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浅谈医院科研档案管理存在的问题及对策建议

发表时间：2020/7/21 来源：《中国医学人文》2020年4月4期作者：王江海李鹏王德文尚丽辉王晓颖

[导读] 浅谈医院科研档案管理存在的问题及对策建议

王江海李鹏王德文尚丽辉王晓颖通讯作者
（昆明市中医医院；云南昆明650500）
【摘要】医院科研档案是医学科研活动的真实记录，是医院档案的重要组成部分，应长期管理好、保存好。医院科研档案管理要与时俱进，不断探索科学的管理方法，改变传统管理模式，引入现代化、信息化的档案信息管理系统。同时，要增强医院和个人的科研档案管理意识，完善规章制度，提升管理水平，进而更好地开展医院科研档案管理工作，使医学科研档案发挥更大的价值。
【关键词】科研档案；管理；对策建议
　　　医院科研档案是医学科研活动的真实记录，其包含了科研成果、专利以及技术，反映了医学科研方面的各种信息资源，是医学研究过程的记录和证明。医院科研档案管理是医院档案管理工作的重要组成部分，对医院科研档案资料进行科学合理的管理，充分发挥科研档案蕴含的价值，可以促进医学科技高速发展，高效运作。所以必须加强医院科研档案的管理，在保管好相关资料的同时，将档案价值挖掘出来，提升利用率，充分推动医院科技创新和人才培养，促进医学科学事业稳定良好发展。
　　　一、医院科研档案管理存在的问题
　　　（一）管理制度不健全、管理意识不足
　　　目前，普遍存在的问题是医院领导主要是医疗工作者，缺少档案学专业知识，比较重视科研成果，对科研工作能够全力支持，但是忽视科研档案的管理工作。大部分医院没有为科研档案管理建立健全科学体制，医院没有设立专门的科研档案管理部门，没有配备专职的科研档案管理人员，往往由科研项目管理部门兼任科研档案管理工作。在医院管理层面，科研档案管理难以得到充分重视与全面实施。在科研档案管理工作中，科研档案兼职管理人员往往身兼数职，工作重点并不是档案管理，且档案管理工作繁重，需占用大量的时间，需要承担相应的责任，无法体现多劳多得，在职称晋升中也无竞争优势。因此，管理人员工作积极性不高，责任心不强，在档案收集、归档中会出现资料缺失的情况，严重影响了科研档案的质量。部分科研人员对档案形成和利用的意识淡薄，在科研过程中不注重对科研数据、文件资料的收集和整理，或不愿、延迟甚至不上交相关科研资料，也导致科研档案资料的缺失。
　　　（二）科研档案利用率不高
　　　医院科研档案的利用效率是指被利用的科研档案与医院库存的科研档案、科研档案有效能量与科研档案原有数量、科研档案利用服务单位劳动量与科研档案利用服务单位劳动时间的比率[1]。档案利用效率的高低是档案管理工作是否具有成效最直接的体现。目前医院各部门工作人员普遍存在科研档案利用意识淡薄的现象。医院多数领导对档案管理工作不够重视，没有意识到科研档案全周期资料的重要性；对待科研档案“重藏轻用”的思想较严重，大多数医院课题结题后，科研档案资料基本束之高阁，没有进行进一步的开发利用，不能有效挖掘科研档案的价值，导致大量高新技术成果未得到有效地整理、开发和利用[2]。因此，提高科研档案利用率对促进医学科学事业的发展具有重要的作用。
　　　（三）科研档案管理方式落后
　　　目前，多数医院的医学科研档案资料依旧采取传统的手工管理模式，没有结合计算机技术、大数据等现代化管理模式，管理效率较低。

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纸质版档案材料在翻阅过程中易破损、褪色、遗失、霉变等，无法永久保存。手工管理模式只能人工查找和复印所需资料，增加了档案管理人员的工作量，导致工作效率、技术含量、信息利用率低，无法完成全文检索、资源共享等，严重制约了科研档案的利用价值。因此，采用信息化管理模式势在必行。
　　　二、改进科研档案管理的对策及建议
　　　（一）建立健全管理制度，增强管理意识
　　　完善科研档案管理机制，建立健全科研档案管理制度，明确医学科研档案归档资料收集的范围及归档时间。明确管理人员及管理部门的职责，落实岗位责任制。制定科研档案利用与权限制度，明确科研项目负责人优先使用科研档案的权利，其他人员需要借阅时，必须经领导审批，完成项目负责人知晓、同意利用的手续，借阅时签字登记备案，做到有据可寻，充分保护科研档案信息资源的安全和保密[3]。同时，要加强医学科研档案管理人员相关法律法规的学习，提高档案管理能力。医院领导、科研管理部门、档案管理部门也要对科研档案管理工作予以重视。提高医务科研工作者的科研档案收集意识，转变重科研过程，轻科研资料收集的观念，整体提升临床科研人员原始数据资料收集的意识和能力。
　　　（二）提高医学科研档案的利用率
　　　医学科研档案的内容涉及了较多的科研成果，拥有较大的利用价值。医院科研档案的价值主要是体现在成果转化上，管理的目的在于更好的应用医院科研档案资料，为医院的科研发展提供保障和服务。首先医院的领导层应高度认识科研档案的巨大价值，把科研档案管理纳入标准化管理，建立自上而下的科研档案管理体系[4]；其次，要提高科研人员科研档案整理归档的自觉性，提高归档资料的质量。逐步实现科研档案由重保管到重利用的转化，充分发挥其利用价值。
　　　（三）改变科研档案管理方式
　　　改变传统的手工管理模式，加大科研档案管理现代化硬件设备设施的投入，运用计算机、大数据等现代化管理模式对医院科研档案资料进行收集、整理和归档，为检索科研档案提供方便快捷的模式，提高管理的质量以及水平。同时，加强对科研档案的指导，根据不同情况实行差异化的管理模式，监督好管理人员，保障在管理过程中做到更规范、更细致，保证归档材料的完整性与安全性。
　　　三、结语
　　　综上所述，医院科研档案管理工作对医院整体实力的提升十分重要。医院科研档案管理要与时俱进，不断探索科学的管理方法，改变传统管理模式，引入现代化、信息化的档案信息管理系统，充分利用信息大数据的优势。同时，要增强医院和个人的科研档案意识，完善规章制度，提升管理水平，进而更好地开展医院科研档案管理工作，使医学科研档案发挥更大的价值。
【参考文献】
[1]黄凤平.档案工作岗位培训教程[M].昆明：云南教育出版社，2016：246.
[2]王志阳.浅谈医院科研档案的管理[J].医学理论与实践，2011，24（19）：2400-2401.
[3]王建宇.浅谈高校科研档案存在问题及对策[J].档案天地，2017（1）：52-53.
[4]董小艳.规范化、制度化、信息化——医院科研档案的创新管理[J].办公室业务，2016（19）：27.