建设工程档案管理的问题与对策探析--中国期刊网

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建设工程档案管理的问题与对策探析

发表时间：2020/11/23 来源：《基层建设》2020年第22期作者：尚欢

[导读] 摘要：在工程建设活动中会形成多种类型的工程档案，比如工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。

        身份证号码：32132219910416xxxx
        摘要：在工程建设活动中会形成多种类型的工程档案，比如工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。这些文件有文字形式、图表形式、声像形式等，但无论是哪种形式，都需要经过档案管理环节进行归档保存，目的是为后续工作提供文件支持。长期以来，由于工程建设单位对工程档案管理重视程度不足，造成这项工作的开展效果不尽如人意，从而让很多与工程建设相关的问题得不到有效解决，既浪费了财力物力，也阻碍了档案管理作用的发挥。
        关键词：建设工程；档案管理；问题；对策
        1工程建设档案管理现状问题
        1.1工程建设档案管理现状
        为保证工程建设顺利实施，不仅仅需要考虑工程项目施工要求，还应按照工程建设形势和其他方面因素开展档案管理工作，有效保管工程建设中产生的各项档案信息，在提升工程建设档案管理水平的同时，推进工程建设顺利开展。一般来说，在工程建设档案管理时，需要上级部门制定合理的规章条例，在法律规章条例的约束下，能够有效控制工程建设档案管理出现问题的可能，这对于提升工程建设档案管理水平也起到非常重要的作用。就目前来看，我国各个参与工程建设的单位，已经按照工程建设要求制定合理的档案管理模式，同时保证各个部门能够全面投入工程建设档案管理工作当中，保证各个部门档案管理的连贯性，在彰显档案管理实用性价值的同时，确保档案管理与工程项目建设处于相衔接的状态。从工程建设档案管理总体的角度出发，了解到多数法律规章和标准已经在档案管理工作中落实，全力推动工程建设档案管理向着更加合理的方向发展。
        1.2工程建设档案管理问题
        尽管我国各个地区在实施工程建设时实施的档案管理正在向着规范化的方向发展，但是不可否认工程建设档案管理还存在一些问题。主要表现在工程项目建设单位对档案管理不够重视，只将自身精力放到工程项目施工当中，导致档案管理难以顺利开展，这对于整个工程项目建设效果也有很大的影响。还有一些工程建设单位所持有的档案资料不够详细完善，直接影响档案资料在工程建设中的实用性价值，影响工程建设顺利开展。在工程建设档案归档时还存在签章不完善和材料过度损毁的问题，这不仅仅影响档案资料归档的及时性，对于工程项目建设效果也有很大的影响。
        2工程建设项目档案管理采取的措施及对策
        2.1加大依法管理档案力度
        近几年来，我国制定的档案法律法规逐步得到完善，尤其是在颁布了《档案法》之后，我国的各个省市相继出台了一些适合本地发展的地方性法律法规，用于规范档案管理的行为，在工程建设方面，国家出台了《档案资料管理暂行办法》。另外，21世纪初，出台了几项具有说服力的文件，比如2001年出台的档案管理规范，为档案管理营造了更加良好的环境，同时也为建立健全项目档案打下了基础，是工程质量管理的重要内容。
        2.2健全档案管理工作机制
        档案管理部门需要与其他相关部门积极配合，使其达到预期效果。根据相关规章制度，需要在工程项目中成立档案管理小组，并在小组成员之间形成网络，加强对文件材料的管理，并建立相关人员的责任制度和奖惩制度，明确人员的岗位职责，加强对人员的考核，发现错误行为需要予以一定的惩罚措施，加强监督管理，使工程项目的承包单位、设计单位与施工单位都对档案管理工作引起重视，把它当作一项工程任务来承担，把档案工作纳入工程质量领导体制，明确领导法人制度和合同监理制度。

