西安交通大学 陕西西安 710049
摘要：当今时代是信息化的时代，科学技术的发展使互联网走进了千家万户，使计算机在我们的日常生活生产中得到了广泛的应用，为各行各业的发展提供了便利。对于现代档案管理来说，通过计算机技术的有效应用，可以节省大量的人力资源，避免浪费，以提高工作效率，同时计算机技术也可以提高档案管理的安全性，保证档案资料的有效管理。本文对计算机技术在工程档案管理中的应用进行探讨。
关键词：计算机技术工程档案；管理
1计算机信息技术在档案管理中的重要性
1.1计算机信息技术可以完善档案管理的各个功能
档案管理有许多的环节，包括对于档案资料的收集、保存、提取、归类、整理等，这些工作在计算机技术没有普及之前都有人工来进行，费事费力是一个方面，更重要的是人工进行档案保存可能会存在许多失误，造成管理的不当。那么通过计算机技术，可以完善各个功能，比如，用计算机的扫描功能来进行资料的收集，用自动检索功能来进行资料的提取等。
1.2计算机信息技术可以使档案管理理更加系统化
档案管理是一个需要大量信息处理的工作，随着其数目和类别的不断增多，那么整个信息的数量也不断增加，形成巨大的信息体系，在这种情况下就需要对信息进行深入的分析，以便这些信息能够在档案管理的后续运行中及时搜索到。因此，利用计算机技术，就可以快速的对档案信息进行处理，特别是一些图形、音频、视频等资料，更需要计算机的处理，以便整个档案管理实现系统化。
2科学整理工程档案，为计算机管理做好基础工作
随着我国经济水平的不断提升，为满足我国交通和物流需求，极大程度上推动了高速公路工程的发展。每项高速公路工程竣工后，施工单位都有大量的工程档案需要移交给相关部门，采用传统手工立卷的管理模式已无法让相关人员及时获取施工档案的相关信息。为提高工程档案的使用性和及时性，满足工程技术人员需求和发挥出应有作用，将工程档案材料系统化和条理化，成为工程档案管理面临的重大问题。
2.1传统档案管理状况
工程档案中所对应的文件材料通常具备数量多、种类杂、涉及范围广和较高利用率等特性，为确保文件的妥善保管，则需重视立卷工作。为了保障工程档案的质量，在相关材料入馆后，都会由特定的人员将其进行标准立卷，通常将工程档案中的文件材料、竣工图纸分别立卷，档案卷厚度一般为3-4cm，工程程序的处理都是采用手工方式，对文件资料进行整理、手抄、编目、填卡入库和上架提供利用。传统的工程档案管理存在耗时较长和所经工序较多的弊端。
2.2工程档案管理方式的改变
现代化档案管理模式的运用，对档案实体的重视度有增无减，现代化管理的能否成功，主要取决于基础工作的落实是否到位。因此，必须重视基础管理的作用。为此，在微机项目检索的基础上开展改进工作，提高工程档案材料的有序性，为工程计算机管理营造良好的条件。
（1）将每项工程竣工后的相关文件资料细化分写，根据综合类、施工类、竣工类排列，根据工程设立代号，并存储至计算机，立卷人员在整理档案时只要将档案名称根据标准顺序排放和填写代号、编制页码后就可录入微机打印卷内目录；
（2）组卷过程中采用流水号登记，装盒后根据大流水排架固定库、柜、节，一次性完成工程档案项目著录卡片，将所有信息录入微机存储；
（3）计算机辅助立卷的解决，可通过工程档案的分类，在计算机处理之后将卷内文件目录、卷盒内案卷名称卡片打印出来，经立卷人员装订后直接入库上架使用。
2.3设置科学合理的档案管理体系
在进行档案信息化建设的时候，信息技术发挥了一个显著的效果，可以提供可靠的技术保障，所以企业需要充分地使用信息化技术，积极地创新档案建设和管理工作，参考企业的实际情况，设置合理的档案管理制度，细化制度内容，讲清档案归档的时间和保存时间，能够更好地保存各种资料。对于企业来说，可以选择研发属于自己的档案管理系统，也能够直接进行购买，促进档案的信息化建设，优化管理技术体系，确保可以增强档案建设水平和管理水平。在整理和保管档案资料的时候，需要设置规范的工作流程，掌握档案人员的管理责任，挖掘自身发展在档案方面的需求，而且需要创新档案工作方法，设置有效的档案管理体系，确保可以退税存档的效率，档案资料能够得到更加充分地使用，借助信息化技术来整合各种档案资源，可以显著提升工作效率，并且能够避免出现错误的情况。
3计算机在工程档案管理中的应用
工程档案的意义在于对工程建设的真实记录，是对社会活动最原始信息资源的直接反馈，对社会经济发展有着重要的意义，为此，受到越来越多的人们关注。随着社会各界对工程档案的要求不断增高，在一定程度说那个加大了工程档案现代化管理的压力。要想档案管理、统计、编目和检索等相关工作实现自动化，档案储存和提供利用更为便捷，对传统档案管理模式的改革变得刻不容缓，且主要是要改变工程档案管理的现状。
3.1建筑工程档案的信息储存
通过将工程项目档案的相关内容和卷内目录录入微机的方式，将实体档案转变为二次信息档案，提高档案的直观性和可读性，为利用者提供便利，有效提升档案的利用率。
3.2编制检索工具
经计算机加工处理后，将工程档案整合成条目式，即可将总目录打印出来。在计算机无法自动检索的情况下使用手工检索，此外，还可为相关利用人员或单位设立检索工具。
3.3工程档案的统筹计划
基于计算机技术的辅助，其可以通过摘录组合的形式，数据按照一定规则进行统计，常见的有按照类别、年份以及地点等，有些还可以按照保管的期限以及密级等。借助计算机的帮助可以按照用户的意图在极短的时间内准确的提供所需要的讯息，大大提高了相关人员的工作效率，为后续工作的推进提供了巨大帮助。
4基于计算机的档案管理优势
过去工程档案的收集管理以及鉴定等，均为传统的经验思想所束缚，其形式相对单一、内容复杂。近些年，随着科学技术的发展，尤其是计算机及互联网技术的推广，给人们生活带来巨大改变的同时，也给工程领域带来了巨大变革。为了满足用户对于档案传播速度快、覆盖面广以及内容精确等的需要，利用计算机为辅助的档案管理无疑是最佳选择。基于计算机的辅助，可以快速保障档案的管理，实现连续不间断、系统地进行档案的梳理管理，过去对于一些需要耗费大量人力解决的问题，基于计算机辅助往往可以瞬间得到解决。众所周知，工程档案管理是一项具有深远意义的基础形式工作项目，确保档案的良好管理是档案管理人员的责任，也是现代化工程建设向前发展的必要前提。因此，对于管理人员而言，应当做到正确应用工具进行档案管理，实现档案的利用价值，为城市现代化建设以及其他服务，使得工程档案庞大的数据信息库得以创造更大的社会价值。
结束语
档案管理工作是一项复杂的工程，对于档案人员而言，其需要面对庞大的资料信息库。如果单纯依靠传统的技术手段进行管理势必影响工作效率同时也无法实现档案库的价值。而借助计算机的辅助，可以最大化实现对档案的快速管理。在时下信息量爆炸的时代，单纯依靠人工进行档案资料的梳理已经不那么现实，唯有依靠计算机强大的计算能力才可以实现对档案的管理，绽放出档案库应有的价值。
参考文献
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