安丘市中医院 山东潍坊 262100
摘要：电子档案的存在方式是数字信号，因其电子形式而使得内容、载体之间可以相互分离，即从某个载体变换成其他的载体。电子档案具有多种形态，而且可与图片、影像以及字符等媒体相搭配，因此管理难度也相对较大。对电子档案管理过程中的问题进行分析，并在此基础上就如何有效解决这些问题，谈一下个人的观点与认识，以供参考。
关键词：电子档案；办公自动化；问题；对策
引言
在新时代高度发展的电子信息技术影响下，档案管理工作发生了巨大改变，传统的纸质档案管理向着以信息化为基础的电子档案管理方向发展，不仅大大提升了档案管理工作的效率和质量，也使传统档案管理中纸质档案保护工作困难情况得以改善。但是由于我国电子档案管理事业处于起步阶段，在电子档案管理中存在着一些现实问题，给电子档案管理工作的发展带来了不利影响。
一、电子档案管理简述
1.电子档案管理的概念
电子文件的出现，使无纸时代的预言逐渐变成现实，加速了档案学的发展。2009年12月，中央办公厅、国务院办公厅颁布了《电子文件管理暂行办法》。该办法实施三年之后，国家档案局依据各地区现实工作需要，补充出台了《电子档案移交与接收办法》。这两部标准法规，为我国电子档案管理的发展奠定了坚实的基础。简而言之，电子档案指各组织、各单位对在日常管理活动中产生的具有重要保存价值的各类电子文件进行分类，并通过计算机等电子设备将区分出来的照片、视频、音频等进行处理、传输、存储的一种信息记录。
2.电子档案管理的原则
无论是原生性的文书类电子文件，还是经过数字化之后的纸质档案，都存储于数据之中，都要借助计算机网络这个媒介。电子档案管理活动是围绕计算机文件展开的。如果脱离信息化环境，电子文件就将永远沉睡下去。我国电子档案管理最初借鉴的是澳大利亚国家档案馆在《数字信息长期保管原则》中提出的六大原则，包括价值性、统筹性、合规性、有效性、本源性和适当性。2009年，我国出台相关规定，提出电子文件管理规则———统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密。
二、电子档案管理中存在的问题
虽然现阶段行业档案管理工作中电子档案管理的应用愈加广泛，但也使电子档案管理中一些现实问题暴露出来，给档案管理工作带来了严重的不利影响。现阶段电子档案管理中存在的问题主要体现在以下四个方面：
1.电子档案管理人员的综合能力有待强化
电子档案管理工作开展中，决定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合能力，包括了计算机应用能力、信息化办公能力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中，部分管理人员受传统档案管理模式的影响，其信息化档案管理能力以及计算机设备的操作能力都有所不足，这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。
2.档案人员现代信息素养相对较弱，影响了电子档案工作的创新驱动
大数据时代，人们更加注重时间和效率，怎样能够从海量数据中快捷高效地淘到有价值的信息为人所用显得尤为重要。目前，我国档案从业人员队伍庞大，但利用电子档案提供服务仍普遍缺乏主动性和前瞻性，缺乏敏锐捕捉电子信息并促成电子档案和现实问题融合的能力，档案人员信息技术水平总体偏低，严重制约了电子档案工作的创新发展。因此，如何提高档案管理者的现代信息素养，将“档案库”变成“思想库”“智慧库”，将“电子档案管理者”变成“智慧信息提供者”，这是大数据时代对现代档案人的重大考验。
3.电子档案管理中安全防护机制有待完善
电子档案管理作为依托于现代电子信息技术的新型档案管理模式，虽然大幅提升了档案管理工作的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但与此同时，也面临互联网信息安全问题的威胁，因此落实安全防护机制有着重要意义。而现阶段的电子档案管理中，安全防护机制的建设还有待完善，使电子数据档案面临着信息泄漏的威胁，给行业发展埋下了安全隐患。
三、加强电子档案管理的有效策略
1.加强人才培养，优化服务方法
单位领导以及管理部门应当提高电子档案应用管理重要性认知水平，对管理人员自身的技能加强培训和提升，从而为电子档案的管理提供基础和保障。实践中还应当不断优化人才招聘机制，加强人才队伍建设，为储备优质管理人才打下基础，同时这也是提高电子档案管理实效的基础和保障。电子档案管理过程中应当不断优化服务方式，从三个方面着手。第一，电子档案管理人员应当对内部信息全面了解和把握，挖掘以及发现信息资源，科学合理地利用档案资源，使其与光盘等载体的制作以及电子化技术应用融合在一起。第二，储存相关电子信息资料，以此来提高管理水平。第三，电子档案管理人员需秉承服务理念，为档案资料需求者提供优质的服务。在此过程中需注意的是，应当积极构建网络服务管理体系，并且提供在线服务。
2.落实安全防护机制，避免档案数据信息的泄漏
大数据时代，信息数据的重要性不言而喻，一旦发生档案数据信息泄漏的情况，不仅会给行业发展带来麻烦，甚至还会给行业造成巨大的经济损失。因此在电子档案管理中，必须建立安全防护机制，对档案数据信息进行加密保存，避免出现档案信息数据泄漏的情况。并建立网络数据防火墙，避免不法分子通过网络信息数据窃取的方式，将档案信息数据盗走，给行业发展带来隐患。
3.规范数字化外包安全管理
随着档案数字化工作在全国迅速开展，外包已经成为主流，但是在外包过程中存在的信息安全问题没有得到有效解决。为此，国家档案局颁布了《档案数字化外包安全管理规范》，明确了档案数字化外包的各项主体责任，以及每一个加工环节的具体操作规范。高校通过购买外包服务的方式来辅助实现档案数字化工作的基本任务，要注意以下三点。第一，要严格遵守“安全第一、预防为主”的原则;第二，建立责权明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，安装电子监控设备;第三，外包工作必须由资产采购部门通过公开招标的方式完成，涉及国家安全和高校秘密的档案不可进行外包数字化加工。
4.完善服务体系，规范档案管理操作流程
实践中主体应当建立健全档案资料库，通过对基础数据的挖掘与利用来有效优化整合电子档案数据，并在此基础上积极开展档案资料的咨询服务业务。为此，我们应当立足实际，结合实际情况不断健全和完善电子档案信息资源管理体系，对电子档案信息归档处理，以此来促进相关数据资料的共建共享。同时，还应当深化应用现代信息技术手段，为电子档案的优化管理提供技术支持。实践中我们应当不断规范电子档案管理操作流程，健全和完善管理机制。在电子档案资料管理实践中，应当注重网络安全可靠性研究，对管理人员以及操作人员的职业道德及其素质等进行全面把控，做好人员定期培训工作，强化人员管理。对工作人员的实际操作能力加强管控，使其能够准确掌握有效的操作技巧，并且熟练掌握电子档案管理要点，以此来提高其工作效率。
结束语：在数字信息技术高度发展的时代背景下，电子档案管理已经成为档案管理工作发展的必然途径，在电子档案管理过程中，必须落实培训机制，强化管理人员的综合能力，为电子档案管理工作的高效开展提供保障，推动档案管理工作的开展。
参考文献：
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