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人事档案信息化管理与服务工作之探析

发表时间：2020/10/14 来源：《基层建设》2020年第19期作者：田园

[导读] 摘要：在中国共产党第十六次代表大会上明确指出：信息化是我国加快实现我国工业化和现代化的重要标准，是证实个人相关问题的重要凭证，对人力资源管理，人才资源开发具有不可缺少的作用。

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        摘要：在中国共产党第十六次代表大会上明确指出：信息化是我国加快实现我国工业化和现代化的重要标准，是证实个人相关问题的重要凭证，对人力资源管理，人才资源开发具有不可缺少的作用。本文对人事档案信息化管理与服务工作之探析进行分析，以供参考。
        关键词：人事档案；信息化管理；服务工作
        引言
        当今，全球已经处于大数据时代背景下，各个国家都在加速实现信息化，抢占信息资源。信息化社会的发展在一定程度上刺激了国家经济的增长，信息资源已经成为当前最重要并且不可或缺的资源。这种资源的价值在慢慢体现，数据信息已经渗透到各个行业之中，各行各业已经在加速信息化建设的脚步。
        一、企业人事档案信息化管理的内涵
        人事档案是人在成长与实际工作当中，个人品德、经历、能力、学历、社会关系、荣誉获取等诸多方面的原始记录。人事档案能够为企业对人才进行考察、评价与使用提供重要根据。通过对诸多科研数据资料进行统筹分析，可以了解到在如今的社会信息化发展水平逐步提高的背景下，先进的计算机网络技术手段已经在生产生活当中大范围普及推广，在给企业带来诸多生产效益的同时，也提高了对企业信息化手段运用的要求。把先进的网络信息技术手段应用到人事档案管理环节，将会极大程度上改变如今的企业人事档案管理面貌，发挥档案动态管理方面的诸多优势，给企业的管理建设和创新发展带来更多突破性进展。企业人事档案电子信息化管理就是在这样的背景之下诞生的，指的是以先进的电子信息化手段为依托，将人事档案管理工作纳入到信息化管理系统当中，利用更加方便快捷的技术手段处理档案信息，促进档案资料的开发与利用。
        二、加强人事档案管理信息化建设的必要性
        对于任何一个国家来说，人事档案管理的重要性都是不言而喻的。它是一个国家根据法律法规所履行的社会管理职能，对于社会人才流动情况具有重大意义。我国公民的人事档案一般都是由相关事业单位进行保管的，如果当事人需要可以直接通过管理部门调出。从另一个层面来说，人事档案管理不仅是公民个人信息的保管，同时也是社会人力资源的整合。无论是国家，还是企业，最为重要的就是人才，好的人才会推动国家的发展，尤其是优秀的科研人才，会促使国家发展到另一个高度上，这也是为什么人事档案管理如此重要的原因。人事档案管理可以在一定程度上帮助企业发展，帮助企业引进合适的人才，提升企业的工作效率。目前我国人事档案的管理还存在一些问题。
        三、人事档案信息化管理与服务工作之探析
        （一）健全优化档案管理制度
        要建立一个专门针对文件的管理系统，从生成文件数据的收集和归档到文件室的统一管理以及文件的日常存储，借用和使用，必须制定严格的系统。根据信息化要求，优化干部人事档案收集系统，身份档案系统，搜索（借阅）系统，文件传输系统，保密系统等。档案管理人员利用信息化来更好地进行信息的识别，保证真实性。档案管理人员必须坚决恪守自己的行为，即无推荐信，无非正式党员，不参与调查，不涉及家庭成员的调查，没有领导者不检查；未经领导批准不得借款；没有特殊需要的人不要借钱；没有完整的程序就不要借钱；不借用相关文件；个人文件不转移，不转移命令，不转移身份信息，不转移相应的资料，从而更好地保证文件内容的准确度和提高工作效率。
        （二）强化人事档案管理意识
        对于企业人事档案的管理思想及管理方法，应该多引进先进的管理手段，强化工作人员的管理意识，提升管理人员的综合素养，提高全体员工工作上的主观能动性。在人事档案管理的交接程序上要以严谨的态度去对待，而不能敷衍了事。需要学会不断地改进工作方式，提升工作效率，在存档环节中，应发挥个人主观能动性，多动脑筋加以鉴别，将虚假资料及时剔除，维护人事档案资料的真实性和有效性。

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        （三）进行管理模式的变革
        要对过程加以把控，适时调整方向和进度。在对人事档案管理科学化的实践过程中，必然会遇到各种困难，需要企业对变革过程中一些工作的细节进行方向上的把握和调度，发现偏离原本设立的目标，就应该立即分析原因，加以改进，从而将人事档案管理工作落到实处。
        （四）加强档案人才队伍建设
        首先，一定要加强档案工作者的服务意识，强化他们服务的观念。因为档案管理信息化的工作，并不是一项可有可无的简单工作，其实它关系到很多方方面面。档案工作人员应该把档案管理信息化工作当成是一个带有国家荣誉感的工作，这是作为国家信息建设的其中一个非常重要的分支。有些机密文件只能够永久保存和给有关部门的人员进行查阅，除了那些绝对机密的文件，其它的文件可以加强其服务的领域。并且一定要把国家在档案管理信息化上投入的人力、物力、财力发挥到正确的地方，不要造成成本的浪费，使所有的经济效益达到最大化。领导要加强对人事档案管理工作的重视，定期检查，指导和监督文件管理，并及时发现和解决问题。还要制定人事档案管理工作发展需要达到的总体目标，做好规划，使档案工作能够有序进行。各级组织要加强对档案工作的领导，加强档案工作人才队伍的建设力度，提高他们的各方面能力。定期对档案管理工作人员进行工作培训，从思想上提高他们的管理理念；能力上加强管理技能培训，提高工作适应性。通过开展培训活动，达到树立信息管理理念，完善原始知识结构的目的，从而建设一支有水平的档案管理人才队伍。
        （五）引入专业管理软件，奠定电子信息化管理基础
        从当前信息化时代发展特征以及档案电子信息化管理的现状进行分析，加强计算机硬件配套设施建设是顺利推进企业人事档案电子信息化管理的基础和前提条件。简单来说，只有保证计算机硬件设施完善先进，才可以为进一步的数据转化与信息化处理做好铺垫。在具备了完善化的硬件设施后，需要根据企业人事档案处理要求在第一时间构建个人电子档案，确保企业员工的档案信息能够基于计算机平台进行查询浏览与下载，实现长久保存，顺利促进电子信息化管理的落实。专业管理软件的引进是影响档案信息化管理质量的重要因素，所以需要在软件引入方面考虑多方面的情况，尤其是要正确评估目前企业人力资源发展建设的现状、企业适应内外部环境的能力、人事档案管理中存在的缺陷与不足，在此基础之上选择专业管理软件，以便在档案资料的查找应用分析等方面实现电子信息化操作，并促进信息高度共享，建立电子档案信息数据库。另外，信息共享效果是影响人事档案电子信息化管理效果的一个重要因素，所以在管理进程当中，企业需要积极推进信息共享平台建设，用网络化平台满足企业领导和各个部门的信息需要保证信息传递的时效性，维持数据的及时性和可靠性。
        结束语
        在全球推进信息化建设的今天，各行业的专业技术人才显得尤为重要。而对于人才信息整合的人事档案管理来说，信息化建设势在必行。将各种各样的人才档案信息整合到一起，建立一个完善的人事档案信息管理系统是推进信息化进程的一部分。
        参考文献
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