使其了解先进的系统开发理论，为档案管理系统开发奠定基础。目前主流的系统开发理论有传统的结构化方法和面向对象法。结构化方法通过自上到下的分析，将系统划分成几个子模块，紧接着通过对子模块的分析，以总系统的目标为依据，有针对性地完成一些步骤，从而实现系统的构建。面向对象技术讲究的是运用互联网信息技术，将事物内部的抽象关系进行概括，它主要包括对象分析、设计、编程等内容，面向对象分析是以客户的相关需求为基础，运用计算机信息系统，实现虚拟数据与实体事物之间的关联，通过相互之间的交互与协作来达到一定的目的。
        另一方面，提高工作人员的计算机操作能力。首先，增加其计算机硬件熟悉程度；要加强对信息管理工作人员的计算机硬件培训，使其对硬件有最基础的认识和一定的维护能力。其次，信息管理系统维护能力，能够处理应用中遇到的简单问题，使其不仅能够通过档案管理系统检索到自己需要的信息，能够对档案数据传输和内容深度挖掘。再次，提高档案管理人员信息加密处理能力。为了保证档案的绝对安全，要注重对档案管理人员的技术培训，使其具备信息加密、隐藏等技能，并根据信息重要程度不同学会对其进行分类处理。
        （三）开发档案管理信息系统
        信息化档案管理未来的发展路径是通过开发恰当的档案管理信息系统，来实现档案管理工作的简单化与便利化，为档案数据的利用奠定基础。在本文以人事档案信息系统为例进行分析。人事档案管理系统可以划分为三个模块：首页模块、档案管理模块和档案变更模块。
        首页模块，是整个系统的第一个子模块，是登录系统的界面，包括相关人事管理人员登录和退出端口，以及档案管理员的登录和退出界面。
        第二个模块是档案管理模块。档案管理模块主要包含两部分，一部分是相关人员对于内部人事档案的阅读。另外一部分是档案的审核部分，在这一部分，可以利用当今信息系统的检索功能，通过输入一定的条件，自动筛选出符合要求的人员。
        第三个模块是档案变更模块。随着时间的推移，资料的完善，人员的档案也会出现一定的变化，如人员证书的获得、级别的变更等，在此板块中主要是员工对自己档案通过提供一定的证明材料进行信息的编辑。与之紧密连接的是信息审核。
        结束语
        总而言之，档案管理的安全保密工作是所有工作的基础，同时又是档案管理工作的重中之重。档案管理信息化是未来档案管理的趋势。要想实现档案管理的信息化就要不断加强对相关人员的信息技术培训，使其成为符合未来档案管理需要的复合型人才。同时，要注重构建科学合理的档案管理信息系统。
        参考文献：
        [1]王建英，齐永真.加强档案管理安全保密以及信息化档案管理的思考[J].电脑知识与技术，2019
        [2]刘歌与.高校档案信息化建设探究[J].机电兵船档案，2020