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试析如何发挥档案统计在档案管理中的重要作用

发表时间：2020/11/23 来源：《基层建设》2020年第22期作者：于丽莉

[导读] 摘要：随着社会的发展、时代在进步的大环境下，企业的档案管理工作也迎来了新的曙光，即传统档案管理的纸质档案逐渐被电子信息档案所替代。

        烟台文化旅游职业学院山东烟台 264000
        摘要：随着社会的发展、时代在进步的大环境下，企业的档案管理工作也迎来了新的曙光，即传统档案管理的纸质档案逐渐被电子信息档案所替代。各单位也逐渐利用档案统计管理方式来提高自身档案管理工作的规范性。各单位应当跟随时代发展的脚步，努力学习先进的管理技术来改善自身管理模式，增强资源的开放性以及信息管理效率，进而促进单位的快速、稳定发展。
        关键词：档案管理；信息化档案；基础工作
        档案管理是企业进行相关文件及档案的管理过程，而随着信息时代来临，企业的档案管理也从传统纸质档案衍变到了电子信息档案。胡锦涛同志指出：“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。”温家宝也在中央档案馆的讲话中指出：做好档案工作，要处理好两个关系：一是基础工作和研究工作的关系；一是保管、保护、保密和利用的关系。由此可见，档案建设是我国现代化建设的重要组成部分，我们必须很好地开发利用档案信息资源，否则就难以生存和发展。在现实的企业经营运行中，谈到企业档案管理，人们首先想到的是企业管理体制、经营方式、组织形式、运行机制等，而统计的重要性往往被企业管理者所忽视。的确，企业档案管理体制、经营方式、组织形式、运行机制的有效与否，对企业适应市场经济要求，提高经济效益，具有重要的影响和意义。但假如没有科学的统计依据，从企业本身而言，各项管理就如空中楼阁，虚而不实，管理过程中就不能很好地找到切入点。从政府宏观调控来说，也难很好地找到着力点。因此，强化企业统计，无论是对企业的经营，还是对政府的宏观调控同样具有重要意义。
        一、档案管理基础工作内容的相关介绍
        所谓的档案管理基础工作就是对档案进行基础管理，从管理内容上看，其主要包括档案的统计、归类、编号、装订、登记等以便于查询与注销。
        就档案的统计而言，其主要是对档案的收进、移出和案卷利用数量等情况进行及时准确地统计。不仅如此，还要按照上级档案部门的要求，及时报送该单位档案工作基本情况统计表。
        就档案的归类而言，其主要是按照相关的准则规定，将档案进行分类。且不同的分类方式，就会有不同的分类结果，例如：按照档案形成的时期分类与按照档案归属地分类有着天壤之别。
        就档案的编号而言，一般在每卷基本档案的案卷封面和脊背上，均需填写档号。基本档案的档号由分类号、项目代号、案卷号和件、页号组成，即“类别号-项目号-案卷号-件号”。
        就档案的装订与登记而言，一般采用三点一线的方式进行装订。在档案的登记过程中，采用册、表和单等多种形式对档案的进出、整理、保存以及利用等情况进行记录，是档案的原始资料，有利于保证档案的安全性以及完整性。
        二、档案管理基础工作在现代档案管理中发挥的作用分析
        随着信息时代的来临，档案管理工作也有了新的变化，即档案信息向信息化档案发展，也使档案的存储工作变得简单。此外，计算机技术的不断发展也使档案的查询与管理工作带来便捷，通过计算机的熟练使用不仅给档案管理带来方便快捷，也使档案查询的使用者带来高速且高效的查询。
        当前，信息化档案管理工作也越来越被重视，所以企业档案管理部门的发展也越来越快速，而做好档案管理工作离不开基础工作的支持，如基础档案管理中档案的统计、归类、编号等都是档案管理的初步工作，如对这些管理内容缺乏有效的管理，那么将对相关部门对档案利用的直接影响，也可能影响企业进行高效的生产建设。因此，档案管理工作的基础工作的掌握是十分必要的。

