浅谈新时期工程档案管理信息化建设魏以倩--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

浅谈新时期工程档案管理信息化建设魏以倩

发表时间：2020/10/14 来源：《基层建设》2020年第19期作者：魏以倩

[导读] 摘要：在信息技术飞速发展的今天，工程档案管理进入新的发展阶段，深受信息技术的影响。

        天津市东丽城市基础设施投资集团有限公司天津 300300
        摘要：在信息技术飞速发展的今天，工程档案管理进入新的发展阶段，深受信息技术的影响。工程档案是档案管理不可或缺的组成部分，强化对工程建设项目管理真实信息的收录，渗透在工程建设全过程，对未来行业发展具有指导性作用。因此，要坚持与时俱进，适应新时代，对工程档案管理进行深入分析，探讨其发展现状，分析信息化发展的必要性，明晰新型发展模式中存在的不足，形成科学发展策略，促进工程档案管理工作向着规范化、科学化与高效化的方向发展，为行业决策的制定提供更加详实与可靠的数据支持。
        关键词：档案信息化；工程档案管理；现状；实施措施
        1工程档案信息化管理的重要意义
        首先体现在有利于提高工程档案管理水平方面，现阶段我国工程档案管理工作存在诸多不足，最突出的问题在于工程档案管理水平低下。工程档案信息化管理实际上是将信息技术引人工程档案管理工作之中，计算机技术、云处理技术等都会使得工程项目管理更加规范化、科学化和标准化。将工程项目文件和方案进行信息化处理，不仅可以加强对档案内容的保护，而且方便对档案内的数据展开进一步开发与利用，在一定程度上提升档案的价值，从而进一步扩大工程档案管理工作范围、提升工程档案管理水平。
        其次，工程档案信息化管理的重要意义还包括促进工程档案内容共享。从全国范围来看，我国工程档案管理信息化水平并不高，尚未成立健全、完整的档案信息共享机制。在此基础上加强工程档案信息化管理建设工作，特别是利用专门的软件对档案资源管理和利用，可使得工程档案资源更加开放化，进而改善目前我国工程档案内容共享度不高的问题。伴随着工程档案资源开放化程度的提升，工程档案数据的利用率自然会随之提升。而且通过对各类工程档案进行整理、分类，在查找档案时可省略不少传统、繁琐的步骤，从而提升档案查找速度，使得工程档案在建筑行业乃至整个经济社会的发展中发挥更大作用。
        除提升工程档案管理水平和促进档案内容共享的作用之外，工程档案信息化管理还具有推动建筑行业长远发展的重要意义。工程档案实际上是整个建筑行业各类信息的整合，档案的基本形式包括图片、文件、音频或是视频等多种形式。传统的工程档案管理只关注对纸质信息资料的管理和保存，造成不少工程资料缺失，而加强工程档案管理信息化建设，可实现对工程项目各形式信息的储存和保护，方便工程项目建设过程中查找资料和档案。同时，深人研究工程项目档案，可以了解我国建筑行业的发展历程、建筑施工技术等内容，从而为我国建筑行业的长远发展提供借鉴、创造有利条件。
        2 工程档案管理存在的不足之处
        2.1 档案管理人员业务能力存在一定的差异
        工程档案管理工作是比较严谨的，而且保密性较强，工作相对复杂，如今企业规模持续提升，信息化技术发展速度持续增快，有关部门的工作人员也越来越多，工程档案管理工作比较重视信息化管理。所以需要配备专业的人员来开展各项工作，不过由于市场的大部分工程档案管理人员能力有所差异，专业档案管理知识储备较差，难以系统地进行管理工作。不仅如此，一部分工作档案管理人员是兼职人员，在工作对接的时候比较容易产生信息遗漏的情况，因此整体的办事效率较低。
        2.2 档案内容不全，管理制度相对落后
        工程档案的主要特点就是全面性，也就是内容比较全面，能够给之后各项工作的开展提供一定的参考。不过大部分的工程档案记录的内容主要就是项目的负责人、项目的简单流程和对于经费使用等内容，没有单独对于一个项目进行详细地描述，在之后要是存在相关的需求，比较容易造成档案内容记录不详细，工作对接较差的情况。不仅如此，如今人员变动幅度较大，传统档案管理制度存在较多的不足之处，并且整体的工作效率比较低下。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        2.3 档案管理人员积极性较低，档案分类不够
