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档案馆电子档案管理的思路与策略

发表时间：2020/10/14 来源：《基层建设》2020年第19期作者：刘军

[导读] 摘要：随着信息技术的快速进步和发展，计算机技术在各个行业中都得到了广泛的应用。

        衡阳市疾病预防控制中心湖南衡阳 421001
        摘要：随着信息技术的快速进步和发展，计算机技术在各个行业中都得到了广泛的应用。而现阶段档案馆中也产生了大量的电子档案，而对计算机技术进行合理应用可以有效的提高整体的管理效率。本文就对档案档案馆中电子档案管理工作的思路和策略进行分析和研究。
        关键词：档案馆；电子档案管理；管理策略
        一、档案馆电子档案管理的特点
        第一，档案馆电子档案管理工作具有独立性的特点。当前档案馆在进行电子档案管理工作的过程中，一般需要借助计算机网络来完成数据信息的传递，但是由于在工作的过程中没有固定的存储位置，因此在后续的工作过程中存储环境和载体等经常出现巨大的波动，但是其本身的内容并不会受到影响；
        第二，档案馆中的电子档案通过使用计算机可以对有关的数据信息进行实时的存储和利用，且数据处理工作对于软件设备等有着较强的依赖性[1]。只有对计算机技术进行合理应用，才可以做好有关电子档案的存储、分类等多项工作。
        第三，在管理电子档案的过程中存在着较多的安全隐患。因为在管理电子档案的过程中需要使用计算机，其登录网站比较方便，虽然此种方法对于使用者有着较强的便捷性。但是对于其他的使用人员来说，也同样方便，其他人员可以随时随地对电子档案进行复制和修改，原始的电子档案就会发生巨大的变化，进而导致整体管理工作的质量受到严重的负面影响[2]。除此之外，如果电子原材料发生了缺损，也没有进行备份或者是在传递信息的过程中计算机系统发生了故障，也会大大增加档案丢失率。
        二、档案馆电子档案管理的思路
        （一）转变传统的管理理念
        在进行电子档案管理工作的过程中，首先档案馆需要提高对电子档案管理工作的重视，认识到此项工作的重要性，并加大对其的宣传力度。除此之外，档案馆在进行管理工作的过程中还需要结合实际工作情况对有关的档案管理人力资源进行合理的分配，应安排专门的工作人员进行电子档案管理工作。与此同时，在对其进行管理的过程中，工作人员还应严格遵守标准归档的工作原则，做好电子档案的保管工作，合理划分档案的类型，这样一来在后续的使用过程中，就可以随时随地查找自己想要的档案资料[3]。除此之外，为了推动电子档案管理工作的顺利开展，档案馆还应加强现代化设备的建设力度，结合实际工作需求，加大资金的投入力度，配置相关的管理设备，例如，应保证计算机以及扫描仪等设施都应配备齐全。与此同时，还应结合实际情况，定期购买相关的软件等，做好各项工作。档案馆中的领导人员也应提高对此的重视。为了进一步对电子档案管理工作的一体化和智能化水平进行提升，档案馆还应开发与之相匹配的软件等，强化组织技术力量的支撑。
        （二）建立健全的电子档案管理制度
        档案馆在对电子档案管理制度进行完善的过程中，相关工作人员需要做好以下几项工作：第一，在进行管理的工作过程中应保证文件管理和电子文档的统一化管理工作。

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电子文件本身也属于电子文档的基础管理内容之一，因此在实际的工作过程中应强化整体的规范性，这样一来才能够有效的提高电子文档数据信息的真实性和准确定；第二，在进行档案管理工作的过程中应将电子档案内容的搜集和整理、汇总等多项工作归入到基础档案管理中，这样一来在搜集和整体档案信息资料的过程中就可以有效的对其统一性和规范性进行提升；第三，在实际的工作过程中，档案馆还应该建立专门的电子档案监管部门，在接收电子档案之前，首先需要对其进行严格的检查，保证电子档案的真实性和准确性不会受到严重的影响。除此之外，为了进一步有效的对电子档案现代化的管理水平进行提升，还应结合实际工作需求使用标准规范的管理方法，从管理工作的实际出发，对相关的管理标准进行明确的规定，并在后续的工作过程中对其进行有效的落实，这样一来才可以更好的推动着电子档案管理工作向着标准化的方向不断发展，从而为后续工作的顺利开展提供保障，为档案馆的发展打下坚实的基础。
        （三）提高电子档案保管工作的安全性
        档案馆在完成电子档案归档之后，还应结合实际使用合理的方法对其进行保管，避免档案资料受到严重的损害，从而有效的对档案资料的安全性进行提升。第一，首先加强对存储载体质量的控制力度，做好相关的管控工作。第二，为了进一步提高档案资料的安全性，还应结合实际适当改善和创新存储载体的保管条件。档案馆在保管电子档案的过程中，应尽量避免靠近有害气体和磁场环境，建立一个良好的管理环境[4]。除此之外，在进行管理的过程中，还应加强对保管环境温度和湿度的管控力度；第三，在日常的保管工作中，为了强化电子档案的安全性，档案馆应安排专业的工作人员定期检测计算机内的病毒，保证在电子文件的保存载体不存在病毒和木马等，提高载体周围环境的安全性，有效加强对机密电子档案的管理力度；第四，档案馆在保管电子档案的过程中，要想进一步提高档案信息的安全性和完整性，还应定期对电子档案进行安全检查工作，一旦发现其中存在信息和载体损害的现象，应立即采取有效的防护措施，及时的对其进行修复，避免出现严重的安全问题，提高整体保管工作的安全性。
        （四）加强人才队伍的建设力度
        要想进一步提高电子档案的管理力度，做好管理工作，档案馆还应加强人才队伍的建设力度，引进一批高职业素养、高工作能力的档案管理工作人员，同时在工作人员正式上岗之前还需要对其进行适当的培训，为后续电子档案管理工作的顺利开展提供保障。档案馆在对档案管理人员进行培训的过程中，应重点培训有关档案管理知识和现代化信息技术方面的培训，在工作的过程中能够熟练的使用各种电子档案管理技术，尽可能的避免出现错误操作的现象，从而有效的提高电子档案的安全性。除此之外，档案馆也应加大人才的引进力度，优先选择具有丰富工作经验或者是突出技能水平的工作人员，可以灵活的解决工作中存在的各种问题，充分发挥计算机技术的作用和价值，从而有效的提档案馆电子档案管理工作的效率。
        总结：综上所述，将计算机技术和档案馆管理工作进行有效结合，可以更好的提高整体的管理效率。虽然现阶段档案馆电子管理工作还存在着比较多的问题，但是只要有关管理人员能够转变传统的管理观念、完善管理制度、强化安全管理力度等就可以有效解决上述存在的问题，从而为电子档案管理水平的提升打下良好的基础。
        参考文献：
        [1]李君，陈建群，申细秀．高校电子档案集中管理模式的实现构想[J]．图书馆，2020，5
        [2]丁宜，翟淑萍．高校电子档案异地备份研究[J]．黑龙江档案，2018，1
        [3]李静，胡可平，吴光春．试论网络环境下高校档案馆功能的转变[J]．赣南医学院学报，2018，5
        [4]赵海峰．网络环境下高校档案编研工作的思考[J]．北京档案，2020，2
.        作者简介：
        刘军（1982.10-），男，汉族，籍贯湖南邵东，本科，中级馆员，研究方向：档案管理