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浅析数据库对档案信息化建设的影响

发表时间：2020/10/14 来源：《基层建设》2020年第19期作者：熊雪贤姜云路

[导读] 摘要：数据库在档案信息化建设的过程中档案信息的准确性、安全性、稳定性等方面扮演者至关重要的作用。

        泗阳县档案馆
        摘要：数据库在档案信息化建设的过程中档案信息的准确性、安全性、稳定性等方面扮演者至关重要的作用。同时也对档案管理工作人员在信息数据的处理和对档案信息数据有强烈需求的使用者有着不容小觑的优势所在。随着世界经济社会的快速发展，为更好的适应信息化时代的潮流，档案信息的管理工作必须同现代信息数字化的数据库紧密结合进而达到为使用人群的创造更为有利和便捷的社会生活条件。对此文章主要针对档案数据库存在的一些问题进行简要的分析与总结，并提出相应的解决措施。
        关键词：数据库，档案信息化建设，影响分析，解决措施
        一、档案信息化建设中数据形式的主要内容
        1.档案信息的资料整合。
        传统意义上，档案信息资料的收集整合工作是通过一定的刻板的标准进行的，并没有一个清晰的概念和界定。因此，在实现档案信息化建设的过程中，建设完备的优良数据库才能够确保其档案信息化数据的完整性、独立性和科学合理性。只有进行全面详细的档案资料收集整合才能确保档案信息的识别、录入、存储和检阅等的工作有效进行。数据库按照档案信息的不同种类和来源进行多方面、多层次的精准收集。在进行档案信息收集工作中可从以下几个方面来进行：（1）坚持档案信息“宁多勿漏”的原则。档案信息数据管理工作人员要广泛深入研究档案信息资源，从信息源头出发，广开思路不断搜集与原档案信息有关一切资源。（2）档案信息数据管理工作要做到严谨以待。档案信息数据资料整合收集需要相关工作人员和部门在进行档案工作过程中不可出现疏忽错漏，进而保证档案信息资料的准确性和有效性。（3）加强对档案收集的认识及人员所具备的专业素质。在档案信息数据资料收集的过程中，不难免会出现档案收集人员技术不娴熟、工作不专职等问题。因此，为确保档案信息的资料整合工作，提高档案信息数据的服务质量和信息源的有效性就需要增强工作人员对档案信息数据收集工作的认识和关注，并对他们进行相关的业务培训。
        2.档案信息的转换处理。
        档案信息化数据库的建设越有成效就越有利于档案信息的管理和服务实现数字化，进而促使档案纸质版和音像等相关资料可以从传统载体形式转变为信息化载体形式。例如利用高速扫描技术、数据甄别技术、数据压缩存档等档案信息化建设的重要技术，快速、高效的将档案信息进行转换，在信息社会中档案管理处理工作才能形成数字信息，并以数字代码的形式存储起来。因此，在确保档案信息的有效转换处理，就需从以下几个方面来开展：（1）保证档案信息数据源的准确性。也就是说，在档案信息从纸质版或音像视频中得以转换为计算机录入数据过程中，应确保这些信息数据的清晰、准确和严谨性。例如字符、图片的清晰等。（2）不定期检查计算机转换程序系统和设备。在档案信息的转换处理过程中，计算机设备的精密度和运行的稳定性对档案的存储和调用工作都有些密不可分的关系。
        3.数据录入工作。
        档案信息化建设过程中，数据的录入工作是完成档案信息数据存档记录具有有效性的关键步骤之一。只有将档案数据录入工作做好，才能使文档管理系统更加完善和档案管理工作的有效开展和更新。因此，为维护档案信息建设的数据录入工作，档案信息化建设的管理工作人员就要做到以下几个方面：（1）严格遵守档案信息化建设的数据录入工作的规章制度。（2）工作单位将规范数据录入工作落实到位。例如规范性引用文件、明确术语和定义和数字化基本流程等具体录入工作。（3）做好数据资料的录入准备工作。例如数据目录的输入、档案的扫描方式和计算机设备的分辨率的调整。

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        二、数据库对档案信息化建设的优劣影响
        1.数据库对档案信息数据管理的优势所在：
        （1）良好的数据库可实现档案信息数据的共享。建立良好的数据库服务体系，可为档案信息化数据使用用户提供优质的数据检索和查询服务。在实现为用户提供更为便捷优质的信息数据分析服务的同时也为其提供了准确而又全面的档案信息数据。进而使档案信息数据实现更好的数据共享性。
        （2）降低档案信息数据的系统冗余度。与相同类型的文件系统相比，实现档案信息化建设中，通过档案信息数据库的管理方式，可将档案信息化数据进行整体而又具有逻辑性的管理储存，进而减少大量的档案信息数据，维护数据的一致性和稳定性。
        （3）实现各个档案信息数据的独立性。数据库中存储的是一系列有关档案信息的数据，而不是杂乱无章的数据。这些数据包括了档案的题名、责任者、编号、关键词和文章概要等内容，还包含了图像、音频和影像的内容，因此，要实现档案信息化建设就要使档案信息数据具有一定独立性，使之方便管理、更新和处理。同时，也使得档案信息数据的录入系统具有一定的结构性和特定的逻辑组织方式。
        （4）确保档案信息数据的实现集中控制和组织管理。在档案文件信息数据中，档案信息数据始终处于分散的状态，不同的用户在不同的档案文件操作中具有不同处理方式。因此，通过数据库可对数据进行统一集中的操控和管理工作。从而通过建立档案信息数据的模型来使和档案信息数据之间建立一定的联系。
        2.数据库对档案信息数据管理的不足所在：
        （1）数据库的一致性和可维护性仍有待提高。在档案信息数据的录入、存档、调用和检索等方面工作中，不可避免的存在着数据库中数据的连贯性、安全性和可靠性、完整性和并发操控等问题。因此，需增强档案数据的格式、主题等方面的一致性和档案信息数据更新、问题修复的可行性。
        （2）数据库对档案信息数据的故障恢复还需得到有效保证。由于在档案信息数据管理系统中会设有一定的故障检测体系，以便及时发现数据库问题所在，并及时做出故障恢复指令，以防止数据遭到破坏和损失等问题。因此，数据库所可能出现问题在于物理上或逻辑上的错误，例如系统数据操作频繁和操作失误等完成数据错误的问题。所以档案信息化建设中的数据库的故障恢复功能仍需要得以充分的完善。
        （3）档案信息数据访问困难。档案信息数据查询的条件一旦进行了新的变化个和调整，如档案的编号、简介关键词等发生改变，就会出现没有已有的程序可以支持数据访问。势必会出现对档案信息数据管理系统进行大规模的修正和调节。
        三、综上所述，在未来档案信息化建设进程中，数据库的存在将是对实现档案信息化建设有着牵一发而动全身的重要性，其所给档案信息管理工作单位带来不容小觑的的影响。因此，档案信息化建设在实现对档案数据化并更好融入到数据库当中仍需相关工作人员的对其两者之间的利与弊进行更为深入的研究和探索。
        参考文献
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        [2]刘莉.谈谈档案数据库在档案管理中的作用[J].城市建设理论研究,2013(031):1-4.
        [3]刘玉红.试论数据库在档案管理中的不足及建议[J].农民致富之友,2011, (10):26.
        [4]王洁颖.浅谈数据库在档案管理中的重要作用[J].科技资讯,2015,(022):247-249.
        作者：熊雪贤泗阳县政协副主席档案馆馆长
        姜云路泗阳县档案馆科长馆员