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浅析智能技术在当代企业档案管理中的应用

发表时间：2020/11/5 来源：《基层建设》2020年第21期作者：景佐文

[导读] 摘要：在科学技术的不断发展下，智能技术的进步也十分明显。

        云南电网有限责任公司保山供电局云南保山 678000
        摘要：在科学技术的不断发展下，智能技术的进步也十分明显。将智能技术应用到企业档案管理中，对于企业的发展有着积极的影响。基于此，本文重点针对智能技术在当代企业档案管理中的应用进行了详细的分析，以供参考。
        关键词：智能技术，当代企业，档案管理，应用
        在我国社会经济不断发展的过程中，科学技术也与信息技术、云技术以及数据处理技术等一起应用到了企业档案管理工作当中，提升了企业档案管理工作的智能化特点。但是，智能技术在当代企业档案管理中的应用，还有很多需要完善的地方。对此，只有不断的加强智能技术与当代企业档案管理的研究，才能够将智能技术的功能优势充分的发挥出来，实现企业档案的智能化管理。
        一、智能技术在当代企业档案管理中的应用意义
        （一）提升企业档案的应用价值
        近几年来，在人们使用档案情况越来越复杂的形势下，传统的信息检索方式的应用已经表现出了明显的滞后性，单纯的原始档案供给，也已经无法使人们的档案使用需求得到满足。在这种情况下，企业要想实现进一步发展，就必须要结合实际的档案应用需求来加强档案信息的融合与加工编辑，提升企业档案的应用价值。而智能技术的应用，则可以对企业档案管理体系进行完善，对企业档案的分析能力与管理能力进行提升，从而总结出准确性更强、价值性更高的结论[1]。
        （二）提升企业的档案管理能力
        智能技术与互联网技术、大数据技术一起应用到企业档案管理工作当中，不仅可以提升档案资源信息收集的规范性，还可以对档案进行科学的分类，加强档案资源的辨识度，帮助企业更好的达成档案管理目标。而且，从某种角度分析，智能技术是多种档案管理软件的核心，对于企业档案信息的录入、检索以及应用都有着直接的影响。所以智能技术在企业档案管理中的应用，可以有效提升企业的档案管理能力。
        （三）对企业档案管理人员的职能进行转变
        在企业档案管理工作中，智能技术的应用可以让档案管理人员不再埋身于繁重的机械工作当中，可以直接通过档案管理设备和相应的档案应用程序来实现档案的自动化管理、高效化管理以及创新性管理。智能技术的推广与应用，对各行各业的企业都产生了极为深远的影响。在传统的档案管理工作当中，人们只能使用人工的方式，工作效率非常低。而智能技术的应用使得很多常规性的工作可以由机器来完成。档案管理人员的工作职能已经转变为档案管理系统的监督与操作[2]。
        二、当代企业档案管理中的常见问题
        （一）缺乏科学的档案管理方式
        分析当代企业的档案管理工作，发现其档案信息量非常大。首先，档案信息形式非常多，除了纸质档案之外，还有影像类档案、电子类档案信息。其次，档案信息内容设计领域非常多，尤其是环境类、设计类、人力资源管理类、财务管理类等内容最多。面对如此丰富的档案信息形式以及档案信息内容，企业却始终没有给出一个相对科学的档案管理方式，没有制定出相对规范的档案管理制度，导致档案数据信息非常混乱，档案管理人员的档案信息收集效率与整理效率非常低，甚至已经对企业的发展产生了不良影响。
        （二）档案信息分类不明确
        当代企业的档案管理工作中，存在着档案信息分类不明确的问题。因为在企业的发展过程中，产生的数据信息是会越来越多的。而这些数据信息又需要逐一整理到企业档案当中。在整理这些数据信息的时候，如果没有对其进行细致的分类，那么在后期寻找某一类信息的时候，就会充满重重阻碍，降低档案信息的利用价值。

