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浅议企业人事档案管理与思想政治工作创新

发表时间：2020/10/14 来源：《基层建设》2020年第19期作者：梁婷婷

[导读] 摘要：企业人事档案是指企业人力资源部门在招聘、配置、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中直接产生的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现，以个人为单位立卷归档保存起来以备查考的文字、声音、图像、照片、表格及其他各种形式的历史记录，是全面考察员工的重要依据，是企业档案的重要组成部分，对人力资源开发、人才管理、人才政策制定等方面具有十分重要的作用。

        抚顺石化公司石油一厂人事部
        摘要：企业人事档案是指企业人力资源部门在招聘、配置、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中直接产生的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现，以个人为单位立卷归档保存起来以备查考的文字、声音、图像、照片、表格及其他各种形式的历史记录，是全面考察员工的重要依据，是企业档案的重要组成部分，对人力资源开发、人才管理、人才政策制定等方面具有十分重要的作用。本文对企业人事档案管理与思想政治工作创新进行分析，以供参考。
        关键词：企业人事；档案管理；思政创新
        引言
        人事档案中包含了企业员工的基本个人信息和其各个工作阶段的工作情况信息，如果档案信息出错或出现不完整的现象，就会对员工的自身价值判断出现失误，也就使得人力资源的利用和工作人员的合理分配出现问题，不利于工作人员的个人发展和企业的高效管理。档案管理工作的能力与创新工作息息相关，管理工作能力不高，就会造成企业管理工作的困难，不利于企业核心竞争实力的提升。
        一、我国目前一些企业人事档案管理现状及存在的问题
        （一）一些管理人员缺乏强烈的档案管理意识
        在我国大部分企业里面，对于人事档案管理的工作还存在意识落后的情况。因为企业以盈利为目的，最终目标就是实现效益最大化，而对于人事档案管理方面的工作，则认为是细碎的日常工作，不产生任何经济效益和价值，所以在思想上对于人事档案管理工作不够重视。
        （二）人事档案管理方法过于传统与老化
        有的企业虽然进行了人事档案的管理，但是在管理思想和方法上还过于传统与老化，有待更新与改进。目前最通用的就是文件夹里存放纸质版的各类人事档案资料，但是有一些重要的文件并未进行备份存档，也没有运用新型档案管理软件进行规整。可见，如何推进人事档案管理信息化建设，把一些人事档案保存为电子化文档，实为企业实现人事档案管理信息化的一大重要课题。
        （三）企业人事档案管理电子信息化程度低
        企业人事档案管理是企业管理工作的重要内容，但仍然有较多企业采用传统的档案管理模式，很多档案工作人员对于企业人事档案管理电子信息化建设重视程度不够，虽然引进了很多先进的技术设备，但由于人员对技术设备运用不够灵活，导致先进的数字化档案管理优势没有发挥出来，反而增加了企业人事档案管理工作人员的工作压力，同时也影响了企业档案管理现代化发展。
        二、有关企业人事档案管理科学化的对策与思考
        （一）建立健全关于人事档案管理的规章制度
        企业管理者应保障建立健全人事档案管理工作的规章制度和操作方法，对整个管理流程实施监管和绩效评估。有了明确的规章制度以后，人事档案管理人员的工作积极性会加强，并且能够认真对待人事档案管理的所有事项。比如建立员工档案转入/转出手续、档案材料移交签收表、员工调职申请、员工离职申请、员工调薪申请，等等，都应该对过程内容加以明确，签字需确保是本人亲笔签名，日期填写正确，这些细节都需要加以把握，如此才能够进行有效的管理。
        （二）引入专业管理软件，奠定电子信息化管理基础
        从当前信息化时代发展特征以及档案电子信息化管理的现状进行分析，加强计算机硬件配套设施建设是顺利推进企业人事档案电子信息化管理的基础和前提条件。简单来说，只有保证计算机硬件设施完善先进，才可以为进一步的数据转化与信息化处理做好铺垫。在具备了完善化的硬件设施后，需要根据企业人事档案处理要求在第一时间构建个人电子档案，确保企业员工的档案信息能够基于计算机平台进行查询浏览与下载，实现长久保存，顺利促进电子信息化管理的落实。

