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信息化时代文书档案收集与归档

发表时间：2020/11/5 来源：《基层建设》2020年第21期作者：张超霞

[导读] 摘要：文书档案属于一种特殊档案，其是事业单位、党政机关在管理人员时所形成的各类内容，同时还是社会发展的一种有效记载。

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        摘要：文书档案属于一种特殊档案，其是事业单位、党政机关在管理人员时所形成的各类内容，同时还是社会发展的一种有效记载。文书档案的收集和归档工作的质量决定着其能否在企业或者社会中发挥出资源的优势，实现档案的服务价值。本文就信息化时代文书档案收集与归档意义进行分析，阐述信息化时代文书档案收集与归档存在的阻碍，提出信息化时代文书档案收集与归档的策略。
        关键词：信息化；文书档案；收集与归档；意义；阻碍；策略
        引言：档案包含的种类非常的复杂，例如决定、命令、报告等等，如果采用传统的方式对文书档案进行收集和管理，必然会耗费很多的人力以及物力。而随着信息技术的到来，也使得文书档案管理逐步迈进信息化的脚步，降低了所耗费的人力和物力的成本，提升了管理的质量。因此在新时代加强研究信息化和文书档案收集以及归档的结合就显得尤其有必要。
        一、信息化时代文书档案收集与归档意义分析
        （一）有利于提高收集以及归档的效率
        就当下社会，计算机已经融入到人们生活的方方面面，可以对信息有效并快速的进行处理，也避免了人工对资料进行收集过程中存在的一些问题。例如收集的不完整，字迹不规范造成的失误等。融入信息化在对文书档案中进行收集和归档之后，收集的程序更加的明了，也大大节省了查阅资料的时间。
        （二）有利于实现文字信息以及文件的有效共享
        传统的文书档案收集和归档都是采用人工的方式，对于文件的利用率并不高。通常文件在处理之后都会被相关档案人员储存在文件柜中，使得大量资源被浪费，在后期查找起来也非常的不便。而融入计算机技术之后，会基于档案的各类内容合理的进行区分，分门别类进行储存。实现了文字信息和文件之间的有效共享，也便于后期有效进行利用[1]。
        （三）有利于保障文书档案归档的质量
        传统的文书档案在保存时通常都是纸质的资料，其最突出的一个特征就是寿命较短。纸质的资料通常随着时间逐步流逝，内部的字迹会模糊，会存在一些物理性的因素，影响档案保存的年限。而电子档案是基于载体对文书档案进行收集并归档，其寿命比较长，只需要保障好网络的安全性，就不会出现文件丢失的情况，且可以随时随地进行文件的传输，保障了文书档案归档的质量。
        二、信息化时代文书档案收集与归档存在的阻碍
        文书档案的收集和信息化两者的结合有利于实现文书档案管理的创新，然而具体在融合的过程中也面临着一些阻碍。首先档案管理员的素质会直接的影响信息化档案收集和归档的质量。档案工作和信息化的结合，除了要求管理员具备一定的管理能力之外，还需要掌握信息技术能力，熟练各种办公软件、大数据技术、安全防护系统等等。而就当下的文书档案管理人员只具备一定的文书档案的经验，缺乏信息技术技能，这也使得即使有些单位融入了信息管理平台，对文书档案进行收集和归档，但是整体的利用率并不高。其次缺乏完善的基础设施。文书档案信息化的推进，需要单位内部建立信息平台，基于平台对文书档案进行收集和归档。然而有很多的单位缺乏资金并未设置平台，即使设置了信息基础设施，也并没有融入较为完善的检索、储存功能，缺乏良好的体验感，难以发挥出文书档案管理和信息化结合的真正优势。

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        三、信息化时代文书档案收集与归档的策略
        （一）建设信息化档案管理的平台
        加强信息化和档案管理两者的有效结合，必须要在单位内部引入基础的信息设备以及管理平台。首先需要基于单位的实际情况，引入适当台数的电脑，为信息化和档案管理的结合提供可能。其次基于信息技术开发档案平台。如融入归档系统，基于该系统主要对文件进行收集并归档，同时还需要建立审核系统。基于审核制度，定期对资料进行收集，以保证收集资料的真实性以及法律的效力。除此之外为了提升信息化档案管理平台的效率，应增加投入，深入挖掘并探索先进的信息技术平台，实现文书档案收集以及归档的一体化过程，提升档案归档的信息化。
        （二）加强对信息化档案的安全管理
        信息化时代给人们的生活带来了便利，与此同时安全性问题也是不容忽略的。通常单位所保存的档案都是具有一定的价值的，也存在隐私性。但是很多的档案管理人员并没有意识到信息化档案存在的潜在风险，在工作时随意将个人的移动设备和计算机相连接，导致文档被病毒所入侵，档案无法被正常读取。尤其是一些较为有价值的文书档案，如若被不法分子盯上，很容易造成信息被泄露，给单位带来严重的损失。因此在加强纸质文书档案安全管理的同时，也必须要强化工作人员数字文书档案的安全管理的意识。首先提升管理人员的安全管理意识，保证档案管理者在思想中对此类工作进行重视。其次需要融入备份技术，定期更新备份文件，防止文件出现丢失或者损坏的现象。最后需要设置网络防火墙、定期杀毒、明确文档可查询的人员等方式，保证信息化文书档案收集和归档的安全性[2]。
        （三）提升档案管理人员的综合素质
        档案管理人员是整个文化档案收集和归档的中心人物，也决定着信息化技术和文书档案结合的效率。文书档案这类工作，融合了各类文档的收集、归档以及利用，本身就要求管理者具有复合型的知识以及较高的职业素养。尤其是在融入信息化技术之后，文书档案管理的工作技术含量就更高。这需要单位加强对档案管理人员的培养，重点培训信息技术，提升工作人员的信息技术技能。同时通过演练的方式，提升档案管理者对信息技术平台工具使用的能力。最后需要定期对档案管理人员在信息化下的文书档案收集和归档效率进行检测，提升文书档案管理人员的能力，以适当新时代下文书档案管理的要求。
        结语：文书档案本身就具有一定的价值，对其进行收集和管理就是发挥出文书档案的真正意义所在。传统的文书档案主要是以人力收集和管理为主，而随着时代不断的发展，文书档案越来越多，这必然会给档案收集者带来巨大的压力。而在信息化的背景之下，文书档案管理和信息化的结合就成了一种必然的趋势，其能够提升档案收集的效率以及质量。具体在融合的过程中，需要构建信息化档案管理的平台，基于平台对档案收集、审核、归档。其次加强对信息化档案的安全性管理，做好安全保障。最后需要不断的提升档案管理人才的综合素质，以实现信息技术和文书档案管理的有效结合。
        参考文献：
        [1]林炳贤.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].企业改革与管理，2019（09）：29.
        [2]赵国伟，胡爱真，刘襄军.浅谈文书档案管理信息化建设利用率和安全保护[J].高原地震，2019（06）：71.
        作者简介：张超霞女汉族新疆乌鲁木齐人 1971年生本科馆员
        主要从事档案管理工作