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破解流动人员人事档案收集利用的困境

发表时间：2020/11/5 来源：《基层建设》2020年第21期作者：叶长虹

[导读] 摘要：当前流动人员人事档案收集、档案利用困境形成的最主要的原因就是流动人员人事档案管理相关部门和用人单位之间相分离。

        南岗区委老干部服务中心黑龙江哈尔滨 150001
        摘要：当前流动人员人事档案收集、档案利用困境形成的最主要的原因就是流动人员人事档案管理相关部门和用人单位之间相分离。面对这种情况的策略就是要将全国流动人员的人事档案信息在网络上进行共享，同时相关用人单位和流动人员档案管理部门要积极主动配合流动人员人事档案收集利用工作。因此，本文针对当前我国流动人员人事档案收集利用中存在的问题进行深入分析和研究，并针对这些问题提出一些可行性建议，以提高我国流动人员人事档案收集利用的质量和效率，也给相关企业和用人部门带来更多的便利。
        关键词：破解；流动人员；人事档案；收集利用；困境
        当前我国社会经济和生活轻松在逐渐提高，人们的生活节奏也在不断加快，人力资源已经逐渐成为当前社会发展的最重要组成部分，而其中流动人员占据大部分。当前我国流动人员主要分为三大类型，分别是农村向城市转移的劳动力、择业期的毕业生以及再就业人员。建立流动人员的人事档案能够使我国政府相关部门能够更加便捷、更加迅速的整理和采集信息，同时也是对这三种类型流动人员的一种有力保障，同时也能够起到促进经济发展和社会发展的作用。
        一、流动人员人事档案收集利用中存在的问题
        （一）流动人员人事档案利用度较低，真实度也较低
        从当前情况来看，我国流动人员人事档案的接收率和使用率存在严重不均衡的情况。虽然相关部门在接收和管理流动人员人事档案方面做了较多的工作，但是大部分的用人单位和流动人员都没有认识和了解到流动人员档案的重要性，同时相关部门对于这一问题也没有及时采取相应的措施进行解决，但是流动人员人事档案无法发挥出其真正的作用和价值[1]。例如，很多用人单位在聘用工作人员时，都不会采用查阅流动人员档案的方法来了解员工的相关信息和资料，导致很多用人单位与没有原单位证明和没有人事档案的员工签订劳动合同，这给未来的劳动纠纷等问题留下了较大的隐患。
        根据相关的资料和数据显示，当前我国非公有制经济体当中所拥有的高级职称技术人员数量已经远远超过了全民所有制企业。但是，大部分的非公有制企业在聘用工作人员时都不会通过相关的途径来查阅工作人员的资料和信息，在这种情况下就草率的签订劳动合同，导致出现很多的假学历和假职称，从而产生诸多的不良影响。2005年时，我国山东省针对诸多企业进行诚信调查以及证书查验，发现其中有超过10％的假证书和不诚信，这种情况给相关企业造成了诸多的不良影响和严重的损失，同时也阻碍了我国社会和经济的进一步发展。
        （二）流动人员人事档案内容更新不够及时，适用性不足
        受到传统档案管理理念和管理模式的影响，档案当中的内容仅仅局限于工作时间、工作方向、学历、职称评定、工作履历、获得奖项以及惩罚等，但是缺乏能够证明工作人员专业能力、专业素质、诚信情况以及综合素质的相关信息和材料，这给用人部门在选择人才时造成了一定的阻碍[2]。除此之外，很多用人单位都不够了解流动人员人事档案管理的重要性，他们认为工作人员的学历和工作能力可以证明一切，觉得流动人员人事档案的作用不大。有诸多工作人员有多年的工作经验，但是在其工作过程中未能及时收集和整理一些能够证明自身工作能力和工作成绩的相关资料，只有再退休或者争取一些福利时才会意识到这些资料的重要性。
        （三）专业管理流动人员人事档案的人员不足，管理水平也不足
        我国有相关法律法规明确规定流动人员人事档案管理需要有专门的工作人员进行负责。同时要求流动人员人事档案管理人员必须是作风正、党性强、人品良好、专业能力和综合素质较高的共产党员。但是，当前实际情况是流动人员人事档案管理人员的数量严重缺乏，很多地区的流动人员人事档案管理工作都是由当地政府人事部门代为管理。

