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摘要：基于数字化技术与计算机网络技术的全面发展，使传统档案管理工作不得不发生改变。在信息化时代背景下，档案管理基础工作存在的问题也逐渐突显出来。为此，档案管理机构一定要提高档案管理基础工作的重视程度，以保证档案资料更加准确。
关键词：现代档案管理；档案管理基础工作；作用
一、档案管理基础工作性质及作用
档案管理最明显的性质是以“服务”为最终追求目标，在实际中并不能收到直接的物质回馈，但是综合全局考虑，档案管理具有不可替代的重要地位，是支持工作正常进行、推动事业不断发展的基础力量。
档案管理工作开展要遵循一定的原则，即对国家档案要实行集中统一管理，保证档案的安全性与完整性，档案信息利用便捷等，其中档案信息利用便捷是整个档案管理工作围绕的中心，也是衡量档案管理工作水平的标准。档案是一部见证史，如实的反映出历史，任何随意的修正与篡改都属不合法行为，因此保证档案的真实性是档案管理工作必不可少的原则之一。档案管理系统是国家文献信息系统的重要组成之一，在社会科学能力中发挥着不容忽视的影响，是构建社会信息系统的重要基石，在现实与历史中、现在与未来中，其意义不可磨灭。
二、剖析现代档案管理工作发展现状
2.1管理流程有待规范和明确
当前在现代档案管理工作中所遵循的管理流程有待规范和明确，因未出台一个相对完善的管理流程，使得档案管理基础工作在具体实施环节遇到诸多阻碍，无法顺利展开。如某些机关单位在开展现代档案管理活动时，多是采取档案收集—整理—区分档案全宗—编制档号—选择分类法—鉴定档案价值—存储档案—档案编研—档案著录和档案标引这一档案管理流程。而该流程在执行过程中未有一套清晰明确的业务规定，如此一来，人们对档案管理难以系统性地评定，在一定程度上会对管理者的工作态度、工作责任心产生不利影响，容易出现档案不完整、档案丢失等问题。上述问题的出现，不仅会损害档案应有的价值，而且还会降低档案系统应有的检索功能。
2.2管理工作内容有待规范
单就国内现阶段档案管理所表现出的情况看，还存在着十分严峻的基础工作重视度不足、管理工作者专业基础技能不扎实等问题，这些问题在很大程度上是由管理工作内容不规范造成的。俗话说：“没有规矩不成方圆”。同理，没有规范的管理体系，管理工作者不熟悉自己的业务范围，自然会影响到整个档案管理质量。比如，通过了解某机关单位档案管理状况可知，该机关单位内部档案管理工作者因自身专业水平不高，以致在日常管理工作中存在档号命名不规范、目录号缺失以及一卷多册等问题，甚至某些档案还存在重名问题。以上问题看似不大，但会给档案唯一性带来不利影响，且在一定程度上会增大档案管理难度，浪费更多的时间在档案搜索上，严重影响到档案管理有效性。
此外，还有一些档案缺少索引、卷内目录，这意味着人们只能通过标题才能查找到对应档案，如此不但增大了档案管理与档案检索的操作繁琐性，而且因档案管理工作的严谨性缺失，也难以确保档案管理的完整性。
2.3管理者综合素养不高
通过查阅相关资料与文献发现，在国内各单位从事档案管理一职的工作者大部分年纪较大，且接受过档案管理专业高等教育的人不多，因此，他们缺乏主动学习与掌握新档案管理理念、技能的意识，加之年龄大，即便是领导安排其接受业务培训，也因在知识点理解上存在困难，而无法有效地将这些新的管理技能、管理手段应用到具体工作中。显然，没有专业理念、先进理念支撑的档案管理工作就无法称之为现代档案管理，也正因为这样，国内整个的档案管理水平一直停留在较低水平态。
三、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
3.1全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
3.2重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。
3.3结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
3.4提升档案基础工作的专业性
3.4.1针对可能存在的缺少目录号、一卷多册、档案标题不准确、案卷出现缺页、少页、断面等情况，进行案卷的全面普查，纠正由于历史久远、缺少维护等原因造成的错误现场，对所存档案的基本状况进行调研（种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等），并结合具体情况，按照重要性由强到弱的顺序，逐一核对和普查，并制订相应的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁等的规范措施，剔除可能存在的无用文件，提升档案基础管理工作的专业性。
3.4.2进一步完善档案工作的设施设备，确保档案基础管理工作的“三个用房”：档案库房、办公用房、阅览及陈列室，以及“三个用具”：档案装具、保护设备、技术设备。从设施上保证档案基础管理工作的顺利开展。
3.4.3监督档案管理人员进行培训，提升他们的档案管理技能，积极推行人馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。对档案工作实施监督、指导与控制，通过专业化知识的传授，帮助档案管理工作者做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。
四、结束语
总之，档案管理的基础工作虽然琐碎，却极其重要，因为只有在进行档案管理的前期进行了踏实的档案管理基础工作，才能获得更加全面、完整的档案信息，才能对档案进行严谨的分类和编号，才能给后期的档案信息保存工作打好基础，我们要积极强化档案管理中对于基础工作的重视，完善档案管理体系，积极提升档案管理基础工作人员的专业素质，使档案管理的基础工作更加规范和严谨。
参考文献
[1]试析档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].邓滨华.人力资源管理.2017(10)
[2]档案管理基础工作在现代档案管理中的作用分析[J].李菲菲.才智.2018(31)
[3]档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].高建.现代经济信息.2018(11)
作者简介
姓名：李梅兰（1978.2.28），性别：女；籍贯：山东省庆云县；民族：汉；学历：本科；职称：馆员；职务：专工；研究方向：档案。