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商品房买卖合同档案登记管理

发表时间：2020/10/14 来源：《基层建设》2020年第19期作者：李群娣

[导读] 摘要：加强住房登记档案管理的方法和相关理论研究意义重大，一方面，目前对这一思想进行改进和创新的工作方式迫切需要，另一方面也应注意加强对相关概念的分析，对于住房登记档案实施的管理方式的改进也具有重要意义。

        茂名市住房建设事务中心 525000
        摘要：加强住房登记档案管理的方法和相关理论研究意义重大，一方面，目前对这一思想进行改进和创新的工作方式迫切需要，另一方面也应注意加强对相关概念的分析，对于住房登记档案实施的管理方式的改进也具有重要意义。本文将重点放在这方面，详细分析住房登记档案分类管理的内容，基本方法和思想，在开展工作的同时应注意问题的核心和工作方式等。对此进行了系统的分析，旨在在此基础上改进改革工作的执行，以更好地实施与进一步改进。
        关键词：商品房；买卖合同档案；登记管理
        1引言
        房屋产权登记档案是城市房屋产权登记机构在房屋产权的初始登记，转让，变更，抵押，加封，无效等一系列管理工作中直接形成的保存价值的历史记录。这是城市房屋产权登记工作的真实记录和重要依据。房屋所有权档案是专业的，动态的，真实的，有价值的和合法的。它们在注册和认证，交易评估，抵押担保，财产税，司法仲裁和其他方面起着不可替代的作用。近年来，房地产业迎来了新的发展，注册档案的管理也迎来了前所未有的挑战。新商品住房的增加，公共住房买断意识的增强，频繁的抵押贷款和未来房屋的预购已成为常态，这使得登记档案数量迅速增加，档案仓库紧张的矛盾是愈演愈烈。如果这个问题不能得到妥善解决，将严重影响注册机构向社会服务的质量和效果，甚至危及仓库的安全。
        2房屋登记档案管理问题的原因分析
        2.1档案案卷编号混乱
        从编号的形式来看，房地产档案号更多的是由汉字，数字和字母组合而成，编号繁琐冗长，使鉴定档案文件框往往无法体现出背面的档案编号，给档案的使用带来不便。从编号系统的角度来看，一方面，评估文件的编号系统太大，并且使用了一些没有分类特征的类别，例如项目负责人，公司名称等。评估项目的编号通常等同于评估文件的编号，从调查的角度来看，这与实际情况不符。
        2.2保管期限划分随意
        一些机构没有将房地产的有关规定作为划分依据，而是随意制定了自己的记录保管期限表，如简单规定“年”为保管期限。为了更方便地存储电子文档，一些人甚至随意缩短了纸质文件的存储时间。另外，从调查的角度来看，一方面由于繁琐的鉴定工作，另一方面，为避免风险，一些机构将鉴定文件的保存期限定为永久性。这种随意划分档案保管期的行为，也带来了鉴定工作难以进行的现象，许多机构自成立以来就没有进行鉴定工作。
        2.3档案保管场所落后
        尽管在问卷调查中，机构配备了基本的档案仓库，但是在访问调查中，了解到档案仓库通常只是一个堆放评估文件的地方，例如在办公室走廊里建立文件柜，甚至存放在服务器机房，杂货店和其他免费文件箱中，成堆捆在一起。
        从目前的情况来看，大多数机构都会在办公室放置临时文件柜，尽管这不能满足档案库中“三分开”和“八防”的要求。对于评估机构来说，由于目前的发展状况，这也是无奈的。但是，档案的恶劣储藏条件不仅反映在这里，而且还反映在这些“临时仓库”的防火措施往往不到位，必需的储存设备没有配备，最重要的是建立储存系统是非常不完美。
        2.4档案人员素质不高
        从访谈调查来看，建立专职档案管理员的机构并不多。兼职档案员通常是一名，配备不到位的一些内部人员，打字员也可以成为兼职档案员。这将不可避免地出现档案管理员不理解“卷”的概念。根据档案的特点，应聘用兼职档案工作者的考核人员，主管部门和房地产机构应当对职业和兼职档案工作者进行鉴定知识和档案知识的专业培训，以适应档案工作者的要求。
        2.5软件开发不成熟
        当前，房地产机构的信息化建设，特别是业务流程管理软件的开发，处于探索阶段，缺乏行业领导者或优秀的软件推广能力。这些组织通过学习计算机知识或与软件公司合作并集成其内部管理系统来开发软件。这两种情况都有缺陷。

