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企业科技档案管理中的作用研究

发表时间：2020/11/5 来源：《基层建设》2020年第21期作者：刘小玲

[导读] 摘要：现阶段，随着社会的发展，我国的企业发展也有了进步。

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        摘要：现阶段，随着社会的发展，我国的企业发展也有了进步。档案管理是保障各类科技研发、生产经营企业组织内部管理与业务获得高质量、高效益发展的重要支撑。在现实条件下，各类科技研发、生产经营企业通过完善自身的档案管理，既可以达到真实、全面地收集保存好相关资料数据，实现档案凭证价值的目的，亦可以借助现代信息技术优势，将技术手段与档案管理实际相结合，提高企业档案管理质量水平，实现档案价值的扩展，使档案管理真正成为服务企业科技创新的应用平台。
        关键词：企业科技档案管理；作用；研究
        引言
        科技档案是企业在工程设计、工程咨询、应用科研、标准制定、工程勘测、工程总承包和系统集成等技术活动中形成的具有保存和利用价值的文件材料。科技档案管理工作是对企业科技活动的真实记录，有助于企业科技研究和发展，科技档案管理者应适应新的发展趋势，改变管理观念，采取有效的策略措施，真正激发科技档案价值和作用，使之为企业科技发展提供重要参考。
        1档案管理与企业科技创新关系分析
        （1）档案管理直接对档案实体与档案信息施加管理、开发利用，是档案事业最基本的组成部分。各类科技研发、生产经营企业，档案管理包括档案收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研与信息资源开发、提供利用服务等诸多业务环节，是企业管理的重要内容。（2）企业科技创新是指各类科技研发、生产经营企业创造和应用新知识、新技术、新工艺，采用新的生产、经营方法或模式，研发新产品，创造新价值的过程。按照系统论的分类，企业科技创新包括知识创新、技术创新以及现代科技引领的管理创新。从微观角度分析，企业科技创新有助于企业占据市场并实现市场价值，从而提升企业核心竞争力乃至区域竞争力；从宏观角度分析，企业科技创新能够推动技术发展，促进整个社会生产力的提高，同时减少环境污染、满足社会需求、助力社会发展。企业科技创新体系由以科学研究为先导的知识创新、以标准化为轴心的技术创新、以信息化为引领的管理创新三大体系构成。（3）档案管理与企业科技创新的关系主要表现为两者辩证统一、相辅相成、相互促进，协同作用于新时代经济社会进步与企业发展。因此，应注重企业科技创新对档案管理质量水平提升和档案管理助力企业科技创新法的两个维度进行研判。在企业科技创新过程中，现代技术手段的应用对提高档案管理质量水平的促进作用，改变了企业以往的档案管理效率不高、质量不佳的问题，通过信息化手段实现了提高企业档案管理效率、质量水平的目的。而完善的档案管理则能够更好地助力科技创新。随着信息化建设与企业档案管理质量水平的提高，档案编研模式、档案查阅途径、档案服务方式等均得到了集成化、规范化、共享化、多样化的发展，为企业科技创新的理论研究、文献梳理、经验总结提供了新的平台，提升了企业科技创新的可能性和可行性。
        2企业科技档案管理中的优化措施
        2.1增强档案开发利用意识
        为了保证企业档案信息化资源高效开发和利用，需要让企业人员充分认识到档案信息化的重要意义。在经济快速发展的时代，档案信息化水平直接影响企业的市场竞争实力与企业发展速度。企业档案管理人员要将宣传工作做到位，让全体人员真正意识到企业档案信息资源是重要的企业财富，能够给企业提供更多的有效帮助，明确企业档案信息化资源给企业未来发展带来的积极指导作用。充分调动起员工的工作积极性，要让他们在工作出现困难时能积极利用档案信息资源寻求解决方法，真正灵活运用档案信息化资源。

