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摘要：档案管理员必须要精准记录、真实反映整个施工过程的工程资料，要确保工程资料的真实性、准确性、完整性。建筑工程档案不仅是施工前期设计工作和施工过程中施工技术需要借鉴的实用性理论依据，也是施工验收过程中及竣工后期进行质量验收的关键参照信息，更是对项目施工过程中施工技术和设计方案经验的总结。
关键词：建筑工程；档案资料；资料管理；存在问题；处理措施
1.建筑工程档案资料管理中的问题分析
1.1工程档案资料管理现状
在以往的资料管理中，存在以下问题，首先是项目实施的过程中，字数资料收集不完整，缺乏较多的资料，且资料收集的时间不及时，甚至存在资料与现场实际情况不符的现象。具体表现为：没有专门的技术资料员，技术资料的收集与管理没有统一的模式，想起来就收集，忘记了就算了的现象；现场施工完成以后才开始补技术资料，导致技术资料与现场实际的情况存在出入；检验批资料原始记录实测值数据不去现场测量，由填写人员随意填写，数据不能反映真实情况；施工技术资料的收集随意性很大，没有根据规定的要求进行。
1.2工程档案资料管理问题原因分析
经过分析发现工程档案资料管理存在问题的原因主要有以下几个：首先是项目领导不重视技术资料的收集，且工程施工合同没有对技术资料的提交质量和时间没有明确的规定，因此项目实施的过程中技术资料被忽略。技术资料不仅只是施工单位的事情，还涉及监理单位、建设单位和设计单位，需要各个单位协调合作。由于各个单位沟通协调不顺畅，给技术资料收集管理增加了很多的阻碍。例如监理拖延签字，导致施工不能正常进行；质监站给的整改通知单甲方不配合盖章等。其次是档案管理没有明确的制度，管理人员监管不得力。该项目没有专门的资料员，资料工作有技术员和施工员以及各个分包单位代管，各分包单位收集整理的资料没有统一的规定，由于资料收集管理人员自身的职业素养较低，水平有限，档案资料的收集十分混乱，已经有的资料也不规范。为了应付资料验收，施工单位雇佣临时的资料员时候补资料。由于资料没用很好的归整，检查时经常手忙脚乱。
2.加强建筑工程档案资料管理的具体策略
2.1设计、编订、实行完整的档案管理制度方案
要想保证档案管理工作的实效性，首先施工企业高层领导必须要大力支持和配合档案管理人员工作，要适当借鉴西方国家的档案资料管理制度，根据实际施工情况来设计并编订完整的、系统的档案资料管理制度。其次建筑工程建设过程中，管理人员必须将档案资料收集、检查、整理等工作内容进行精准、细致划分，保证档案管理工作人员组织能深入到整个施工流程中，以此提高工程资料的真实性、准确性、完整性。最后，管理人员要有爱岗敬业、持之以恒、认真负责的工作态度，以此提高管理人员工作质量和效率。
2.2构建一支高素质高水平的档案管理团队
构建一支高素质高水平的档案管理人员组织的前提是施工企业必须要在项目施工前对管理人员进行相关实用性理论知识和实践技能培训，尤其是计算机财务软件、办公报表等软件的实操能力。同时希望软件开发企业能早日研发出一体化的网络资料管理软件，得以实现快速传递资料信息、提高填写资料的真实性和精准性、更好的储存和保留工程资料。在网络软件尚未研发运用之前，企业高层决策者必须要加强资料管理人员的队伍建设工作，为网络软件运用做好前期人员预备工作，保证不会因为人为因素导致出现资料保管不当、记录错误问题。
2.3加强档案资料信息化建设
加强档案信息化建设是适应新时代发展要求的必然选择，是提高档案服务水平的必由之路。
笔者认为，可通过以下举措加强建筑工程档案信息化建设。企业可根据自身条件建立数字档案系统，或通过企业官方网站、微信公众平台等上传一部分可公开的档案，在平台上要设置查阅、下载权限，一方面确保档案的安全性，另一方面便于企业内外部有关人员查阅、下载。例如，企业专职档案员、兼职档案员、资料员可通过扫描后台二维码获得授权后，进入企业官方网站或微信公众平台进行有关业务操作。后台维护人员可通过加强用户管理，对企业内部人员和外部人员进行区分设置，并对几类人员的档案查阅、下载权限加以区分和限制。不论是企业官方网站还是微信公众平台，都不能上传定有密级的文件，以防止发生泄密。
2.4强化和各方沟通交流，做好组织协调工作
保证工程技术资料的完整性、真实性、精准性的前提就是施工企业在项目施工前就需要加大和企业外部的第三方监管人员、小区业主、设计师等相关人员的沟通交流，合理完成组织协调工作。同时企业高层决策者要在企业内部明确告知各部门要一致配合管理部门的工作，提高资源管理人员收集和整理工作的效率。同时项目施工管理人员要结合实际施工流程和施工环节合理安排施工人员，并记录好施工环节或施工内容提前或延后的原因，以免出现记录工程资料与实际施工情况不统一，造成工程资料填写错误。
2.5企业还要对兼职档案员和资料员等有关人员加大培训力度
首先，由企业专职档案员针对资料员，就建筑工程档案实务进行专门培训。专职档案员在每次外出培训返回后，应该就培训内容针对不同岗位的兼职档案员和资料员进行企业内部转训，并在培训结束后及时进行业务技能考试，将考试成绩记入当月绩效，不合格者当月再训直至合格。对于兼职档案员和资料员的工作质量，专职档案员要定期开展指导、检查、监督工作，发现问题及时整改。其次，企业应组织技术员、质检员、试验员、施工员、材料员等相关人员对兼职档案员和资料员进行施工资料和施工试验的培训工作，深入学习相关图集、标准、规范，从而提高自身的档案管理水平。再次，要加强外部交流学习，企业可定期组织兼职档案员、资料员等有关人员到建筑工程档案工作做得较好的企业开展调研学习，取长补短，拓宽思路和眼界，更好地指导本企业的档案管理实践。
2.6档案整合分类归档，完整保留工程资料
大部分施工流程图纸和施工技术资料都在相关技术人员和各环节负责人手中，因此资料员必须先将设计图纸和施工技术资料进行回收并做好整理和分类工作。其次资料管理人员必须要精准记录、真实反映施工问题并让负责人进行签字，进而保证建筑质量管理和监督工作的实效性，确保编辑档案在后期使用过程中具有使用性价值。建筑工程档案管理应该按照年份进行保管，将不同工程项目、不同施工环节资料进行严格划分，并在工程结束前做好工程资料的检查、审核、完善、整理、分类工作，并在竣工结束后将验收情况进行整理并归档，完成妥善保留、移交工程资料。
结束语
目前在建设施工工程当中，相当一部分企业对于资料档案的管理不重视，相关管理人员专业素质不足，在管理过程中不够重视导致管理工作没有落实，同时由于相关制度的不完善，导致整个资料档案管理工作相比于其他管理工作处于一个尴尬的地位。本文通过对相关问题的探究，分析问题的原因并且提出了四项措施，同时引入了精细化管理的概念应用于资料档案的管理之中，以期从管理制度建立入手，对资料档案管理工作起到促进作用。
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