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关于办公室管理工作的几点思考

发表时间：2021/4/14 来源：《中国科技信息》2021年4月作者：闫利

[导读] 办公室作为承上启下的工作部门，在信息传递，档案管理，沟通协调方面有着其不可替代的作用。想要提高办公室管理水平，提高工作效率，企事业单位需要完善办公室管理制度，明确岗位权限，加强精细化管理，服务企业的发展大局，同时树立服务意识，管理人员应该不断加强学习，提升个人业务素养，全方位的为企业发展服务。

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摘要：办公室作为承上启下的工作部门，在信息传递，档案管理，沟通协调方面有着其不可替代的作用。想要提高办公室管理水平，提高工作效率，企事业单位需要完善办公室管理制度，明确岗位权限，加强精细化管理，服务企业的发展大局，同时树立服务意识，管理人员应该不断加强学习，提升个人业务素养，全方位的为企业发展服务。只有通过以上几点，企业才能够更好的运营，才能够形成向心力，助力企业发展。
关键词：办公室；管理；路径
        引言
        办公室作为承上启下的工作部门，在信息传递，档案管理，沟通协调方面有着其不可替代的作用。在企事业单位中，办公室是领导做出科学决策和协调沟通的主要职能部门。实际的工作中，部分办公室管理水平低，工作效率低，影响了企业的工作整体竞争力，因此提升企事业单位的办公室管理能力极为重要。
        一、办公室岗位特点
        首先要明确办公室岗位职能，办公室主要是在协调、服务、统筹等几个方面。在沟通协调方面，要处理企事业内部各个部门之间的关系，而且要协调企事业与各个单位之间的管理，以维护企事业的良好形象。
        其次，工作内容的复杂性，办公室工作内容并没有圈定那些职能，很多领导交代的工作都是由办公室具象化。协助领导人员处理日常事务的部门，包括文件起草，审查和发布，规章制度的制定和监督，会议活动的组织和安排，接待外部人员，各部门的合作等。所以办公室管理必须要安排素质全面，能力突出的管理人员来统筹管理。
        最后，良好的服务能力，办公室属于后勤部，不仅服务于领导，还服务于各部门的同事，配合各部门的日常工作。这也要求员工具有强烈的服务意识，能够为领导者和同事提供服务，并提高工作效率。
        二、办公室管理中的常见问题
        2.1组织结构复杂，责任不清
        许多企事业单位办公室的管理工作过于详尽，工作内容多且杂，从组织构架上隶属于多个决策部门，如董事局、总经理、财政总监等，导致人员臃肿，办事效率低，严重浪费企业人力资源，导致部门人员的职责不明确，降低了管理效率。
        2.2向心力发挥减弱
        办公室具有统筹全局的效果，办公室管理中若紧盯着印发文件，传递信息，就不能更好的为企业大局助力，同样也无法发挥良好的沟通协调作用，最后影响企业员工形成合力，共同推动企业发展。
        2.3办公室晋升奖惩机制陈旧
        缺乏人才激励机制，没有指定的奖惩制度，员工缺乏积极性和创造力，导致办公室管理效率低下。办公室的管理也受到系统的限制，主要受学校电源系统和管理系统的限制。它影响到办公室的组织结构和资源分配，因此有必要改变学校的管理制度，改善办公室的工作状况。办公室的管理手段和理论陈旧，缺乏创新。
        2.4服务工作不到位
        办公室除了处理计划的工作外，还处理各种突发事件，缺乏主观能动性。没有长期的管理计划和安排，解决新问题的能力很差。领导安排的工作和紧急情况占用大量的工作时间，导致各职能部门的时间分配不足，对上服务过多，对下服务过少，没有真正体现承上启下的作用。
        2.5业务素质参差不齐
        办公室工作人员的整体业务素质参差不齐，部分工作人员的业务技能和知识结构相对单一，与其他部门的沟通友好性差，工作积极性不高，有没有良好的办公氛围，导致管理工作不到位。
        2.6报告信息失真
        办公室承担着信息传递的职能，并负责加强上下级部门之间的沟通。各部门之间的沟通需要传输各种报告文件，但是这些材料的内容是失真的。

