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信息化时代行政事业单位档案管理科学化分析刘滨

发表时间：2020/11/23 来源：《基层建设》2020年第22期作者：刘滨

[导读] 摘要：人事档案工作是各项管理工作的重要组成部分，人事档案的管理涉及到每个利用者的切身利益。

        中共无棣县委办公室山东省滨州市 251900
        摘要：人事档案工作是各项管理工作的重要组成部分，人事档案的管理涉及到每个利用者的切身利益。大数据时代背景下，以信息技术为代表的前沿科技取得突出成就，信息化为经济社会发展注入强大动力，给人类生产生活方式带来深刻变革。在信息技术的带动下，档案信息化建设步伐加快，人事档案信息化是社会信息化背景下档案管理工作发展的必然趋势，本文以档案信息化建设为中心，阐明了信息化档案管理的重要意义、档案信息化的优势，分析了目前机关事业单位档案管理信息化存在的问题，提出档案信息化建设工作的有效措施，以期推进档案资源数字化、信息服务社会化，进一步提升机关事业单位档案管理利用水平。
        关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
        引言
        随着我国经济的不断发展，对事业单位的发展提出了更高的要求，事业单位要满足国家发展的需求就需要进一步进行改革发展。而在事业单位改革和发展的过程中，因档案管理涉及到的内容比较繁杂，同时又对事业单位各项工作的开展具有极其重要的作用，加强事业单位档案管理工作的改革，让其变得更加规范和标准就显得尤为重要。为保证事业单位改革工作的顺利进行，加强事业单位档案管理规范化标准化建设成为必要环节。
        1信息化时代档案管理科学化的重要性
        对于行政事业单位来说，其档案管理工作是行政事业单位自我改革创新的重要载体，其档案中记录着行政事业单位具体的成长阶段以及其发展历程。每一个关键建设时期档案中都有详细的信息记录，此详细的信息记录可以为事业单位发展战略的制定提供一定的参考作用，从可行性的对策点中得到发展依据点，当然这个发展战略的制定可以适度整合各种信息技术以及手段，将其技术以及手段应用到档案管理基础工作中，可以不断提升档案管理的科学化管理水平以及质量，从而将档案管理的应用价值充分发挥出来。另外，档案管理的科学化探索是不能停止的，原因及依据点都是建立于国家的政策要求下，同时科学化档案管理需要针对其行政事业单位自身具备的特点，才能得到强有力的推动，当然档案管理工作需要借助完善的档案管理材料得到有效的分析以及预测，从而提供给行政事业单位，方便决策的制定。结合实际的行政事业单位内部情况，仔细分析市场的变化情况，基于具体的档案管理特点，进一步落实档案管理科学化的目标。融合信息技术到档案管理工作中可以发挥出最大合力，推动整个行政事业单位的档案管理现代化水平。
        2信息化时代行政事业单位档案管理科学化
        2.1建立健全档案管理制度
        1.各项规章制度必须要具有合理性和科学性，其规章制度必须要符合本单位档案管理工作实际需要。2.简明、实用，可操作。制定的规章制度必须要具有良好的可操作性，方便实用、简单易行才可以更好地发挥规章制度的指导和规范作用。3.坚持制度约束的地位平等性。制定的规章制度要求既要约束职工也要约束领导，职工和领导为制度的主要执行者和主要制定者，坚持制度约束的地位平等性，是制度顺利执行的重要保障。4.奖惩分明。档案部门在规章制度中既是管理者又是执行者，所以在规章制度的执行过程中，档案部门要保证制度执行的严肃性和公平性，做到有功必奖，有过必惩，奖惩分明。
        2.2提高领导的重视度
        事业单位的档案管理工作往往会因为领导人员的重视度而呈现出差异性的工作成效，同时会直接影响不同方面条件支持以及工作顺利的程度。对此，想要从根本上提高单位的档案管理信息化水平，就必须确保单位领导干部对于档案管理工作保持高度重视，同时提高资金、资源方面的重视度。

