大数据时代工程档案信息化管理浅议--中国期刊网

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大数据时代工程档案信息化管理浅议

发表时间：2020/10/14 来源：《基层建设》2020年第19期作者：牛磊

[导读] 摘要：随着我国城市化建设的快速推进，建筑工程项目的建设规模不断扩大，工程档案管理工作的难度不断提升。

        身份证号码：41051119900815xxxx 河南安阳 455000
        摘要：随着我国城市化建设的快速推进，建筑工程项目的建设规模不断扩大，工程档案管理工作的难度不断提升。信息技术的发展为工程档案管理提供了新的路径，提高了档案信息的完整性和全面性，推动了工程档案管理的科学化和系统化。
        关键词：工程档案；信息化；管理
        引言
        在大数据时代背景下，工程档案信息化是提高档案利用服务效能的必经之路。城市建设档案馆要在工程档案管理的活动中承担起统一规划和组织的角色，全面应用现代信息技术以档案信息资源建设作为档案信息化的核心工作，加强信息基础建设，将工程档案信息资源进行数字化管理和提供利用。
        1大数据时代工程档案管理信息化
        大数据时代网络信息技术、数字技术的发展，推动了该技术在工程建设领域的应用。工程电子文件、CAD图纸等的出现，加快了工程档案管理信息化的进程。档案信息数据库的形成可以为工程管理创造新的价值。档案管理信息化能够提高电子档案的利用率和管理效率，保证档案管理服务的良好运行，既可以帮助工程建设部门获取相关的内外信息，实现施工、设计等部门的有效沟通，也可以使档案信息得到及时的保存与修正，并提高档案信息的流通效率，节省档案管理成本。工程档案信息管理为档案信息资源的开发与利用提供了良好的保障，顺应了社会与时代发展的需求。
        2信息化手段在我国工程档案管理中的现状
        近些年我国经济迅猛发展，人们的生活水平得到提高。人们在满足于物质生活的情况下，也更多地追求生活的品质。在工程档案管理工作中，应用现今的信息化技术能够使得档案管理工作变得更加便捷，先进的信息化手段对于工程档案管理是必不可少的。就目前而言，我国的信息化建设取得了长远的发展，信息化技术开始被越来越广泛地运用到社会各个领域中去。现在信息化手段在工程档案管理当中也开始被广泛应用。但是在应用的过程中，由于我国信息技术发展的不平衡，在偏远地区我国工程档案管理工作中的信息化应用还不成熟，信息化技术不够完善，管理模式不健全。现在，工程档案管理工作越来越得到重视，在信息化技术广泛应用的今天，在工程档案管理中不断提高信息化手段的应用能够促进工程管理工作的有效进行。总之，现阶段信息化手段开始更加广泛地应用到工程档案管理工作中去，使得工程档案管理更加高效，相较于传统复杂繁琐的管理模式，可以说近些年我国工程档案管理发生了质的变化。
        3工程建筑档案信息化建设的具体措施
        3.1大力引进先进设备
        纸质档案一旦保存不当就易造成损坏，甚至于出现霉变、虫蛀等不可逆转的情况，因此建筑企业必须要加大引进先进设备，加快档案信息化管理进程，借助科技力量提高档案管理成效。同时，在引进信息化设备后，还需将工程图纸、技术数据等档案根据类型、规格进行分类管理，以便能够在档案需求时进行快速查阅。此外，档案信息化管理也并非就要求企业完全摒弃以往传统的管理工具，在引进先进设备的同时，还需要结合传统基本工具通过优化档案设备推动建筑企业档案管理工作的有序开展。对于建筑企业而言，档案涉及各项资料，因此可以适当增加设备采购资金，引进RFID系统。与传统的档案信息化读取方法相比，RFID系统的信息读取速度要快100倍，更加有利于工程建筑档案信息化管理。
        3.2完善档案信息化制度
        档案工作是项目工程顺利施工的组成内容，而想要实现档案信息化建设就要注意制度完善。通过完善的档案信息化制度对管理人员行为形成约束、认识到档案建设的重要作用。所以，完善的法律制度也是确保项目档案信息化建设的根本途径，是业主和参建单位档案管理主要根据。首先，结合工程项目各阶段的档案管理需求，设置档案管理团队、信息技术团队、档案管理网络体制，制定相关管理制度，例如：《档案管理规定》、《项目档案整理实施细则》、《公司档案分类编号规则》、《电子档案管理细则》等。

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        3.3及时培训建设单位科学使用档案信息化管理一体系统
        建设单位由于长期整理纸质档案居多，在短期内要养成全套实体档案扫描并在线同步归档的工作习惯是比较困难的，并且整理纸质档案大多采用手工操作的方法，与电子文件处理手法相差甚远，因此需要新的知识和技术手段，需要通过组织业务学习和技术培训。建设单位缺乏专人专岗的档案信息化人才，档案馆要及时给予建设单位在系统运用方面的相关培训，推进工程档案工作规范化、标准化、信息化建设，确保工程档案资源的齐全完整。
        3.4档案利用服务
        档案信息资源开发作为档案工作内容之一，怎样更好的服务企业发展和工程建设、提高档案利用率是重要工作内容。因此，档案的利用也是档案工作的关键，在档案管理中有着重要作用。通过档案信息管理系统，开放案卷级文件级目录信息，通过相应的审批流程，利用档案电子文件。并且开发档案移动端的利用服务，大大增加档案信息化工作查询服务机制，从而更好的提高工作效率与管理质量。
        3.5工程档案材料信息化处理的保护措施
        工程档案管理的目的就是为了能够将工程档案最为真实的一面保存下来供他人在未来参考，所以其真实性和原始性是非常重要的。但是相对于电子文件而言，纸质材料的原始性更加容易被控制，因为一旦被篡改，纸质文件会有很明显的痕迹，但是电子文件却没有这些优点，人们并不能够从表面区分电子文件是否为原始资料，这就需要档案管理人员保证自身对资料没有任何改动，保证其原始性，并且将资料设置为只读模式，避免来自他人的篡改。此外档案管理员还需要为工程电子档案资料的存储介质提供足够的物理保护。存储电子档案的介质一般是硬盘和光盘，这些存储介质较容易受到温度、湿度和光照、磁场等因素的影响，严重时会导致电子档案资料全部丢失，所以对此要引起高度的重视。还需要定期的监测和维护储存介质，如果发现存在问题和潜在的问题，需要及时解决，为电子档案资料的安全性提供保证。
        4工程档案信息化手段应用的发展方向
        随着信息化技术的普及，信息化手段在工程档案管理中的应用也越来越普遍。对于信息化手段的应用，需要更加严格的规范信息化技术的使用规范，在档案管理方面，要能够严格信息化手段使其能够在工程档案管理当中正确地发挥效用。同时，要能够完善相关操作方面的法律法规与公司内部的立法，通过法律法规的形式进一步加强对于工程档案管理信息化建设的管控。因此，信息化手段应用于工程档案管理中时，我们应确保在各方面有完善并行之有效的流程规范，不断加强各环节之间的联系和监督，确保各环节流程的规范化和合理化。随着信息化建设的不断进行，信息化手段的发展必将要通过严格的管理，使其更加的规范完善。
        结语
        城市建设档案馆不仅要重视档案实体的收管用，做好城市服务工作，还要深挖工程档案的价值。这就要求档案馆跟上信息化发展的步伐，推动工程档案信息化的建设，对结构化和非结构化的数字化档案信息资源进行挖掘、分析和整理，提炼出有价值的信息，以服务社会为抓手，以信息化建设为工具，实现新一代的服务型的数字化城市建设档案馆。
        参考文献
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