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试论事业单位档案管理电子信息化及其重要性分析

发表时间：2021/3/16 来源：《中国科技信息》2021年2月作者：金雪菲

[导读] 近年来，我国对事业单位档案管理越来越好，我国事业单位为了在新形势下激流勇进，必须更新新理念、新技术，而推进档案管理步入信息化就是重要的一程。目前，我国少数事业单位已逐渐对档案管理信息化有了一些初步的认识，开始意识到了信息化建设对档案管理在事业单位实际操作中的重要性影响。

天津市城市建设档案馆（天津市地质资料馆）金雪菲 300191

摘要：近年来，我国对事业单位档案管理越来越好，我国事业单位为了在新形势下激流勇进，必须更新新理念、新技术，而推进档案管理步入信息化就是重要的一程。目前，我国少数事业单位已逐渐对档案管理信息化有了一些初步的认识，开始意识到了信息化建设对档案管理在事业单位实际操作中的重要性影响。因此，我国事业单位应当对现已存在的问题进行透彻和全面的分析，针对逐项问题采取必要的措施，以提升事业单位对档案的信息化管理水平。我国事业单位唯有引入信息化管理模式，提高信息化技术的战略重要性，制定科学的管理制度，不断实践与总结，明确多级权限、加快建设步伐，才能达到事半功倍的效果，促进事业单位档案发挥其功能与价值，使事业单位实现良好发展。鉴于此，笔者试着分析事业单位档案管理是如何运用电子信息化技术及其重要意义。
关键词：事业单位档案管理；电子信息化；分析
        引言
        近几年档案管理出现了变革，使得档案管理工作迎来了电子信息化档案管理的新时代。在电子信息化背景之下，档案管理工作面临着一系列困难，因此，十分有必要对档案信息化管理的作用和价值进行探究。
        1、在档案管理模式的影响
        当下我们处于互联网时代，各种互联网产品给我们的生活带来了诸多便利。在这以智能化和信息化为核心的互联网时代下，利用互联网技术来推动翻转课堂教学模式的发展，从而达到更好的教育目的，在新的教学模式下，增加学生、教师与学校之间的互动。基于此，本文开发一个基于 SMM 框架的翻转课堂管理系统，为学生提供一个自主学习的平台，查看课程资料、完成作业、反馈问题、讨论话题、查看学习情况等；为老师提供便于班级课程管理的平台，管理授课班级、管理课程教学资料、发布作业信息、批改作业、发布话题讨论等；为学校提供教育教学管理平台，为三方建立一个良好的沟通交流平台，弥补了传统模式下管理和学习的局限性。
        2、事业单位档案管理工作存在的问题
        2.1档案管理时效性较低
        从目前来看，事业单位当中还存在着一系列的问题，其中最为突出的一点就是档案管理时效性低。事业单位从建立开始所保存的档案资料是一个事业单位制定发展策略的重要参考依据。当下是一个高速发展的时代，很多的煤炭事业单位都面临快速转型升级的问题，然而低时效性的档案管理以及不规范的事业单位档案管理方式，却不能为煤炭事业单位的快速转型提供有效的帮助和支持。档案管理是否高效极大地影响着事业单位档案价值的发挥，只有保障事业单位档案管理的时效性，才能让事业单位的档案管理工作发挥出积极的作用，更好地服务于事业单位发展。
        2.2城市建设档案管理的形式落后
        当今社会虽然互联网技术高度发达，但是在有些部门还未广泛的应用互联网技术，例如，在城建档案管理中有一部分部门仍然采用的是传统的信息收集方式，这种方式的弊端有很多种。第一种弊端：随着城市建设水平的提高和规模的扩大，城建档案的内容越来越多，范围越来越广，传统的信息收集方式很难全面的对这些信息进行收集，在使用传统信息收集方式的时候，不仅会导致工作效率低下，还会浪费大量的人力物力以及财力。第二个方面：建档案内容的收集不仅仅是文件，还有其他的图片以及大量的数据，过去的传统信息收集方式在面对大量数据的时候，可能会出现这样或那样的错误，例如，数字的错误录取、数字的重复录取、数字的漏抄等现象都会导致城建内容失去真实性。再例如，传统的收集方式不会存在着信息的延误，从而会导致信息内容的不全面。
        3、提高档案管理工作有效性的策略
        3.1档案管理收集
        在收集信息的时候，单位需要先收集以及整理电子档案信息，然后再借助计算机设备把这些信息通过电子文本的形式进一步保存在系统中，并且用于信息数据库的建立，充分确保档案数据的品质。