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        2.3明确职责，形成档案管理网络
        项目档案管理人员要认真履行自己的职责，并形成档案管理网络；在近几年，项目负责人明确了自己的职责，对于档案管理工作安排合理，配备了专业人员管理档案，并实现了全面管理，项目中分设了项目经理与项目成员，由项目经理负总责，把档案管理列为自己的职责范围内的工作，并且加强其他各部门、人员对项目档案管理的监督，包括监理单位与施工单位，指派专人负责项目档案，并对档案进行跟踪管理，实时监控，保证档案管理跟得上企业和现代社会的发展，保证人员都积极参与到档案管理的工作中来。
        2.4细化管理标准，增强档案之间的衔接性
        国家相关部门应该统一工程档案管理标准，保证档案管理工作切实发挥应有作用，而在具体执行中，工程建设单位要督促各个部门了解管理标准，并按照标准制作与提供档案材料。统一管理标准只是第一步，接下来还要细化管理标准，比如在档案收集中，为了保证档案材料与工程建设过程相匹配，应该要求施工部门在提供档案材料时准备好相应的证明材料，证明档案材料是与施工过程同步进行的。另外，管理标准的统一并不只是追求形式上的统一，更重要的是增强档案之间的衔接性，比如文字档案与声像档案之间要依托相应的介质进行联动，从而可以通过档案全面了解工程建设信息。管理标准经过统一和细化，可以使档案管理工作更加顺畅与连贯，从而达到更高的工作效率。
        2.5引入管理技术，提升档案管理信息化程度
        工程建设单位要在引入新型管理技术方面投入更多财力物力，并且要建立技术引进长效机制，保证档案管理技术能够得到及时革新。在新媒体时代，工程档案管理要向网络化、电子化方向转变，这不仅是提升档案管理工作效率的要求，也是促进档案管理直观化、检索便捷化的必然趋势。另外，要想让新型管理技术切实发挥作用，需要引入素质更高、技术运用能力更强的管理人员，并且可以通过开办培训班的方式对档案管理人员进行针对性培训。档案管理信息化是现代工程管理的必然要求，只有同时引入管理人才与管理技术才能切实满足档案管理信息化的要求，才能让工程档案管理的作用得到最大化发挥。
        2.6构建数字化平台，提升档案信息的有效性
        工程建设档案管理的重要性不需赘述，而想要使其作用得到切实发挥，除了理顺管理流程外，更重要的是提升信息的有效性，针对这一点，可以通过构建数字化档案信息平台的方式来实现。这一平台可以帮助档案管理人员迅速处理档案资料，让档案资料以统一形式完成入档。另外，当具有审阅权限的人员查看档案时，也能根据要求迅速调出对应的资料，从而提升审阅效率。数字化平台还具有共享性特征，能够让工程建设单位内部的各个部门获得相同的信息内容，这对于加强部门之间的联动具有重要意义。
        2.7抓好工程项目档案的过程管理工作
        由于工程项目档案管理涉及到的方面非常多，也贯穿于整个工程建设的全部，为了保证项目档案管理与工程建设相适应，需要做好工程项目档案管理工作的过程管理工作，尤其是在项目建设前期，人员要遵循档案文书形成的规律，不能违背该规律，对工程项目进行合理规划，做好档案收集工作，如果收集的时间不到位，那么可能会给工程带来不可估量的损失。在档案工作的验收时，需要按照国家有关规定，进行项目档案竣工验收工作。档案管理人员要对档案管理工作具有高度的责任心和使命感，以便最大限度地发挥档案在经济建设、社会发展中的巨大作用。档案管理人员要切实负起责任，依法履行好对基本建设项目特别是对重点建设项目档案的指导、监督职能，从而确保工程档案管理的完整性、系统性与安全性。
        结论
        总之，工程建设项目档案管理能够为企业决策提供重要的依据，规范企业中的管理行为，对企业的施工活动进行真实记录和反映，我们需要提高对工程项目档案管理的认识，提高档案管理的重要性，这样才能保证企业和社会效益的增长。
        参考文献：
        [1]杨秀华.工程建设项目档案管理探讨[J].办公室业务，2018（7）：93-94.
        [2]郭丽青.工程建设项目档案管理创新探讨[J].城建档案，2018（5）：42-43.