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完善电子档案归档工作提高档案信息化建设水平刘芳

发表时间：2020/11/23 来源：《基层建设》2020年第22期作者：刘芳

[导读] 摘要：档案信息化建设是时代的必然发展，它能为档案归档和后期管理提供更大的便利，体现在最大限度地减少归档过程中存在的问题，保证电子文件的真实性和可靠性，管理者可以在网络平台上对电子文件进行控制，避免档案的丢失和随意更改，从而提高电子档案的归档和管理效果。

        身份证号：23060219821116xxxx
        大庆油田有限责任公司消防支队
        摘要：档案信息化建设是时代的必然发展，它能为档案归档和后期管理提供更大的便利，体现在最大限度地减少归档过程中存在的问题，保证电子文件的真实性和可靠性，管理者可以在网络平台上对电子文件进行控制，避免档案的丢失和随意更改，从而提高电子档案的归档和管理效果。
        关键词：电子档案；档案工作；信息化
        介绍
        随着现代信息技术的兴起和快速发展，在处理大量信息的过程中产生了大量的电子文档。信息化已成为基层档案馆建设的必然趋势。但是，当前基层档案管理信息化建设仍不尽如人意，存在诸多制约基层档案管理信息化建设的因素和问题。只有有效解决这些问题，才能更好地推进基层档案管理信息化建设，使基层档案管理信息化建设取得实效。
        1档案信息化建设是档案工作规范化管理的必要条件
        随着社会进步、经济文化建设和科学技术的发展，档案载体正面临着新的变化。电子文件、电子签名和电子档案的大量出现，对档案工作产生了影响。档案工作规范化管理的重点也在发生变化。这使得档案工作规范化管理的内容必然向档案信息化方向发展。档案信息化建设没有有效的管理，就没有档案工作的规范化管理。为实现这一转变，最强大的推动力是对单位档案实行规范化管理，借助计算机技术、数据库技术、多媒体技术、网络技术等现代信息技术，加强信息化建设。从档案信息化建设的工作流程来看，信息化建设已成为档案工作规范化、规范化的关键环节。推进档案工作规范化管理，推进目录数据库、全文数据库、多媒体数据库的集成化、自动化管理，以及单位文件的集成化和自动化，网络化工作的质量和利用服务是决定档案工作规范化管理水平的关键因素。现代档案管理工作，没有信息化的参与，就没有规范的档案工作。档案信息化建设已成为档案工作规范化管理的必然要求。
        2电子档案归档存在的主要问题
        2.1电子档案独立性差
        目前，大多数企业的电子文件都是由纸质文件生成的，其独立性较差。而且，大多数企业对电子文件的管理重视不够，随意更改和丢失时有发生，导致电子文件的真实性和完整性明显降低。
        2.2电子档案归档流程不正确
        电子档案的归档主要是指工作人员对已完成的电子文件的属性进行判断，然后进行复制，以达到长期保存的目的。但是，有些企业在电子文件归档过程中不能严格按照相关程序进行，如在不判断电子文件的真实性和属性的情况下，直接进行归档，导致归档工作混乱，工作效率和效果不佳。
        2.3基层档案管理信息化建设重视不够
        在当今信息社会，信息技术已经渗透到各个行业，成为推动行业快速发展的助推器。对于文件管理，也是如此。对于基层档案管理而言，档案管理信息化建设是提高档案管理水平的重要手段和途径，也是未来档案管理的发展趋势和方向。因此，要高度重视基层档案管理信息化建设[1]。但受传统档案管理理念和意识的影响，基层档案管理信息化建设明显不够，主要体现在以下几个方面。首先，基层单位领导和基层单位档案管理人员对档案管理信息化建设认识不够。在具体的档案管理工作中，传统纸质档案管理与利用的思维和思维仍在延续，只注重档案的收集、整理和保管，而忽视了档案的利用[2]。在一些领导的思想观念中，档案的查询和利用只能由有管理权的人进行，其他人员是“无关人员”，不允许查阅档案。其次，档案管理意识相对薄弱，对档案管理和信息化建设的重要性认识不足。众所周知，基层单位面临着许多任务和任务。

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在人员不足或经济建设等重大任务中，我们认为可以先把档案管理工作放在一边；当基层单位资金不足时，误认为档案管理信息化建设的资金可以先放，放慢速度，然后再等等如此一来，导致基层单位档案管理信息化建设的人力、物力、财力无法得到有效保障，从而影响了基层单位档案管理信息化建设的步伐。
        3提高电子档案归档水平的措施
        3.1建立合理的电子档案归档管理制度
        为了提高电子档案归档的合理性，档案管理部门需要根据实际情况构建档案管理系统，主要包括以下内容：所有需要归档的文件不能分散存放，而是要及时归档；建立科学的档案管理系统并制定统一的整理办法，做好电子文件正式归档前的整理、标识和监控工作，此项工作由文件形成部门负责，对电子文件载体的质量、格式、规格等作出明确规定，做到各部门可根据规定的要求对归档文件进行调整；制定责任制，确保电子文件归档中的每一项工作都有一个直接负责人，并确保每项工作都能得到落实，从而保证电子文件归档工作的质量完成。
        3.2严格检查电子文件的真实性和完整性
        电子档案归档前，工作人员需要严格检查电子档案的真实性和完整性。检查内容主要包括：判断电子档案内容与纸质文件内容是否一致，文件载体、格式、规格是否符合要求，为电子档案的真实性提供更多保障。为了达到上述目的，工作人员可以从以下几点着手：收集电子档案时，需要保留一些重要文件的原件。如果以后需要修改，必须在保留原有的前提下进行。这种方法可以保存多种不同版本的电子文件，为以后的真实性检验工作提供方便；对于一些新型设备，为了提高电子文件中数据计算的准确性，备份软件可以用来检查数据计算是否准确。
        3.3提高基础工作水平，提升规范化管理的科技含量
        在日常工作中，要注意加强基础工作，发挥网络优势，注重信息应用。在档案工作规范化方面，一部分是对网上备案文件进行前期管理。一般文件、工作趋势、情况介绍和其他日常工作在互联网上分发。档案馆根据员工的工作职责，设置个人权限和发布信息，授权各部门按模块发布和审核部门文件。档案室根据文件办理情况进行归档，确定档案保管期限，做好档案备份，按照规范化管理的要求，实行电子档案和实物档案的管理。
        3.4提高档案管理的准确性
        对于任何一个企业来说，档案管理是非常重要的。在企业档案中，不仅是企业员工的信息档案，而且是关系到企业未来发展的重要信息。因此，企业对档案的管理非常严格，对档案的安全性和准确性要求很高。电子信息管理的优势正体现在以计算机网络技术为管理手段，以计算机为信息管理载体的电子信息技术上。机械化技术在准确性和保密性方面比人工操作更为严格。在搜索信息时，使用计算机检索技术比传统的浏览更准确、更快。
        结论
        综上所述，推进档案工作规范化管理，必须把档案信息化与档案工作规范化管理相结合，以档案信息化建设推动档案工作规范化管理。
        参考文献：
        [1]汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017.
        [2]张照余，吴品才.档案信息化建设现状、问题与对策[J].档案管理，2017（06）：10-15.
        [3]张正强.论中国电子档案著录标准化的发展方向[J].图书情报知识，2018（05）：35-38.
        [4]何玲.档案信息化建设相关问题的探讨[J].档案学通讯，2018（05）：37-40.
        [5]周玲.对档案信息化建设的思考[J].档案学通讯，2018（06）：22-25.