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        （三）隐性信息资源的获取率和转化率较低
        企业档案主要包含两种：一种是显性信息资源，具有表达性、较流行以及传播性等特点；另一种是隐性信息资源，具有获取难度大、转化难度大等特点。在企业档案管理工作当中，隐性资源信息的获取与转化也是非常重要的一部分。目前，很多档案管理人员都是凭借自身的工作经验来对进行隐性资源的获取转化的，很难通过客观的数据来将其展示出来，所以无法实现信息共享和交流[3]。
        三、智能技术在当代企业档案管理中的应用策略
        （一）智能搜索技术在当代企业档案管理中的应用
        企业的档案管理能力，对企业的稳定发展有着直接的影响。而要想提升提升企业的档案管理能力，就必须要先提升企业档案信息的搜索能力，从而对企业内部信息数据资源与外部数据资源进行科学合理的整理，然后再进行最大限度的管理与利用。但是，绝大多数的企业外部信息资源系统都非常庞大，涉及到的信息数据种类非常多，信息数据内容非常繁杂，要想进行高质量的搜索和利用，存在较大的难度。在这种情况下，智能搜索技术的应用就可以发挥关键作用。首先，智能搜索技术的应用，可以对政府部门出台的政策性文件与法律文本内容、同行企业出示的报告性文件以及与市场有关的数据信息进行共享，从而让工作人员可以在最短的时间内进行所需信息资源的搜索，而不会受到信息量过大的影响，企业档案管理工作效率有了明显的提升。其次，智能搜索技术主要包含两部分，一部分是模式识别，另一部分是神经网络。这两部分的应用就可以以档案文本内容含义为基础，对关键信息知识进行快速、准确、有效的搜索与定位，进而满足企业对各种信息资源的需求。最后，智能搜索技术还可以对信息资源的传递系统进行拓展，避免信息过载问题的出现[4]。
        （二）智能分类技术在当代企业档案管理中的应用
        当代企业的数字档案内容主要包含文本类、多媒体数类以及信息资源类等数字档案。而智能分类技术的应用可以通过自然语言处理功能、模式识别功能以及及其学习技术来对相应的数字信息资源进行智能化分类。首先，智能文本类别归纳功能，是其自然语言处理功能的体系，可以根据已经被标注的训练文本样本几何，来进行文本属性以及不同文本之间关系的寻找，然后再利用机器学习进行文本类别的判断，进而实现文本类档案的智能化分类。其次，在企业的发展过程中，企业档案管理涉及到的信息资源数量必将越来越多。在这种情况下，为了更好的满足档案管理工作的相关需求，各种识别多媒体数字档案信息的技术的应用还可以显著提升档案信息的检索效率，例如图像识别技术、语音识别技术以及视频识别技术等[5]。
        （三）智能专家系统在当代企业档案管理中的应用
        在当代企业档案管理工作当中，智能专家系统的应用可以对隐性信息进行有效的管理。所谓智能专家系统，指的是利用计算机系统来模仿真实专家的推理方式和解决问题的方式，进而进行相关专业知识的获取。所以，智能专家系统的应用，可以对隐性信息资源进行有效获取、推理、解释以及显示，进而为企业更好的获取各种信息资源提供更大的便利。
        四、结语
        综上所述，智能技术在当代企业档案管理中的应用，具有十分重要的意义，可以提升企业档案的应用价值、提升企业的档案管理能力，并对企业档案管理人员的职能进行转变。见于当代企业档案管理中还存在着一系列问题，只有加强智能搜索技术、智能分类技术与智能专家系统等智能技术在当代企业档案管理中的应用，才能够显著提升当代企业的档案管理能力，促进当代企业的稳定发展。
        参考文献：
        [1]张晶.浅谈企业档案工作智能创新[J].办公室业务，2020（16）：55-56.
        [2]陈松梅.探析新时期加强企业档案管理工作的有效途径[J].办公室业务，2020（16）：113-114.
        [3]陈明.加强企业档案管理工作浅析[J].城建档案，2020（08）：62-63.
        [4]吕焱.人工智能时代事业单位档案管理工作创新路径[J].黑龙江档案，2020（04）：114.
        [5]张江华.人工智能技术在企业档案管理中的应用[J].档案时空，2014（06）：32-33.