浙江同济科技职业学院 徐来 311231
摘要：在高校行政管理机构中,办公室的排名首屈一指,求十分严格。文章阐述了高校教学秘书一定要具有的几种能力。关键词:高校秘书;高校办公室;能力由于地位的重要性,所以对秘书人员的综合素质能力的要然后深层次对秘书综合能力的培养进行了一系列讨论。
关键词：高校；教学秘书；素质能力
高校秘书隶属于高校行政管理,秘书人员综合素质和办事效率作为一个重要标志直接或者间接表现着学校管理水平高低。秘书工作人员分布在学校的各个部门。这支队伍在高校占较大比例,但是中间人员文化层次不统一,人员素质有差距,与现代科学技术发展的要求的距离还十分遥远。
一、高校教学秘书的现状
秘书人员整体的素质过低。当下高校各个部门的在岗的秘书多数非秘书专业人员,有些甚至没有受到比较正规的秘书职业教育和培训,对秘书的要求、基本素质能力不明确,公文写作能力过低。开展工作方面缺少规划性和计划性,致使学校开展相关工作的结果无法达到原本定下的目标,从而严重影响到学校有效得去落实及开展正常工作的。第二是学校对其秘书队伍的重视程度不够,福利奖金制度落后,上升机会和空间小,因此人员流动性非常大,很大程度上影响到学校平时能否高效开展工作。
二、高校教学秘书需掌握的素质和能力
秘书队伍是高校办公窒的重要组成部分,作为高校领导工作上的帮手、政策活动的沟通枢纽、高校领导事务的助手、高校领导信息的资料库、决策(决定)的督办员、高校领导公关活动的随员和组织者等繁多的作用。当今时代对秘书的综合素质能力提出了更刁钻的要求,一名优质的秘书,应该拥有以下几种技能:
(一)写作能力
文字表述能力作为文秘人员的基础能力,优质的文字秘书等于这个单位的"笔杆子"、"秀才"。秘书主要从事写作各种类型应用文,,精确快速地写出文笔精练、观点正确、结构严谨的各种类型的应用文。最重要的是,要选材恰当,在平时的日常工作里关注发觉和收集有用的材料,在一大推的写作材料中挑选出其中最有价值的材料。无论是调查研究报告,还是撰写经验论文,其大体的结构都离不开大量典型的事实阐述解释和精确的理论论述。这就推动高校秘书须增加阅读量使思维更加敏捷灵活、认识视野上的店面结合、进行能力上的提升巩固。
(二)协调能力
高校秘书这个职位位于高校领导关系的辐射中心和热点,需要打理好上下级之间关系,加大沟通,加深联络平衡左右之间关系,调节各个高校领导、部门之间的矛盾,所以,上下调节做为秘书的日常工作之中的重要一部分。对下级下达任务时,要从上级的角度出发,把上情解释清楚,以方便下级能执行完美;对上级上报结果时,要从下级角度出发,把下情向领导解释明白,以方便上级更真实地听到来自基层的声音。所以,秘书要做到认真领取,勤做笔记,不耻下问,在传达指令时态度短暂,简单全面。部分高校老师因为工作环境的约束,对主要程序、政策都有着不熟悉状况,所以秘书一定不能漠视冷淡,要更加耐心热情,多多指导,使一线的老师满意。
(三)分析能力
秘书身处在下情上报、上情下达的关键枢纽位置,有调节、协调、整体加工的作用,所以要按领导者的指令办事。但是,并不等于不加分析的附和和盲目服从。秘书要学会察言观色,从领导一言一行分析其的想法,从不断分析中逐渐加深对领导想法的深入理解,提升执行指令的信心;从不断分析中拾遗补缺不断完善,进一步自我完善。需要向有经验的秘书多多学习,平时细致入微得领导的办事风格,并且注重提高自己的逻辑分析能力。
(四)公关能力
接待交际,迎来送往是高校秘书工作不可缺少的部分,所以要建设起较强的公关意识,训练出需要的公关能力。但是公关能力表面上看上去简单,现实中对个人素质能力要求非常高,特别是高校本身就拥有专业性、独特性、文化性、教育性,接待的另一方经常是国内外高等院校的研究者专家和各类型高知文化人士,所以对秘书的要求十分严格。高校秘书要注重在平时的工作生活中提升自己的综合能力,并且第一时间改正自己的行为举止,改善待人处事水平。
(五)反应能力
秘书人员经常会面对一些突发的特殊事件、疑难事件、紧急事件,所以,反应的快慢经常在人首先第一步体现个人能力的,间接反射出该高校的形象。秘书要学会擅长化险为夷、化烦为简,为高校领导担负一些悲伤。这就要求秘书要有意识地多四肢反应能力和训练思维,平日多听、多看、多向经富足的高校秘书是怎么样处理这种突发事件的。
三、高校教学秘书素质与能力改进方法
要想提高其工作的创造性、主动性和积极性,必须十分尊重秘书的劳动成果,展现其工作价值,建设相应等级体制,提升其待遇福利,颁布一定措施给予充分保障。强化秘书的责任意识,更新陈旧观念。以前,部分高校秘书觉得,高校秘书工作没有过错就就是功劳,不显现其功劳,这明显是错误。这些秘书责任心低,遇事则躲,能不干的不干,能不管的不管,虽然去干、去管,也没有勇气往前闯,极度缺少独立负责的精神。从客观的角度来说,工作上避免出差错,能不敢就不敢,不做就不做,不清楚是真干还是假干。不干工作不会出错;反之,真正干工作会出差错,虽然出现差错,也不应忽视他们的功。综合中创造书在职能综合、信息综合中要做到:将有关要素、有关情况从全新的角度,用新的思路进行新的思考、探索新的功能、新的结构,遵循客观事物发展的规律,在实践工作中运用全新的办法或对领导提出有新意的意见,从而推动工作新的进展。
总之,高校教学秘书的工作具有平凡性与重要性、服务性与奉献性、协助性与参与性、知识性与专业性、管理性与服务性相结合的特点。因此,教学秘书必须在工作中不断深入体会自己的岗位职责,发掘其新的内涵和要求。
参考文献
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