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造成信息失真的原因在于一些办公室部门在制作报告时不会对实际情况进行调查，因此对问题的分析将与实际情况脱节，这很容易造成报告信息的失真。还有部分人员在报告制作过程不规范。
        三、提升办公室管理水平的策略
        3.1完善办公室工作制度，增强工作职能
        在实际工作中，办公室在协调，服务和统筹性工作方面能力弱化，主要是由于工作制度不完善，导致在履行职能过程中缺乏制度支撑。因此，当前的企业应该建立和完善工作制度。首先，它明确定义了办公室职能，在实施过程中，各部门都有与办公室合作的义务和责任，以改善办公室文件执行力。其次，优化办公流程，提高工作效率。例如起草，批准，发布文件，批准标准和具有批准权限的人员等。最后，明确办公室人员的岗位职责，以提高办公室的工作效率。
        3.2加强精细化管理意识
        办公室管理既有大事也有小情，既要服务好上级领导机构，也要做好下级部门的服务工作。如果忽略下级部门的工作，不能在日常办公室管理中做好小事，会影响整个企业的正常运行。因此，我们需要提高对精细管理的认识，并能够有效地将这种意识应用到日常办公室管理工作中，坚决从小事做起，脚踏实地地实现精细的工作和管理。只有这样，我们才能最大程度地减少可能出现的风险和问题，以真正帮助领导者制定和计划更好的工作计划和计划，做好部署工作，并实现根据大局实现宏伟目标的目标。
        3.3创造良好的工作环境
        良好的工作环境可以使办公室经理在潜移默化的影响下自我完善，管理水平也可以大大提高。而营造良好的外部环境，一方面要贯彻以人为本的管理理念，尊重和关爱每一位员工，每一位员工都可以以良好的态度工作和生活；另一方面，我们需要为员工提供良好的办公环境，根据实际业务情况和自身能力，为减轻办公经理的工作压力，提高管理绩效，应引进合适的现代化设备和设备。
        3.4创新工作方式，提高管理水平
        随着时代的进步，人与人之间的沟通方式也在发生变化，办公室工作管理方式要与时俱进，不断创新。随着信息技术的发展，部门之间的信息交流可以通过微信，QQ等方式进行，从而提高了信息交流的及时性和准确性。员工之间的传统交流通常是在办公室里进行，而受访者通常显得比较拘束，无法达到协调交流的效果。在传统的工作环境中，除了工作中的沟通外，各部门员工之间的沟通相对较少，员工关系薄弱。随着网络的发展，我们可以通过微信，QQ，微博等多种方式进行交流，以增进各部门人员之间的了解，促进文件执行效果，提高办公室管理水平。
        3.5提高员工综合素质
        随着社会的发展，企业在不断发展和变化。相应地，办企业办公室管理将不断变化和改革，随着企业的发展内容将不断增加，这对办公管理人员提出了新的要求。办公室经理需要树立终身学习的观念，也就是说，能够主动学习更多的专业知识和技能，以便更好地工作。第二，要善于总结工作经验和教训，能够发现自己的优点和缺点，并不断完善。第三，企业还需要定期组织相关的培训和评估班，为办公室管理人员提供更多的学习机会。第四，根据办公室管理人员的专业知识和技能水平，合理配置人力资源，确保每个人都能实现价值最大化。
        结束语
        办公室在企业组织结构中极为重要，既要为决策层提供相关的支撑数据，也要为文件的执行做好沟通协调的作用，因此办公室具有润滑油和管理催化剂的效果。在办公室管理中，想要发挥催化剂和润滑油的效果，要完善办公室管理制度，明确岗位权限，加强精细化管理，服务企业的发展大局，同时树立服务意识，管理人员应该不断加强学习，提升个人业务素养，全方位的为企业发展服务，提升办公室管理水平。
参考文献
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