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专业管理软件的引进是影响档案信息化管理质量的重要因素，所以需要在软件引入方面考虑多方面的情况，尤其是要正确评估目前企业人力资源发展建设的现状、企业适应内外部环境的能力、人事档案管理中存在的缺陷与不足，在此基础之上选择专业管理软件，以便在档案资料的查找应用分析等方面实现电子信息化操作，并促进信息高度共享，建立电子档案信息数据库。另外，信息共享效果是影响人事档案电子信息化管理效果的一个重要因素，所以在管理进程当中，企业需要积极推进信息共享平台建设，用网络化平台满足企业领导和各个部门的信息需要保证信息传递的时效性，维持数据的及时性和可靠性。
        （三）加大安全管理力度，保证电子信息化管理质量
        由于人事档案是企业长远发展建设当中人力资源管理的集中表现，人事档案管理工作的质量体现出的是企业人力资源的竞争力，关系到企业在改革发展和可持续性建设当中的能力与竞争力，所以，必须综合保证人事档案电子信息化管理的质量，尤其是要把安全管理落到实处。电子信息化技术手段运用能够为人事档案管理带来极大的优势和便利，但同时网络又是一把双刃剑，具有很强的开放性特征，存在着很大的安全隐患问题。如果不能够做好人事档案管理当中的安全管理，很容易威胁数据信息的安全，泄露员工的信息，甚至是企业的机密。在信息化时代，信息泄露已成了企业发展建设中的巨大威胁，对此企业要在安全管理方面加大力度，采取有效措施防范与处理人事档案信息化管理中的安全漏洞问题。
        （四）加强对全员的宣传教育
        要结合当前企业人事档案管理具体需求，有针对性地对企业人事档案管理工作人员开展讲座和学习培训，特别是要加强横向的交流和互动，选拔一批优秀的人事档案管理人才到其他企业进行参观学习，进一步开拓企业人事档案管理人员的视野，学习其他企业人事档案管理的先进经验，让企业人事档案管理工作人员对企业人事档案管理的重要性有新的认知。同时，企业应当制定并落实统一标准的档案管理责任制度，使各个职能部门有据可依，企业也应积极建设档案管理的工作环境，打造一个属于企业自身的档案馆。
        （五）提高工作人员的综合素质和业务能力
        为了更好地满足企业人事档案管理需求，必须加强企业人事档案管理工作人员的技能培训，既要让企业人事档案管理人员掌握必要的电子化信息技术，也要让企业人事档案管理人员掌握必要的网络化知识，进一步提升企业人事档案管理人员的专业能力和信息化素养。一线工作的档案管理人员，可以通过专业的培训以及行业内交流学习，进一步优化企业人事档案管理人员的知识结构，让企业人事档案管理人员对当前人事档案管理的最新知识有全面的了解，确保企业人事档案管理人员能够跟上时代发展步伐，不断熟悉和学习最新的档案管理现代化制度，了解较为规范的现代化管理手段，提高企业人事档案管理工作的实用性。
        结束语
        当今社会，已经步入信息化大数据新时代，伴随着企业管理理念的不断更新，法律法规的加以强化，全球计算机技术的快速发展和广泛运用，都使得企业进行档案管理科学化显得十分有必要。在运用科学的方法推进档案管理的功能，提升档案科学管理水平上，都有很大的拓展空间。总而言之，要使人事档案管理工作更加规范、科学、有序，必须加强学习，与时俱进，从逻辑思维和工作方式上形成新的管理模式与方法，这样才能不断推进人事档案管理科学化的水平。
        参考文献
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