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摘要：随着科技的发展，社会的进步，档案管理方面有了数字档案管理的出现，相对于传统的档案管理，数字档案管理存在着许多优势，然而相应地，数字档案管理也存在着一些问题需要相关人员去解决。本研究将会对数字档案做出简单简述，并在此基础上分析当前数字档案管理存在的些许问题，并提出有效的资料和建议，以望能对数字档案管理的发展起到十分重要的作用。
关键词：数字档案；管理；问题探讨
引言
档案数字化是数字档案建设最基础的工作，档案数字化有着检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全等优点，所以，档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。但在当前档案数字化过程中，还存在一些亟待解决的问题，需要研究相应的对策。
一、数字化档案管理体系的简述
（一）数字化档案信息管理体系的大体意义
档案信息管理体系包含在网络信息共享系统中，档案信息综合管理系统是其中尤为重要的一部分，它是由档案信息管理的子系统、信息服务的子系统以及数字化处理的子系统，当然也包括了数据库管理的子系统。从整体上看来，数字化网络信息管理系统是以现代化的信息技术为基础和前提，核心内容则是档案信息，开发模式无疑是最为先进便捷和高效的，它是面向多层次多标准的用户进行档案信息资源的管理系统，数字化档案信息管理体系成为了现代信息技术时代的领跑者。
（二）数字化档案管理体系的作用
近些年来，中国经济突飞猛进，随着经济市场的不断发展，各大企业对档案的要求也越来越严苛刻，对档案的查看频率也逐步上升，对于档案馆来说，只凭借计算机类的储存和查找的原始管理模式，已经不适应越来越快的现代化管理步伐，对于档案利用者来说，这远远不能满足他们的需求。因为这些各种各样的原因所致，政府及监管部门的直属机构已将许多的新式仪器投入到现实的使用中，将人们的资料录入到集中的仪器里，不仅提高了档案馆的工作效率，并且减少了档案馆工作人员的工作负担，还有第三个优点，那就是为利用者提供了便捷。正是因为数字化档案管理体系使资源得到充分共享，所以人们才逐渐将建立数字化档案信息管理体系放在了新时代的首要任务里。
二、数字档案管理存在的问题
（一）数字档案管理存在诸多安全隐患
随着网络应用范围与应用效用不断扩大，以及网络技术不断提升，网络安全问题引起了人们高度重视，同时网络系统以及用户信息安全也面临着严重威胁。据有关调查研究显示，新建立的局域网络受到病毒危害的概率在20%左右，而网络系统在持续一段时间运行之后，几乎无可避免地会受到病毒侵害。网络技术水平快速提升展，使得网络安全问题发生概率不断增加，虽然计算机系统带有防火墙、杀毒软件等安全防护体系，也难以抵挡黑客、病毒的恶意入侵。对于数字档案管理而言，在网络安全方面没有充分地做好防护措施，只是进行简单档案分类管理难以实现对档案信息的安全管理，一旦网络受到病毒攻击导致网络瘫痪，极易导致档案信息泄露、损坏、丢失。
（二）缺乏对档案管理重要性的深入认识
较之其他工作，档案管理工作有着极大差别，工作所体现的实际效用不够明显，因此其重要性常常被人们所忽略。正是由于这一问题，使得档案工作者极易陷入理解误区，不能深入意识到对档案进行管理的重要意义，领导者对于档案工作人员综合素质与工作能力要求也不够重视，造成了档案管理工作人员缺乏足够的工作热情与积极性。事实上，不少人认为档案管理是一项不需要技术含量的工作，对于企业发展发挥的作用极为有限。导致这些问题的根本原因在于，企业尤其是主要领导者未能充分意识到档案管理工作重要性，进而在此方面的投入较为有限，使得数字档案管理缺乏必要的标准化、规范化。
（三）档案管理工作人员的专业性和稳定性不高
技术性、专业性以及连续性是档案管理工作的显著特点，因此，档案管理工作人员应具备较高的专业水平与较好的稳定性。唯有保证管理人员具备高水平专业技能水平，才能确保档案管理拥有高效率。对于档案管理从业人员而言，若是档案管理人员稳定性较低，将不利于其自身的长远发展；若是档案管理工作人员缺乏强烈的工作责任意识，未进行长远工作发展计划规划，或是缺乏必要的专业管理知识，对于档案管理重要性缺乏正确认识，将会使得档案信息管理丧失真实性与准确性。
三、数字化档案管理问题的控制对策
（一）加大宣传，提高认识，进一步夯实档案工作思想基础
中央领导人曾指出：“档案工作是各项工作发展的一个重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的。”档案数字化管理是新时期高校档案工作的重要组成部分，既是高校资源工作的真实记录，而且对高校工作的全面发展也有促进作用。深入理解做好档案工作重要性的认识，充分认清只有实现档案数字化，才是时代发展的必由之路，只有这样，才能使档案工作在未来竞争中占稳脚跟，使我国的档工作走在世界的前列。
（二）规范数字化档案标准
数字化档案管理的顺利实施需要一套规范而统一的标准作保障，但是该标准体系尚未形成，因此出台数字化档案标准亟不可待。其中该标准体系应具有较高的系统性、完整性、科学性、可行性，基于计算机处理信息的技术特点规范数字化档案的业务流程和操作标准，并将其细化、明确化，建立高质量的电子档案数据库，规定档案目录、范围、交换格式和检索途径，统一数据库结构及其类型、名称、长度等，以此规范数字化档案建设秩序，使其正常运行。
（三）提高数字化档案基础建设水平
档案数字化涉及信息采集、存储和利用三个环节，那么该过程所需的常见设备则包括扫描仪、采集卡、光盘库、磁盘阵列、互联网、计算机、复印机、打印机等。因此单位应加大资金投入，根据数字化对象确定硬件设施的种类和数量。同时注重软件推广，建立公共信息平台，购置或开发先进软件，实现检索信息和管理信息功能共存，提高信息的共享性，并规范数据格式和软件操作，保证数据库有效、准确的运行。
（四）数字化档案的安全建设
为提高数字化档案的安全性，应制定完善的管理制度，并结合相应的技术共同保证信息的安全和保密，可以实行档案管理责任制，将责任落实到人；尽量避免将不开放、机密性的文件置于计算机服务器上；利用互联网技术，为用户提供档案信息授权服务；根据用户身份的不同设置不同的访问权限；适当的实行双轨制档案管理，并设置只读光盘；建立防火墙，对档案信息进行加密等。
（五）强化人才培养，提高数字化档案利用率
数字化档案的利用率不高与档案管理人员的综合素质有很大关系，为改善现状应从人才队伍建设做起，因此单位应加大教育力度，促使档案管理人员更新思想，树立全新的管理意识，同时加强专业培训，通过使其学习数字化档案管理的理论知识和专业技术，提高其工作效率和质量，从而充分发挥数字化档案管理的优势。此外还应引入高素质的技术人才，加强系统安全维护，减少外部不利因素的干扰。
结束语：
数字档案相对于传统档案来说，呈现了很多新的特点，这些特点在给数字档案管理带来方便的同时，也带来了不小的麻烦。虽然目前我国的数字档案管理存在着一定的问题，但是相信经过研究人员的努力，这些问题一定会迎刃而解，从而促进数字档案管理的发展和进步。
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