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摘要：随着经济和信息技术的快速发展，档案管理是相关单位部门内部的基础工作环节，同时也是单位运行过程中不可缺少的工作环节，档案能够为相关单位的运行发展提供可靠的参考依据，由此可见，档案管理的重要性不言而喻。而相关单位部门在开展档案管理工作的过程中，需要注重提高工作效率与质量，其中信息化建设则能够实现这一工作目标，如何能够推动单位档案信息化建设，实现信息化的管理，是相关单位需要深入思考的重要问题。
关键词：档案；信息化管理；信息化建设
引言
简单来说，企业档案管理信息化建设就是以当前先进的信息技术为载体，构建符合本企业实际的档案管理体系，旨在通过系统组织档案信息资源，进一步实现企业档案信息管理的安全、高效，省时省力，在促进企业更高效地开展管理工作的同时，在一定程度上提高企业的核心竞争力。
1企业档案管理信息化建设的重要性
1.1实现原件的全面保护
纸质档案会随着时间的推移出现泛黄、破损、字迹模糊、信息丢失不全等问题，导致档案信息价值降低、管理失去意义。利用扫描仪将纸质档案信息转换成数字信息，并形成电子文件进行归类、保存和更新管理，就能避免上述问题的出现，同时也可以全面保护原件。
1.2提高文件归档的高效便捷性
传统的手工档案管理方式不仅耗时耗力，而且繁琐的文件信息需要档案管理人员相当的细心，否则归档过程中极易出现失误，而对错误的纠正又会引起相关信息的大面积修改，不仅增加了工作量，而且错误纠正不及时，也会给企业造成不同程度的损失。实现信息化之后，文件归档变得简便易操作，档案管理人员利用计算机进行一系列操作即可完成归档任务，智能化系统也能自动检索可能存在错误的地方并提醒纠正，非常高效便捷。
1.3实现档案检索的自动化
传统的档案多存放在档案室中，企业越大档案资料就越多，查找起来就越慢，工作量就越大。档案管理工作实现信息化，能够基于计算机通过在检索框输入关键词或序号进行查询，速度快、效率高，同时支持多角度搜索，全面保证信息查找的完整性和准确性，档案管理的效率也可以得到极大的提升，而需要人工操作的工作量则会大大降低。
2档案信息化建设工作中存在的问题
2.1档案信息化的建设工作具有分散性问题
相关单位部门在开展档案信息化建设工作的过程中，经常出现信息重叠的现象，究其原因，主要是因为相关单位在构建信息化的档案管理系统时，没有实现单位内部各部门之间的信息共享，这样就会使得单位内各部门之间无法实现相关信息资源的互通，从而导致信息出现分散性，这对于档案信息化管理工作的开展是极为不利的，相关档案管理人员在借助信息化系统，对相关档案进行管理时，就有可能会出现两条及以上的重复信息，这样就会影响到管理人员对档案信息的正确判断，进而会对整个档案管理工作产生不良的影响。
2.2档案信息化的建设工作具有异构性问题
部分单位在将接受到的档案信息转移到数据库的过程中，容易出现信息异构的问题，进而造成了大量数据信息在来源方面的差异，其中档案信息的不同数据结构，也使得一些文件的属性出现问题，有些电子档案甚至产生出了特殊的文件形式，导致这一电子档案难以实现信息兼容，以至于出现了打不开的情况，这也使得整个档案信息化系统的信息结构变得更加复杂，不仅致使档案信息的处理工作难度有所提升，还浪费了人力、物力等多种资源，降低了整个档案信息化管理工作的效率。另外，这种异构情况也会对计算机中的档案管理数据库造成不良的影响，使其自身的储存压力有所增加，同时也提高了信息系统的维护负担，增加了档案管理人员的工作量。
2.3档案信息化的建设工作具有滞后性问题
相关单位在借助信息技术以及相关电子技术手段，进行档案信息化的建设时，需要对纸质的档案信息进行数字化的转变，这样既能够让档案信息变得更加有序，还能够借助查询计算机目录的方式，快速查找出相关档案资料信息。不过，相关单位在进行档案信息化建设工作时，不应该只注重信息技术在这一工作中的应用，还要注重档案信息化管理体制的完善，还有档案管理人员自身的业务能力及素养。当前，一些单位中还存在着归档不及时的现象，导致不少档案资料信息出现缺失问题，而录入到信息化管理系统中的档案信息也缺乏完整性，从而对整个档案信息化建设产生了较大的影响，延缓了档案信息化建设的工作进程。
3推进档案信息化管理的策略分析
3.1改进管理方法，创新服务体系
信息化时代的档案管理方法应该更趋向于自动化、智能化、现代化，档案管理人员要紧跟时代发展潮流，提升自身文化水平，转变管理思想，在继承传统档案管理模式优点的基础上，研究新形式的档案管理模式，利用先进技术，转变方式方法，高效完成档案管理工作。其次，要充分利用档案数据，创新服务机制，提高服务标准，改变服务方式，全方位完善服务体系，在保证重要信息安全的前提下扩大档案的公开性，及时更新档案信息，拓展服务途径，使社会和利用者能更方便、快捷、安全地利用档案资源，获得更多有用的信息，从而提高档案信息服务效率。
3.2构建信息资源共享平台
信息资源共享平台主要是针对那些服务于企业内外人员的一般档案信息而建立的，旨在方便相关人员查询、调用和传播特定的档案信息。尽管信息并不是机密的，但也要做出严格的规定，重点在于档案信息的归类、分级，要求不同类型和级别的档案信息，要在规定范围内进行交流，可接触的用户也要根据信息的级别进行划分，避免越级或非企业人员随意访问。
3.3做好信息共享
为了做好档案管理信息工作，就应该将现有的资源进行共享。为了做到这一点，应该在内部平台拉近人与人的距离和做到各部门档案信息协同管理。由于在档案信息管理这一块我国还不成熟，各个部门之间的职能比较分散，所以档案的信息管理以及交流一直不畅通，使得档案信息管理部门的工作效率比较低，鉴于此：（1）可以建立一个统一化的档案资源管理系统，实现综合统筹办公。（2）为了促进资源共享，可以设立一个独立在档案管理系统之外的平台，对档案进行分类后共享，这样既可以方便员工查找自己需要的档案信息，也可以方便上传资料档案。（3）档案管理部门，还可以设立相应的规章制度，鼓励员工进行档案信息的交流和共享，提高现有资源的利用率，创造更多的工作价值。同时，各个档案资料管理部门在日常对资料的审核中，也应当对资料的名称、来源等详细的信息进行清晰的标注，从而方便用户和其他员工查询。
结语
通过上述分析，信息技术在档案管理工作中的有效应用，既能够提高档案管理工作的效率，还能够确保档案信息的安全性以及完整性，为查阅档案信息的人员提供了极大的便利，因此，相关单位需要加强对档案信息化建设的重视，并结合实际情况采用多种方式，实现档案的信息化管理。
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