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对此，为了改善其中的缺陷与不足，需要进一步提升领导干部对于档案工作的重视度，并将事业单位的内部管理工作内容进行针对性建设，特别是对提升档案管理的内容保密性特征。在办公室当中选取最佳的位置实现部分纸质档案的储存，同时对于一些重要的资料需要采取额外加固处理措施，尽可能从环境上提高档案管理的综合水平。对于档案管理的信息化设备，例如专用机房应当由专人进行管理，杜绝外来人员的进出，内部人员进出时需要做好登记管理。定期组织档案管理人员培训以及考核工作，尽可能提高档案管理的综合水平。另外，在资源投入方面，应当根据信息化的发展现状，提供相应的资金支持，做好档案信息化数据库的建设，提高档案管理的综合水平，保障信息化管理的整体效率、安全性，规避信息化发展中存在的各种风险漏洞问题。
        2.3强化档案信息安全管控
        近年来，档案安全事故频发，档案损毁、数据泄露，档案安全是档案工作的底线，要进一步加强档案安全工作，提高档案安全工作水平。一是严格落实档案管理、资料移交、信息查询等工作制度，完善制度规定，签订保密协议责任书，使档案工作人员充分认识到档案安全工作的重要性，从制度上规范各项业务工作，消除安全隐患。二是开展消防安全讲座，进行档案安全宣传教育，提高消防安全意识，开展消防演练活动，加强消防设施设备，定期对档案库房进行全面检查，科学备份数据，保障档案安全。三是定期对档案工作人员进行信息安全教育培训，加强安全教育，从技术方面进行全方位全程监管，降低廉政风险，确保信息安全，多方面加强信息安全长效机制建设。
        2.4统一规范信息化建设的标准
        进入“互联网＋”时代之后，利用信息化建设完成档案管理规范化和标准化的建设成为了当下事业单位档案管理工作的重要途径。从实际的工作分析可知，为了能够积极地推动事业单位档案管理的信息化建设，我国各级事业单位正在逐步地完成档案管理的数字化。但是到目前为止，档案管理数字化建设因为未能及时地形成统一，规范的建设标准，导致事业单位档案管理规范化标准化的建设进程缓慢。所以在进行事业单位档案管理的信息化建设的过程中，事业单位应当尽早建立健全一套统一化，规范化的信息化建设标准。这样才能够确保事业单位档案管理规范化标准化的稳步推进。具体而言，在建设的过程中，应当参考档案管理建设信息化建设的相关要求、规范和标准。结合在档案管理工作中每一个环节中的具体要求，建立起基于统一的操作模式进行档案规范化管理的处理体系。对档案管理的过程进行严格地要求，规范其行为，然后通过规范化的处理体系完成档案的信息化转化。
        2.5加强与其他单位部门的信息共享
        对于老干部档案管理工作来说，档案管理部门不仅需要专业素质较高的管理人员，而且需要加强与其他部门的协同合作，与其他部门做到干部信息共享，对于其他单位的一些老干部的资料，要及时进行收集整理，对于其他部门老干部的各种状况要进行及时了解，例如老干部的身体状况、家庭状况等一系列问题，加强动态信息的收集管理工作。例如在对老干部身体状况资料进行收集的时候，要通过其所在部门收集近期的体检资料，同时也可以通过电话、网络等多种手段与老干部进行交流，对其资料进行一一核实，保证档案资料的及时有效性。
        结语
        综上所述，伴随着社会的持续性发展以及信息化技术的不断提高，事业单位档案管理工作也需要持续发展创新。在今后，需要进一步探讨事业单位档案管理工作的发展方向以及技术创新需求，做好信息化建设，并以积极建设信息化档案模式作为基础，持续完善和优化档案的管理技术水平，促使事业单位档案管理工作实效性持续提高，从而提高事业单位档案管理的意义和社会价值。
        参考文献：
        [1]李昊城.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].人才资源开发，2017，23（16）：10-11.
        [2]刘玲玲.信息化条件下机关事业单位档案管理问题[J].明日风尚，2017，33（12）：33-34.