青海黄河上游水电开发有限责任公司新能源分公司 青海省西宁市 810007
摘要：对于企业而言，整体事业若想获得良好的发展，与档案具有重要关系，科学的档案管理可以为公司发展提供充足资源支持。但是在当前企业档案管理过程中仍然存在较多问题，主要表现为档案管理信息化建设滞后，不利于企业的进一步发展，也影响了档案信息的有效应用。因此，对企业档案管理信息建设途径进行适当分析具有重要的意义。文章阐述了企业档案管理信息化建设的内涵及管理现状，明确企业档案管理信息化建设的必要性，并提出几点档案管理信息化建设的途径，可供相关企业参考。
关键词：档案管理；信息化建设；建设框架
引 言：随着信息技术迅猛发展和互联网时代的到来，信息化、网络化已卷席各个领域。在这样的大背景下，企业档案管理也应随着时代发展步伐进入信息化时代。企业档案管理信息化就是指打破以往的传统档案管理模式，运用网络技术信息平台来实现档案管理数字化和信息化。可以说，企业原有的传统档案管理模式已难以适应新时代企业发展需要，因此，在互联网时代，加快企业档案信息化管理步伐已迫在眉睫。笔者结合自身工作实际，就互联网时代企业档案信息化管理问题进行一些探讨和研究，以期来提升企业档案综合管理水平。
1.档案信息化管理的重要作用
1.1档案信息化管理能很好地提高档案管理的服务质量
传统的档案管理方法主要通过对纸质文件以手工方式进行档案的收集、整理、保管、编研等。因为存储量大、信息分散复杂，管理人员对归档的文件进行信息的提炼和综合编研处理很困难，并且档案的质量受人为因素影响较大，长时间保存易出错。另外，在调用档案时，手续繁杂，效率较低。然而，信息技术的快速发展为提高档案管理水平、创新服务方法提供了有力的技术保证。目前，可以利用互联网平台拓展数据来源，及时采集准确的信息，极大地提高了信息收集效率，同时还能缩短档案归档流程，通过对各种信息的分类与整理，建立起对应的数据库，可以为后续快速准确查阅，提高工作效率。此外，还能提高信息处理质量，通过对档案的查阅和校对，删除一些无用信息，补充新信息，确保档案资料的完整性、有效性和准确性。
1.2档案管理的信息化能促进档案管理的标准化建设
首先要健全档案管理体系，并进行有目标、有针对性的管理，进行统一规划、监督和指导，优化实体管理机构，促进档案管理信息化、标准化。其次要培养高端的档案管理技术人才，保证档案数据资源的安全性和可靠性，保障管理工作有序实施。最后要加强与网络服务商的紧密合作，保证网络平台的高级别。
2.互联网时代企业档案管理信息化存在的问题
2.1企业缺少档案信息化所需的硬件
由于企业大多注重经济效益和社会效益，而对档案数字化往往重视不够，投入不足，一些档案信息化所需的设施设备不能及时购置或更新，导致档案信息化管理必要硬件设备缺失，影响档案信息化的开展。
2.2企业缺少必要的档案信息资源共享平台
企业开展档案数字化目的就是实现利用网络化和资源共享。由于缺少必要的信息技术平台，导致一些可以公开的档案信息不能及时公开发布，导致员工必需的档案信息资源不能快速便捷地被利用。
2.3企业缺少档案数字化必要的标准
规范档案数字化一般是通过计算机扫描等信息技术来实现的，因国家档案部门尚未出台企业档案数字化专门的标准规范，因此只能参加国家有关机关档案著录标准要求来做，通过扫描技术、网络技术等去实现将传统的纸质档案及照片、底片等特殊载体档案转化成为数字档案信息进行储存，建立档案全文数据库和多媒体数据库。
3.推进档案信息化管理的策略分析
信息化管理体现了企业管理工作的与时俱进，企业是信息技术的体验者和受益者，信息化管理会极大提升工作运行效率。在大数据背景下，要运用大数据等各种现代技术、现代化管理手段，实现档案信息资源的数字化、自动化发展，促进档案服务远程化发展，主要可以从以下几方面着手。
3.1改进管理方法，创新服务体系
信息化时代的档案管理方法应该更趋向于自动化、智能化、现代化，档案管理人员要紧跟时代发展潮流，提升自身文化水平，转变管理思想，在继承传统档案管理模式优点的基础上，研究新形式的档案管理模式，利用先进技术，转变方式方法，高效完成档案管理工作。其次，要充分利用档案数据，创新服务机制，提高服务标准，改变服务方式，全方位完善服务体系，在保证重要信息安全的前提下扩大档案的公开性，及时更新档案信息，拓展服务途径，使利用者能更方便、快捷、安全地利用档案资源，获得更多有用的信息，从而提高档案信息服务效率。
3.2全面做好档案管理信息化规划
企业要统筹制订做好室藏档案数字化规划和计划，扎实做好档案的分类、整理、著录、鉴定等各项基础业务工作。要按照国家档案著录标准要求，优先对重要的纸质档案和录音、录像、照片等特殊载体档案进行数字化，有计划有步骤地开展纸质档案全文数据库和多媒体数据库建设，确保数据完整准确和数据库安全兼容。在确保向档案馆移交纸质及其他载体档案时，可一并移交符合标准规范的档案数据库的同时，建立完善企业自身数字化档案数据库。也就是既要保证档案数据移交安全，又要保证本单位保管存储的档案数据安全。
3.3完善档案信息化软件系统
企业应根据档案信息化建设的需要，及时配置必要的档案信息化管理软件特别是文档一体化软件系统。随着计算机普及和信息技术应用，企业要提高工作效能，就应积极借助办公自动化或档案系统或OA与档案系统相结合等不同的方式来实现“文档一体化”管理，从而保证档案信息收集完整、系统、准确，从而大大提升了文书工作和档案管理的效率。
3.4整合数据，提高档案的利用率
首先，要大力推进档案管理的电子化进程，促使相关部门加快数据信息的存储和收集进程，力争将纸质资料转变为电子数据，全面发展原生电子文件，保证电子档案真实性、准确性、安全性。其次，要以信息化为目标进行改革，加大对档案管理工作的投入，加强不同档案管理部门的合作与联系，优化资源类型，加强档案管理的自动化，增强档案的流动性和开放性，发挥凝聚效应，使档案应用范围更广，可查阅数据更多。
3.5努力提高档案工作人员业务素质
要加大对企业档案人员档案信息化业务的教育培训力度，普及档案信息化知识。要积极开展对档案业务人员与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代信息技术知识培训，培养和造就既懂信息技术，又熟悉档案业务的复合型人才，为企业档案信息化管理提供人才保障，促进企业档案信息化建设健康快速发展。
结束语
综上所述，档案信息化管理是大势所趋，是能够提升档案管理质量的重要手段。与此同时，档案信息化管理也是一项系统化的工程，作为档案管理人员，应该清醒地认识到当前档案信息化管理中存在的主要问题，并结合当前科学技术手段找出解决问题的方法，同时辅以完善的管理体系，才能使档案管理工作更加规范化，提高档案管理的工作效率，保证档案管理工作顺应时代发展的要求。
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