        科学大部分企业在进行工程档案管理的过程中，没有投入专业的经费，管理人员不够重视这项工作。因此大部分工作人员在工作的过程中，没有积极地探索科学完善的管理措施，档案分类科学性较低，同类型的档案没有归到一起，有关人员在进行查找和使用的时候会遇到较多的问题。现阶段档案管理人员专业素质较低，服务意识较差，并且管理层不够重视这项工作，档案管理工作人员工作积极性较低，进而档案管理工作难以获得显著的发展和进步。
        3新时期改进档案信息化建设和管理的方法
        3.1 增强基础设施建设
        如今科学技术发展速度持续增快，给社会各个领域带来了较多的便利，而且促进企业的发展和进步，尤其是通过进行企业档案信息化管理的建设运用，可以显著提升整体的办公效果。对于企业来说需要改善档案的信息化管理基础建设，增强建设力度，重视对于档案信息管理系统的研发，增强建设力度，在后期也需要积极地进行维护。企业在进行档案信息化管理工作的时候，需要增强对于基础设施的建设，购置更加先进的软件和硬件，更新或者是替换那些相对落后的管理设备和管理软件，积极地改进基础设施，确保可以满足新时代的发展需求，能够充分地发挥档案信息化建设和管理效果。不仅如此，高校需要设置完善的档案数据库，提升整体的安全性，促进档案信息数据库的现代化建设，提升投入力度，配备更加全面的硬件，确保管理系统能够更加完善。
        3.2 提升对于档案信息化管理工作的认知
        要想能够促进新时代档案信息化建设和管理工作的高效进行，就需要完善企业的传统档案管理理念，培养档案信息化管理理念，充分明确档案信息化管理的重要程度，需要把工作人员当作管理的主体，确保可以全面增强学生档案信息化管理工作，使得档案信息化管理工作可以更加有序、更加高效地开展。如今也需要改进档案管理理念，创新管理形式，促进档案信息化管理建设工作的发展和进步。不仅如此，企业也需要设置完善的档案信息化管理体系，提升管理工作内容的针对性，确保工作可以参考相关的规定开展，企业也需要联系自身的特点，增强和其他企业之间的合作，共同促进档案信息化管理工作的进行，仔细地落实档案信息化管理的制度，确保可以提升管理工作的规范性和有效性。
        3.3 设置科学合理的档案管理体系
        在进行档案信息化建设的时候，信息技术发挥了一个显著的效果，可以提供可靠的技术保障，所以企业需要充分地使用信息化技术，积极地创新档案建设和管理工作，参考企业的实际情况，设置合理的档案管理制度，细化制度内容，讲清档案归档的时间和保存时间，能够更好地保存各种资料。对于企业来说，可以选择研发属于自己的档案管理系统，也能够直接进行购买，促进档案的信息化建设，优化管理技术体系，确保可以增强档案建设水平和管理水平。在整理和保管档案资料的时候，需要设置规范的工作流程，掌握档案人员的管理责任，挖掘自身发展在档案方面的需求，而且需要创新档案工作方法，设置有效的档案管理体系，确保可以退税存档的效率，档案资料能够得到更加充分地使用，借助信息化技术来整合各种档案资源，可以显著提升工作效率，并且能够避免出现错误的情况。
        结束语
        综上所述，推进档案信息化建设已经成为大势所趋。工程档案管理工作是工程建设行业的一项重要工作，实现工程档案信息化管理是顺应时代发展的体现，进一步强化工程档案管理信息化可推动我国工程档案管理工作的进一步发展，对于建筑行业的长远发展具有重要意义。
        参考文献
        [1] 劳玉芸 . 新时期党员档案管理信息化建设研究 [J]. 办公室业务 ,2019(21):73+75.
        [2] 庞蕴娟 . 简析新时期企业人事档案管理信息化建设 [J]. 知识经济 ,2019(28):85+87.
        [3] 付煜 . 新时期高校人事档案管理信息化建设探讨 [J]. 办公室业务 ,2019(17):60+70.