基于信息化视角的档案管理措施

发表时间:2020/10/12   来源:《基层建设》2020年第16期   作者:肖映铭
[导读] 摘要:随着科技的快速发展,信息化技术得以普及,被广泛的应用于各种行业领域之中,其中在事业单位中也发挥着积极作用。
        中共唐山市开平区委组织部  河北省唐山市  063021
        摘要:随着科技的快速发展,信息化技术得以普及,被广泛的应用于各种行业领域之中,其中在事业单位中也发挥着积极作用。档案管理工作是事业单位工作中的重要组成部分,其管理工作量比较大,对事业单位的发展具有决定性的影响,当前档案管理信息化已经成为其发展的主要趋势,基于此,本文从信息化的视角出发对档案管理的有效措施进行分析研究,以期为相关工作者提供参考。
        关键词:信息化;档案管理;措施
        引言
        信息化技术的广泛应用为各个行业领域带来了新的发展机遇,对于档案管理事业而言更是具有非常积极的意义。传统的档案管理通常是由管理人员进行手动处理,这种管理方式下工作人员的工作量比较大,而且也不易于档案的查找和使用。然而通过信息化的档案管理建设,不仅能够提高管理工作的效率和质量,同时可以拓展档案信息的使用功能,促进档案管理事业的进步发展,因此探索信息化的档案管理措施是必要的。
        一、档案管理信息化的优势
        (一)有利于档案的查找和使用
        档案管理工作中所涉及到的文件资料非常多,而且许多档案的存放时间过久,当相关人员需要使用就必须花费大量的时间在档案室内进行查找,这种查阅方式与当前社会快节奏的发展趋势相背离,是一种落后的表现。而通过档案管理信息化建设,将档案资料储存在信息化平台中,当需要使用某项档案时只要在电脑中输入名称就可以快速找到所需资料,既能够节省时间又能够减少人力消耗。
        (二)有利于提高档案查找的准确性
        由于传统的纸质档案都是统一存放在规定的地点之中,其中的档案数量极多,故而查找效率就比较低,同时也极易出现查找失误的状况,影响档案的及时使用。再加上对传统纸质档案的查找需要依赖于人工处理,而工作人员的工作精准性是无法保障的,所以就会进一步加剧档案查找的失误概率。在档案管理信息化之后,可以很直接通过电脑进行搜索,在确保档案基本信息输入准确的条件下就能够保证档案查找的准确性。
        (三)有利于实现档案资料的共享
        对档案资料的信息化处理通常是单位建立一个自己所属的信息库,之后将所管理的档案资料通过电脑进行集中化录入,相关使用者就可以直接通过电脑信息平台自行进行档案的查找和调取,不用再经过档案管理人员之手,极大程度上节约了档案查找时间,实现了档案资料信息的共享,提高了工作效率。
        (四)有利于档案的远程传输
        档案管理具有集中性、统一性的特点,因此就经常会出现档案使用者与档案分处两地的情况,在传统管理方式下,使用者若想查看档案资料就必须亲自到档案存储地进行申请,或者档案管理部门只能通过传真、邮寄等方式发送给使用者,既繁琐又耗时。而在信息化档案管理模式下,使用者只要具备相应的使用权限就可以直接通过网络进行档案使用申请,并实现足不出户的快速传递,对于异地使用者具有高效的便利性,节约了不必要人力、物力及时间消耗。


        二、基于信息化的档案管理措施
        (一)提高档案管理人员的综合素质
        在构建信息化的档案管理时首先要做的就是提高档案管理人员的综合素质,相关单位应加强对档案管理人员的培训工作,定期组织档案管理人员学习最新的信息管理技术,提高其对信息化档案管理工作的认识,为其讲解信息管理中需注意的各种事项,确保管理工作人员能够准确完成对档案资料的录入,保证管理工作人员熟悉操作对信息化档案的查找和使用流程,从而为使用者提供更多便利。再者也应积极采取措施吸引更多专业性的信息技术管理人员加入档案管理工作当中,不断拓展专业档案管理的队伍,提升其管理技术水平,从而可以进一步推动信息化档案管理事业的发展。
        (二)加大信息化基础设施的建设力度
        档案管理信息化建设的关键基础在于信息设备的配备,只有在健全基础设备的支持下才能更好的进行信息档案管理工作,因此需加大对信息化基础设施的建设力度,增加资金方面的投入,做好硬件上的充足准备,从而真正实现信息化档案管理的转型,此外还需构建完善的软件平台,即建立高质量的档案资料管理平台,全方面、多角度的开展对档案的管理工作。在进行信息档案管理之前应设置明确的档案管理机制,确保档案管理所涉及的每个环节都顺利运行,同时相关部门也应建立完善的电子联动体系,以便于对信息管理的全程监管。
        (三)制定统一的信息化档案管理标准
        统一化的管理标准是档案管理信息化的根本所在,只有在统一性的标准约束下才能够最大程度展现出信息化管理的优势。在档案管理事业的发展过程中标准制度保障是非常重要的,因此在其信息化建设中应对信息管理流程进行明确的规定,对管理技术的标准、参数等进行统一协调,而这一过程中需考虑到信息管理系统的实用性和兼容性,确保在统一标准之下信息化档案的正常使用。此外,信息化档案管理需严格遵守相应的法律规定,其档案处理程序应在法律约束范围之内进行,防止出现档案信息乱用、盗取等问题的出现,限制使用者的使用权限,从而更进一步提升档案管理信息化建设的规范性、严谨性。
        (四)加强对档案资料的安全防范
        在档案管理的信息化建设中最需要重视的就是档案的安全问题,由于信息技术的先进性及复杂性,信息管理容易出现漏洞,继而导致档案信息被泄露,威胁人们隐私信息的安全性。为了发挥信息化管理的作用,就必须加强对档案资料的安全防范。一方面档案的信息化建设中应增设档案加密技术,对档案资料进行加密形式的储存,尤其对于机密性的档案更需要设置相应的加密处理,防止不法分子的入侵窃用。另一方面应增设身份验证技术,查阅档案时的使用人员必须具有合法的使用权限,如果身份信息与档案权限记录不符,则不能够为其提供档案资料,确保档案使用的安全性,避免档案信息的泄露。
        结束语
        综上所述,信息化技术的应用在极大程度上改变了传统档案管理方式的弊端,对档案管理事业的发展具有推动作用,在实际的档案信息化管理建设中,相关部门及工作人员应提高对信息化技术的认识,提高信息管理能力,做好对硬件基础设备的建设,在统一标准制度下,积极发挥信息化档案管理的优势,进而更好的适应现代社会发展的需求。
        参考文献
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        [2]李立.浅谈信息化背景下文书档案管理创新的意义及措施[J].纳税, 2019,13(32):281.
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