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        3.2档案管理整理
        在整理时，单位员工应该对电子档案资料开展准确编号，并且通过计算机对其开展分类管理，方便以后的调取以及使用。同时在档案管理中要产生对应的目录列表，对资料查找流程进行简化。
        3.3档案管理鉴定
        借助于计算机对电子档案有效实施管理，需要对档案的存储情况进行有效鉴定，仔细查看其是否存在不良介质的介入以及病毒的侵入等，以此来有效维护信息的安全性。对于鉴定难度非常大的步骤，有关工作人员一定要引起高度重视，以免产生问题。
        3.4便于事业单位保密工作推进的重要性
        在保存档案数据资料的过程中，需先有效选择资料的媒介，明确资料数据的具体保存位置，提升档案资料保存的安全性。同时在保存的时候，需要掌控存储介质的温度与湿度，以免对档案的使用与调取产生影响。能够利用计算机系统的统计功能来实施有关统计工作，进而缓解员工的工作压力，使工作效率获得提高，强化数据资料的完整性以及准确性。运营作业的实施需要档案库的大力支持才可以实现。对此，员工需要充分建设各种档案库，选取适宜的阅读以及检索方式，提高信息的调取效率。档案编排需要在互联网环境下开展，如此可以有效提升编排工作的整体质量，推动每个行业之间的深入交流，在维持单位平稳运行的前提下，强化与其他单位之间的交流以及沟通。
        3.5搭建信息化城市建设档案综合管理平台
        现如今我国互联网技术被普遍应用，城建档案管理也应该借助高科技来不断优化管理方式。比如，可以使用统一的档案信息管理软件，摒弃以往的人工收集，这样可以节省大量的人力物力以及财力，从另一方面讲也可以减轻工作人员的工作压力。运用信息化管理之后，不仅工作起来方便，与传统的人工管理来比较准确性也会得到很大程度的提高，而且联网技术有着信息的互通与共享的优点，各部门去收集各自所负责的资料之后对收集到的资料可以通过互联网快速传递。
        3.6提升档案管理人员的管理能力
        提高信息检索工作效率的重要性档案信息化有助于快速检索和提高办公效率。随着信息技术的日新月异，电脑的数据处理能力不断提高，而保守地使用旧式的检索方法一册一册地查找档案不仅费时还费力，利用计算机进行检索，可大大提高档案信息的查准率，减轻事业单位人员的工作强度。同时，传统的档案管理还存在着储藏室空间狭小、储物位置紧缺等问题，更重要的是纸质资料因保存时间过长，容易受损发黄引起变质，甚至还会因搬迁等因素造成直接损坏或者遗失的不良结果。显然，这种落后管理方式已然无法适应当下的工作需求。因此，建设档案管理信息化的任务可以使专门从事档案管理的人员从繁重的手工程序中解脱出来，从而更好地进行更高级的信息化档案整理工作，提高部门和事业单位的工作效率。
        3.7提高三大水平
        一是提升档案管理规范化水平。以工程竣工档案整理为例，可以紧密结合工作实际和工作中存在的问题，从立卷、排序等方面对入馆档案提出明确要求，确保建设单位移交来的工程竣工档案的整体性、成套性，强化工程竣工图报送格式及标准，使工程竣工档案更具规范化、标准化。二是提升档案管理服务水平。可以从完善工作流程入手，针对档案管理工作中存在的问题，结合平时工作实际，设计出更为便捷的工作流程，如通过电话预约，发邮件、微信等多种方式，为广大业主提供便捷、高效、人性化服务。同时，充分利用现代技术优势，大力推进档案电子化建设，积极开展工程档案电子登记、著录、管理和利用工作，提升案卷管理质量及档案工作效能。三是提升档案管理效益水平。通过丰富馆藏、为业主提供归档及查询等全方位服务等方式。充分发挥档案资源的社会效用。
        结语
        对于事业档案管理而言，档案发挥着重要作用。为了提高档案管理质量，需要应用电子信息化档案管理模式，在这一模式应用的过程中，的相关人员应该给予必要的支持。作为档案管理人员，需要积极学习电子信息化管理方面的知识，并将所学内容积极应用到工作当中，从而提高档案管理效率。
参考文献
[1]赵凤英 . 档案管理对事业单位发展的重要性 [J]. 城建档案 ,2016(1):42-43.