1郓城县教育和体育局 山东菏泽 274000；2郓城县财政局 山东菏泽 274000
摘要：随着信息化时代的来临,我国事业单位档案管理中原本就存在的一些问题现在越发地明显。为了进一步提升我国事业单位档案管理的水平,本文对目前我国事业单位的档案管理工作进行了客观的分析,并指出了问题的存在,在对问题进行详细分析基础上提出了具体的解决方案,以期能够为提升档案管理工作质量提供一些实践价值。
关键词：事业单位；档案管理；存在问题；对策
通常情况下,事业单位档案管理分为档案的收集、归类、存档、鉴定等。档案管理也是事业单位的基础工作。随着当下信息化的发展,信息越来越重要,档案管理的重要性越来越明显,同时信息技术的运用,也让传统的档案管理有了巨大的改变。当下,我国大多数事业单位的档案管理工作仍然存在着较多的问题,需要进一步规范化。
一、事业单位档案管理工作的重要性
档案作为一种极其重要的原始凭证之一,对于事业单位而言,不仅仅是其进行内部管理的重要依据,而且还是事业单位发展及变革历程的有力见证。科学化规范化的档案管理不仅有助于事业单位科学合理地制定各项管理制度,而且还能够为事业单位管理者决策提供客观真实的第一手资料。当今社会是信息化的社会,档案管理工作实质上是对原始的信息资源的管理工作,是事业单位进行信息化管理中不可或缺的重要环节,因此现阶段对于档案管理也就提出了更高的要求。
二、目前事业单位档案管理工作存在的问题
(一)对档案管理的重视程度不够
目前,虽然我国大多数事业单位都将档案管理工作纳入到了年度工作计划中,但在实际的执行过程,由于没有从根本上认识到档案管理工作对于事业单位的必要性及重要性,因此对于档案管理工作不够重视,在实际的管理工作中并没有将之完全落到实处。以致许多事业单位的档案管理工作面临着管理不规范、管理水平较低、档案利用率偏低的现象。
(二)部分管理人员业务技能不足,不能适应信息化建设的需要
信息化建设对于档案管理人员的专业知识和专业技术提出了较高的要求。但目前有许多单位的负责人及档案管理人员都错误地认为档案管理就是对单位的档案进行简单的整理及保管。因此现实中,有许多事业单位的档案管理人员没有接受过系统的专业知识和技能的培训,从而导致部分事业单位的档案管理工作无法满足当下档案管理信息化建设的需要。因此在实际工作中,许多事业单位的档案管理工作都存在着档案分类不科学、档案更新不及时、档案摆放不规律等现象。
(三)档案管理方式落后
随着时代的不断进步及科技的发展,已经有越来越多的事业单位开始利用各种信息化的手段来实现办公自动化。但是在档案管理方面,大部分事业单位采取的档案管理模式,依然是传统的单一的纸质化管理,而没有与时代充分接轨,利用信息化的技术对档案管理模式加以创新,比如,对档案室的所有纸质档案通过扫描仪进行扫描,利用电脑将之转化为电子档案进行保管。纸质档案由于容易受到环境、湿度、温度及虫蛀的影响,因此保存时间长了就难免会出现破损甚至毁坏的现象。
（四） 档案管理混乱，相关工作人员没有工作经验
就是集中于档案管理的工作人员，对于档案管理的工作职责不熟悉，造成了档案管理混乱的现象。根据调查。很多的事业单位对于档案管理工作过于轻视，导致在信息收集和整理的时候非常凌乱，招聘的档案管理人员一般没有工作经验，也没有对岗位的工作有系统的培训经验。对于事业单位的档案管理工作而言，不是仅仅的书籍文件的整理排放，在档案整理过程中，也同样需要建立包括保管，编制，归档，借档等具体流程。在管理人员上岗之前，需要在档案室对以上工作的职责内容完全熟悉。另外，现如今，很多的事业单位已经开始形成电子的档案信息管理模式，因此，在档案管理人员选择时，也需要多吸收新鲜血液，以年轻人为领头的档案管理团队的意识形成需要被更多人发现和重视。
另外，因为岗位的管理压力不大，部分档案管理人员工作不认真，相关活动内容以病假，事假等理由推脱，也给事业单位的工作推进造成了一定的压力。
三、优化事业单位档案管理工作的相关对策
(一)提升档案管理意识,制定并完善档案管理制度
为了实现对于档案的规范化管理,事业单位主要负责人必须从思想上对档案管理工作有着正确的认识,从而努力地提升自身的档案管理意识,加强对档案管理工作的管理力度。在进一步完善现有的档案管理规章制度的前提下,根据单位管理的需要合理地制定新的档案管理制度,并将相关制度落到实处,以实现对于档案管理工作的规范化管理。
(二)对档案管理人员进行思想教育及业务培训
要想实现档案管理的科学化规范化,必须要采取有力的措施提升档案管理人员的专业技能和工作责任心。首先,要加大对于管理人员的思想教育工作,通过思想教育使其对档案管理工作有正确的认识,并能认真对待档案管理工作。然后,要对档案管理人员开展档案管理基本知识及档案专业技能的培训工作,通过培训使其了解档案管理的相关管理知识,并能够正确地对档案进行分类、整理,及时更新和管理等工作。
(三)加强档案管理的信息化建设
目前,几乎所有的事业单位都实现了办公自动化,从而使各部门的资源及信息实现共享,办公效率得到了明显的提高。档案管理工作也应该与时俱进,利用各种信息化技术及管理手段来对档案进行科学化的管理。首先,单位领导要对档案管理的信息化建设工作予以重视,并投入资金来加大档案管理部门的硬件设施配置,如电脑、各种快扫、平板及大图扫描仪等。同时,要对档案管理人员进行档案信息化培训,使其能够熟练地使用电脑及扫描仪等对纸质档案进行电子化处理并进行归档、储存及调用。以实现纸质档案和电子化档案并存的管理模式,一方面能够有效地避免由于纸质档案破损、丢失、毁坏等造成的不良影响,一方面也可以实现档案信息资源的共享,从而提高档案管理工作的效率。
（四） 以规范统一的管理制度进行档案体系化管理
规范统一的管理制度是档案体系化建设的重要一环。从档案的收集到整理就要开始区分档案类别，对于收集好的信息资料进行组合，形成种类不同的编制文档，后按照时间的顺序逐一排列，形成管理秩序。对于查找率比较高的档案可以进行标记，无论是线上的网络管理平台的标注还是线下的重要档案分别管理，都是可行的方法。此外，就是对已经整理好的档案的鉴定工作，一般对于事业单位历史年代比较强的档案信息要重点检测，根据不同档案的历史年限不同，其保留和档案储存放置方式也会有不同。对于保留时间超过年限的可以及时进行销毁，防止对于后续的档案更新和线下档案库的整理造成阻碍。最后，就是档案保管，对于重点管理的档案需要结合科技手段，增加其保密性。
四、结束语
档案是一种重要的原始信息资源,不仅真实而且客观,事业单位的档案是其不断发展过程的重要历史见证。通过查阅相关档案,单位领导不仅可以根据档案来制定相关的规章制度以加强单位的管理,还可以对档案进行综合性分析从而提供有效的依据以进行正确的决策。目前,我国大部分的事业单位在档案管理上都存在着较多的问题,严重地制约了我国档案管理工作的发展。因此,我国事业单位要树立正确的档案管理意识,运用先进的档案管理方式及管理手段来加强档案管理工作,促进档案管理工作的健康持续发展。
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