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由于代为管理流动人员人事档案的相关工作人员工作量较大，虽然其自身素质和专业能力较高，具有较强的敬业精神，反思由于其缺乏充足的精力和时间去兼顾流动人员人事档案工作和人事部门工作，导致两方面工作效率都不高。
        二、破解流动人员人事档案收集利用困境的策略
        （一）加强流动人员人事档案的社会化服务水平
        我国需要加强关于流动人员人事档案方面的建设，并且要对相关的法律法规等进行及时修改和完善，对一些与实际情况相脱节或者是不完善的条款进行及时补充，将一些人事档案的程序和范围等事项进行明确，确保流动人员认识档案材料接收信息的真实性和有效性，从根本上杜绝虚假资料[3]。除此之外，我国政府还可以通过报纸、电视、网络等途径将流动人员人事档案信息的重要性进行宣传和推广。同时还需要对流动人员人事档案的更新、补充、收集等渠道进行明确，加强对流动人员人事档案的利用和整理，提高流动人员人事档案的社会能力。
        （二）及时更新流动人员人事档案的内容
        我国需要对流动人员人事档案的管理制度进行修改和完善，明确相关的管理部门，同时也对人事档案管理当中的具体责任、义务以及权利等进行明确，逐渐形成较为完善的流动人员人事档案收集、移交、管理、更新等流程，使其变得更加规范化。以确保用人单位能够通过正规渠道及时了解所招聘工作人员的具体信息和资料。同时也能够避免流动人员人事档案当中的信息出现泄露和丢失等情况。除此之外，还需要对我国流动人员人事档案当中范围进行扩大，适当加入一些必要的内容，打破从前人事档案较为空洞的情况，将社会关系以及家庭等内容进行淡化，加入更多关于工作人员专业能力、技术水平、信誉等方面的内容，以提高流动人员人事档案的有效性和适应性。
        （三）建设专业性较强的流动人员人事档案管理队伍
        我国需要做好流动人员人事档案管理队伍的建设工作，从而提高流动人员人事档案管理效率和管理质量。在流动人员人事档案队伍的建设过程中，需要建设一支工作能力较强、综合素质较高的队伍，而且工作人员还需要具有较强的敬业精神和较强的责任感[4]。因此，在对流动人员人事档案管理队伍建设过程中，需要从专业能力、综合素质等方面对工作人员进行严格考核，选择综合素质和专业能力都较强的工作人员。而且还需要对相关工作人员进行专业的培训，不断提高他们的专业能力和综合素质，同时还可以使他们对当前的社会情况有更多的了解，也让他们掌握更多的现代化技术等，以提高我国流动人员人事档案的管理质量和管理水平。
        结束语
        总体而言，我国各个地区在流动人员人事档案收集和管理方面还存在诸多问题，例如当前我国流动人员人事档案真实度不高，利用率也较低，而且目前我国各个地区流动人员人事档案的内容更新不够及时，相关管理人员的专业能力和管理水平也较低，导致目前流动人员人事档案管理质量和管理水平不高。面对这种情况本文提出了一些可行性建议，从加强流动人员人事档案社会化服务水平、及时更新流动人员人事档案的内容、建设专业性较强的流动人员人事档案管理队伍等方面来有效解决这些问题，从而提高我国流动人员人事档案的收集和管理水平。
        参考文献：
        [1]钟万梅.应转变流动人员人事档案的服务方向——对"弃档"现象的思考[J].兰台世界，2019（5）：103-105.
        [2]周勇娟.如何做好人才流动环境下的人事档案服务工作——从曾三档案服务观谈起[J].兰台世界，2017（8）：72-74.
        [3]汤晓蓓.浅谈企业人事档案的收集审核整理与利用[J].人力资源管理，2015（10）：225-226.
        [4]陈祖莉.流动人员人事档案管理的探索与思考[J].办公室业务，2018，000（008）：172.