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前者的开发时间相对较长，而后者由于软件公司无法全面了解估值的业务流程而导致软件无法达到预期效果。在调查中，使用软件后效率甚至降低了。同时，估价机构的业务流程管理软件通常不具有文件管理模块的功能，或者文件管理软件未与业务流程管理软件集成。
        2.6管理水平层次模糊
        目前，对房地产中介机构资格水平的评估已与中介机构的档案管理系统挂钩，但门槛较低，一般只需要具有相应完善的档案管理系统，而相关法规则没有做出具体要求。因此，评估档案的管理水平尚不明确。行业评估主管部门在评估鉴定机构的资格时，可以制定适当的档案管理评估标准，并将档案管理水平与鉴定机构的资格评估联系起来。
        3房屋登记档案管理方法研究
        3.1实体档案管理
        档案的管理应遵循档案形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。评估文件的基本分类方法是项目分类，因此可以根据评估项目编号系统对文件进行分类。根据鉴定项目的特点，具体编号结构应按年份，鉴定类型和序号排列。常用的方案是年度评估类型项目序列号。年份业务类型项目是根据年份的形成方式来划分评估文件，然后根据两个级别的业务类别，最后根据项目编号分类。
        业务类型：首先根据业务类型对评估文件进行分类，然后根据业务类型下的年份对其进行分类，最后根据项目序列号对其进行分类。为了简化项目编号，可以适当省略公司名称。如果机构规模大，文档复杂，则可以根据实际情况添加分类等级，以显示差异。例如，如果组织有更多的分支机构，则可以将“分支”简称为等级，如果业务评估机构的范围广泛，则可以增加“项目”的来源为等级，但一般来说，该项目编号应简明扼要，通常使用字母，数字的组合，建议评估机构在评估文件中编号，采用相对简单的编码系统，并通过编号规则指定，说明具体编号的含义。
        3.2电子文件管理
        电子文档的存档范围应以实物文档的存档范围为准，同时应充分考虑电子文档的技术环境，数据类型和格式，操作数据和测试数据等技术因素。电子文件归档包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档应定期进行。档案工作者应在实物文件归档期间检查电子文件的归档状态，并督促评估者归档电子文件的状态。
        电子文件在文件管理系统中以分布式，逻辑和虚拟方式存在，并且需要离线存储在不可擦除磁盘或非易失性介质上，以确保电子文件的长期可用性。档案保管人员应根据数量，定期将存档的电子文档刻录到CDS或其他介质中以进行保管。光盘的封面应标明存储在光盘中的评估文件的项目号或文件号，编制日期，保密级别和其他基本项目。如果电子文件的组织方式与实体相同，则指示电子文件的文件号。如果电子文件的组织方式与项目编号相同，则指示电子文件的项目编号。电子文档的保存期限应设置为永久。为了保证其法律信誉，条件成熟的机构可以采取技术和管理措施，保证电子文件的真实性。
        4结论
        无可置疑，目前房产登记档案管理工作正以飞快的速度融入信息网络化发展中，必将迎来房产登记档案工作的巨大进步。房产登记档案管理工作任重路远，作为房产登记档案的管理人员一定要与时俱进，用发展的眼光，精益求精的态度，科学合理的手段把房产登记档案工作做细做好。有效加强档案管理职能，坚持做好房产登记档案管理的各项基本工作。加强主动服务意识，才能使房产登记档案工作有序开展。为房屋产权登记服务，发挥房产登记档案的作用，为全社会服务。
        参考文献
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