黑龙江省海伦市档案馆 黑龙江海伦 152300
摘要：围绕国家发展大局，档案管理工作当前以档案信息化建设为重点，加快推进档案法制建设、档案馆功能建设和档案干部队伍建设，促进档案工作与经济社会协调发展。本文主要探讨了实行档案管理信息化的优点与推动档案管理实现信息化的措施。
关键词：档案管理；创新理念；管理信息化
与传统档案管理工作不同，现代档案管理工作与数字技术相结合，进行档案资料的实时共享，创新了档案管理工作理念，使其与现代社会现实发展需求相适应，推动了档案管理信息化的科学发展进程。档案管理是一门相对完善且拥有严密体系的科学，通过建立档案管理信息化模式，改善传统档案管理工作质量低、效率慢、安全隐患大等缺陷，逐渐成为新时代档案管理工作的新方向，所以，企业自身应切实意识到档案管理工作与现代信息技术融合的重要意义。
1档案信息化概述
1.1档案
作为世界经济和时代与社会发展的强力支撑与基础，信息技术已蔓延到世界各个角落，而档案作为人类生产生活发展的重要结晶，也是不同行业生产工作的一手资料，对于各行业未来发展的方案制订与规划具有重要意义，应尽快推动档案管理信息化建设。所谓档案，是指包括各种文字、图案、声响等记录在内的，以往和现在国家机构、社会组织以及个人所从事的政治活动、军事活动、宗教活动过程中，所形成的对国家和社会未来发展有巨大保存价值的资料，与人类社会代代发展密切相关，通过对档案的搜索和研究，能够对历史、文化等方面进行更深入的认知和了解。
1.2档案信息化分析
基于现代科技的快速发展，档案管理逐步成为各领域可持续发展的核心构成部分，但传统档案管理工作方式落后，档案收集效率低、管理制度滞后，且管理方法不科学，应尽快转变人工档案管理形式，转为信息化管理方式。对于档案信息化而言，是指在档案管理工作中融入信息技术、网络手段、计算机技术等，对档案资源进行有序整理与归纳，档案管理信息化迎合了新时代发展的现实要求，以计算机技术和信息技术为指导，对档案信息进行传递、接收、存储与利用。在档案管理信息化建设中，应遵循规范性原则、安全性原则和效益性原则，以制订相应标准、规范和法规为前提，加强对网络技术的研究与开发，最大限度地保护档案信息不被窃取和盗用。
2档案管理信息化建设的现状及存在的问题
虽然档案信息化建设已经开展多年，但是由于种种原因依然面临着尴尬的现状，存在着不少这样或那样的问题：
在观念层面，没有形成与信息化建设相匹配的观念体系。一是档案管理的意识薄弱，对档案信息的收集、采集和归档没有给予足够的重视。有的档案管理部门档案信息疏于管理；有的不注重档案资料的移交；还有的对档案的时效性认识不到位，不及时进行分类、录入、存放和归档，经常是积压很多一次集中处理。二是归档意识淡化，虽然对信息化建设各个环节的要求都清楚，但执行起来就是不落实。有的不按制度来，随意归档，想起来就做，想不起来就顺其自然；有的缺乏档案质量意识，把有用的无用的，价值高的价值低的一股脑堆积在一起。
在技术层面，落后于时代信息化建设的步伐。一是档案信息的电子录入时效性、准确性很差，传输速度慢，影响了数据库的建设质量，制约了档案资源价值的发挥。二是档案信息化建设的标准体系缺位，由于没有统一科学的标准，信息化建设的各个环节各自为战，严重制约了信息化建设作用和价值的发挥。比如，在电子信息的采集方面，标准不全不细，导致录入的信息不统一。
3档案管理信息化的科学发展路径
3.1加大对档案管理电子信息化的重视程度
为了有效提高档案管理信息化水平，管理层加深重视程度，为档案管理工作人员起到模范带头作用，向档案管理工作人员宣传与时俱进的档案信息化管理理念，让员工在潜移默化中提高对档案管理信息化的重视程度，促使档案工作人员树立较强的档案信息意识，发挥社会意识的能动作用，才能更有效地推动档案管理信息化进程。由此可见，提高对档案管理信息化建设的重视度，是推动其深入发展的前提，只有充分发挥社会意识在档案管理信息化建设中的能动影响，才能为档案信息化建设注入更多的发展动力，切实增强档案管理人员的使命感与责任心，使其更为主动地关心档案管理信息化建设事业的未来发展情况，在工作中付出更多努力和心血，为档案管理信息化建设贡献更多力量。
3.2打造高素养高水平的专业型队伍
当前的档案信息化工作革新过程中，最主要的问题依然是专业人才资源的匮乏，致使档案信息化建设工作进展缓慢。因此，必须建立一支高素质、高水平的档案专业人才队伍，具备处理、分析、研究大量档案信息能力的同时，还要兼具扎实的理论基础、较强的数据库生产及维护能力。由此可见，要想加强人才建设，必须要丰富以往档案工作人员的单一组成结构，引进更多综合型专业人才，并为其提供必要的后续培训以及充足的交流学习机会，使其不断提高个人综合能力，切实提升个人专业素养，最大限度地调动其工作积极性与主动性，更高效地实现档案管理的预期目标。
3.3引进配套设施，提高安全性和稳定性
提高预算比例，配置与档案管理信息化建设相适应的高质量、性能优良的软硬件设施，避免受到电磁干扰及辐射等因素的影响，从源头上降低设备损毁概率，切实提高档案管理信息化的安全性和稳定性。与此同时，各企业档案管理部门还根据自身发展水平，开发出适合自身企业档案管理部门的信息化系统，对档案管理人员也要提出更全面的要求，不仅要熟悉电子文件特征，还要对电子档案进行全程规范管理，掌握扎实的计算机技术和网络安全防护知识，对新旧档案资源实施统一规划和管理，根据实际情况制订长远规划，将档案改革工作落到实处。
3.4建立健全档案信息化管理制度
为了推进信息化建设工作的可持续发展，不仅要重视对软硬件设施的改善与升级，建立素质高、能力强的专业人才队伍，更要建立健全制度，且所建立的规章制度要与企业的自身发展特点相适应。建立起具有双向制约作用的管理制度，让领导层和员工间互相约束，避免因领导的独断专权，打消了员工的工作积极性，能够提高领导的决策水平和员工的执行效率。因此，在制订档案信息化管理制度的过程中，应听取员工建议，做到有功必赏、有错必罚，充分体现管理制度的权威性和公正性，让档案管理工作者在有效的规章制度规范下，最大化发挥个人工作能力。
综上所述，档案管理部门必须坚持以服务为主题，不断提高档案服务水平；坚持以信息化建设为重点，不断提高档案管理现代化水平；坚持以档案法制建设为保障，不断提高档案部门依法行政能力；坚持以档案馆功能建设为着力点，不断提高档案馆工作水平；坚持以科学发展观为指导，认真做好档案事业发展工作。要提高对其的重视程度，努力建立起一支高素质、高水平的档案专业人才，改善软、硬件设施，提高安全性和稳定性，建立健全档案信息化管理制度，加强档案信息资源整合力度，做好档案信息安全管理工作，才能真正满足新时代发展对档案信息化管理工作的现实要求。
参考文献：
［1］苏娟，张凌燕.浅谈档案计算机管理工作中存在的问题［J］.科技信息（科学教研），2007（25）：522.
［2］许丽英.浅谈科技档案管理信息化建设［J］.企业文化（下旬刊），2015（2）：195.