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        三、档案管理基础工作存在的问题分析
        尽管档案管理基础工作已然十分明确，但实际的管理过程中仍有许多的问题存在。具体表现如以下几点。
        （一）档号标注标准不统一
        档号的标注标准不统一，就会造成比较乱套的现象，一卷多册、没有目录、标号重复等，这些问题的出现，都会给档案的管理造成极大的不便。
        信息统计的质量包括信息统计的准确性和时效性两方面。首先，大量的统计数据来自基层，然而而企业往往出于缩减开支的目的，很少在基层配备专职的统计人员，往往是由会计或办公室人行政人员兼职的，这些兼职人员通常都没有经过相关专业培训，对统计方面的认识性也不足，统计规则意识较薄弱；另一方面对统计各项指标的计算方法掌握情况也参次不齐，这些都不可避免造成数据偏差，从而影响信息统计的准确性。其次，由于基层统计人员兼职现象严重，导致企业统计信息相对滞后，这也严重影响了信息统计的质量。
        四、企业统计基础薄弱，统计数据质量不高
        目前我国企业企业制度改革改造的历史不长，，经营方式与管理模式正在趋于多样化，各类新兴企业相继建立的同时其企业管理水平也参差不齐。在这些新兴企业中，有相当一部分企业统计基础薄弱，统计数据质量不高，或者还未建立规范有效的企业统计制度。这些企业中，统计工作经常由财会人员或行政人员兼职，缺乏专业性，并且很多统计指标未能正确及时地按照统计标准进行统计、计算以及填写报表，这也直接导致了统计数据质量不高。
        部分企业统计人员专业素质还有待加强，在企业实际工作中无法运用正确、恰当的统计方法进行数据的收集、整理、汇总、加工，导致统计调查、分析、预测、统计咨询、统计监督等工作等均无法顺利开展，从而致使企业不能准确、及时的掌握其经营管理所需的有效内部统计资料。
        建立企业的专业统计部门并明确其主要职责，制定企业的相关统计指标，完善统计信息报送制度。统计制度要以企业管理经营的实际情况为出发点满足企业面向市场、参与竞争的需要。企业管理与统计部门要结合企业实际，规定该企业统计信息的报送时间、内容及方式等。
        在现代企业管理中，重要的统计信息的来源不仅仅局限于统计部门。为保证统计信息的完整性和准确性，应对各部门的明确其工作中的相应统计职责，要求其按照统规定的方法、方式以及时间提供相应的统计资料和统计分析报告。
        五、强化企业统计信息决策功能
        随着网络信息技术的飞速发展，计算机技术已经进渗透到各行各业，并发挥着日益强大的作用。企业统计与信息分析工作的开展需要采用采用现代计算机技术、数据库技术，以实现对统计数据的采集、录入、处理、分析和管理。逐步实现计算机技术直接替代或部分替代人工进行数据统计的各个环节，这样在避免人工误差的同时能有效减少管理成本。
        积极完善统计部门的同时需要将开展统计职能人员的专业化培训作为辅助。相应提高统计人员在企业生产经营中的地位，使各部门已经员工都能充分认识到企业统计在企业管理中的重要地位，从而提高企业统计的执行力度和统计结果的准确及时性。
        六、结束语
        综上所诉，企业统计涉及到企业管理生产经营的各个环节，在形式不同的企业管理中均扮演着重要角色。企业统计是一种管理手段、调查研究活动，更是一种分析方法，有其在企业管理中的不可替代性。企业统计应该立足于企业管理，为企业经营发展而负责。同时，企业决策者也要及时认识到企业统计的重要性，促进并将其监督作用发挥到最大化。此外，企业领导者还要重视企业统计工作者的个人成长需求，定期进行专业化培养并提高其地位。
        参考文献：
        [1]贾俊平，何晓群.统计学（第四版）[M].北京：中国人民大学出版社，2010.
        [2]程毅.加强企业统计工作的几点思考[J].科技信息，2010（01）.