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        2.2建立档案信息网络
        随着社会经济的不断发展，对档案提供服务的速度要求更快，对档案信息量的需求也更大，对企业收集档案信息资源的方式方法也出现了改变，利用计算机对档案的信息进行管理成为不可或缺的重要措施。推行现代化档案管理工作，计算机是必备的。档案工作需要紧跟时代发展步伐，加快推进档案网络化建设进程，实现档案资源共享是现代化档案管理的目标，档案管理现代化作为档案事业发展的一个重要时期，我们应以档案管理现代化为切入点，深入高效开发档案信息资源，让企业员工能够利用企业局域网来查找档案信息资源，利用企业局域网为企业各个部门提供及时精准的服务，档案信息网络的建立冲破时空和地域的限制，让使用者更快捷地利用档案信息资源，充分发挥现代信息技术的作用，促进档案事业快速发展，推动档案信息化资源的开发利用工作进程。
        2.3建立科技档案验收和审计制度
        目前《重大建设项目档案验收办法》在实际工作中取得了明显的成效，借鉴此经验，企业应在科研项目合同验收中施行档案验收制度，把通过档案验收作为通过科研项目最终验收的必要条件之一。对于没有达到档案验收标准的项目，不能进行项目最终验收工作。目前，企业科技项目在中期检查和结题时，需要科技管理部门评审和财务部门出具经费执行情况，以此对项目的执行情况、执行结果、费用支出等情况进行审核。但没有对科技项目档案情况进行审核，特别是项目持续时间跨度大的项目，为避免过程中出现项目材料的遗失，应在检查项目中增加“档案归档情况”的审核项，由档案管理部门确认该项目是否已按里程碑或重要节点的要求归档。同时企业可试行科技档案审计工作，将科技档案纳入企业资产范畴，开展科技档案资产或信息资产登记、评估和审计工作。目前英国已发布信息资产登记和评估信息资产的相关条例，国内科技企业可借鉴参考。
        2.4加强档案编研工作
        网络时代背景下，人们对信息的需求与日俱增，不但要求信息内容全面准确，而且查找方便快捷。档案编研工作是开发档案馆藏信息资源的重要方法，档案的编研成果也是档案信息资源的有效来源。档案编研工作把档案信息从静态转变为动态，从传统的服务转变为提供综合档案信息的高水平服务。档案经过编研、采集、分析、加工、整合制作成为档案信息成品，为企业提供多方位服务，让使用者能够直接获取信息，不但节约了信息查询的时间，而且提高了工作效率。所以，一定要加强编研工作的力度，提高档案编研水平，以编研工作为中心。那么，怎样才能真正做到以编研为中心呢？首先，做好基础工作，做好对档案接收和征集的工作，丰富档案馆藏信息。档案馆藏信息缺乏，即便开发手段再先进，也无法开发出适合企业需求的档案信息资源。其次，紧握发展机遇，加强合作，树立起超前服务与主动参与的服务意识。档案部门要将企业工作人员的需求选定为编研课题内容，根据课题内容针对性进行档案编研。最后，深化编研程度，提高编研质量水平。档案部门需要有效提高档案编研成果的质量，开发出具有高价值、能为现实工作提供指导意义的编研成果，始终坚持以企业需求为指导思想，以满足人员利用为需求原则，编出高质量深层次的成果，为企业生产、经营、管理活动助力，让档案编研工作始终保持活力。
        结语
        综上所述，企业要充分认识到科技档案管理工作的重要性，建立科技档案资产观、转变以需求为导向、明确电子档案的认可程度和注重过程性文件的存档。积极改进科技档案管理的制度措施，健全企业科技档案管理规范、优化科技档案管理权责关系、完善科技档案管理模式、加强科技档案人才和经费管理。从多维度改革创新，实现企业科技档案管理提升。
        参考文献：
        [1]王玥瑄.企业档案信息资源文化价值开发研究与思考[J].档案学研究,2020(01):119-121.