新形势下企业档案管理信息化建设趋势探究

发表时间:2019/12/18   来源:《基层建设》2019年第26期   作者:于宏 刘德胜 宗连英 于伟
[导读] 摘要:随着经济快速发展,信息技术水平也不断提升,企业要想在竞争激烈的市场中脱颖而出,就要对企业的管理进行改革,适应市场经济发展的趋势,提升自己的竞争力。
        朔州供电公司  山西朔州  036002
        摘要:随着经济快速发展,信息技术水平也不断提升,企业要想在竞争激烈的市场中脱颖而出,就要对企业的管理进行改革,适应市场经济发展的趋势,提升自己的竞争力。目前,随着企业的不断发展和壮大,企业的档案数量和门类越来越多,企业的档案管理工作必须进行优化,对档案管理进行信息化建设。本文从信息化建设在企业的档案管理中的优越性和发展面临的阻碍入手,分析如何在新形势下对企业档案管理进行信息化建设。
        关键词:企业档案管理;信息化建设;趋势
        引言
        档案管理是重要的企业管理内容,并且档案信息准确与否会直接影响企业发展。现代企业发展离不开档案管理的支持,为了保证企业各项活动的有序开展,有必要注重信息化背景下企业档案管理的创新改革。针对传统档案管理存在的管理人员素质低下、管理制度不完善等缺陷,需要明确档案管理改革要点,进一步发挥档案管理在企业健康发展上的推动作用。
        1信息化建设在企业档案管理中的优越性
        1.1方便档案信息管理
        随着经济的发展和政治的民主化,人们的档案意识有了一定程度的提高,档案信息的用户群体也逐渐庞大,用户类型随之增加,相应的档案信息的管理方式就要与之适应,采用不同的管理方式。由于现代化档案信息管理工作对档案工作人员的要求较高,当下缺少现代高技术人才,复杂的档案工作疏于管理。对企业档案管理工作进行信息化建设,能够解放一部分人力,方便档案信息的管理档案资源的开发利用。
        1.2优化档案管理业务流程,提高管理水平
        在信息化技术的影响下,从事档案管理的工作人员工作观念会有所转变,同时工作人员的业务能力与素养也会有明显的提高,很多之前工作人员难以解决的问题都可以借助计算机来解决,这在很大程度上为工作人员减少了麻烦。另外,工作人员通过对信息技术的熟悉掌握,很多工作任务都可以借助计算机来完成,保证工作的规范性与科学性,以及采集信息的准确性,从而有效地保证档案管理的可靠性,为企业的其他工作提供很大的便利,提高企业内部的整体管理水平,为企业带来更大的效益,促进企业的发展。
        2目前企业档案管理工作存在的问题
        2.1企业缺乏重视
        目前,部分企业并没有认识到企业档案管理工作的重要性,没有对档案管理予以应有的重视,企业的领导对信息技术的优越性缺乏认识,对信息技术的投入不足,档案管理信息化建设流于形式,没有真正建设起来,也不能发挥它对于企业的真正作用。
        2.2管理人员能力缺失
        现代化的档案信息管理随着科学技术水平的提高对档案管理工作人员的要求越来越高,企业更加需要聘用高知识水平的工作人员,但是,当下企业的档案部门缺少的就是现代高技术人才,使得现代化的设备不能发挥作用。档案管理工作人员的综合素质和接受能力直接影响到企业的信息化水平,管理人员缺乏扎实的理论基础和相关的实践经验,档案管理工作的效率和质量不能提升。而且,由于一些企业体制特殊,档案管理人员的选拔过于草率,缺乏责任意识,影响档案管理工作的信息化建设。
        2.3规划不清晰
        企业的档案管理工作不是一件小事,需要长期而又系统地开展,因此,对于信息化建设要先进行规划。没有工作规划,档案管理工作的开展就会像无头苍蝇一样,眉毛胡子一把抓,这样就会使工作的效率低下,管理的效果也不如人意。如果工作人员没有责任意识的话,信息化建设可能就会变得虎头蛇尾,最后仓促结束,既浪费时间精力又起不到作用。
        2.4管理体系不健全
        行之有效的管理体系是企业档案管理工作进行信息化建设的关键,只对档案进行整理,忽视管理的话就不能发挥出档案信息建设的作用,也不利于档案管理技术的进步,不利于提升工作效率,还增大了档案遗失和损毁的概率,为后期的档案查阅和调用带来阻碍。


        3推进企业档案管理信息化建设
        3.1提高对档案管理信息化建设的重视程度
        在企业发展的新阶段,对于企业档案管理开展信息化建设首先要转变传统的管理观念,提高对企业的档案管理信息化建设的重视程度。企业的领导层和负责信息化建设的管理人员应该转变观念,认识到档案管理信息化建设的重要性,为信息化建设工作的开展提供一定程度的人力、物力和财力的支持,积极为企业的档案管理部门引进信息云端存储技术和网络数据库技术等先进技术,还可以和一些企业展开合作,学习其他企业的技术,还可以引进其他企业的先进设备。企业领导者要聘用一些高知识水平的档案管理人才,或者为企业中的成员提供学习和进修的机会,为档案管理信息化建设提供专业的人才队伍。管理人员和相关的工作人员要对档案管理信息化建设的重要性有一个清晰的认识,转变陈旧的管理观念和学习观念,顺应企业发展的趋势,学习相关知识和技术,充实和完善自己,深化对数据化管理和相关技术的学习,从而促进企业档案管理信息化建设的进一步发展。
        3.2增强档案业务人员的信息化意识与能力
        要想在企业档案管理中更好地应用信息化技术,首先要做的就是转变档案业务人员的观念,帮助相关工作人员树立信息化的意识,只有这样,档案业务人员才会在工作中有意识地应用信息技术。因此,相关企业就要采取一定的措施,让从事档案管理的业务人员认识到信息化在档案管理工作中的重要性,进而提高档案业务人员的工作积极性,保证相关工作的顺利完成。另外,企业档案管理部门也可以制定具体的奖惩机制,对于在工作中有良好表现的工作人员进行有效的奖励,从而激发档案业务人员的工作积极性,促进信息化技术在档案管理中的有效利用,为企业带来更大的便利。
        3.3提高创新意识
        企业档案管理要适应时代发展特点,将创新意识贯彻到档案管理全过程中,以便达到档案管理目的,在管理实践中不断优化管理方法,确保企业档案管理机制是不断改进的,能为企业运营各阶段的档案管理提供针对性指导。在创新意识的引导下,能促使管理人员从信息化角度出发,采取相应的管理措施,真正达到档案管理全面开展的目的。并且还要借助信息化技术,建立现代化管理系统,创新管理流程和管理方法,确保档案管理的时效性,能为企业发展战略目标的实现奠定基础。
        3.4提高档案利用率
        企业应充分利用档案信息,在提高信息利用率的条件下,充分发挥档案管理在企业稳定发展上的价值。企业以往的档案管理上,只能完成信息收集工作,在档案信息资源开发利用上存在不足,由此造成档案利用率低下。因此,要求企业能按照以下要求完成档案管理工作:首先,应建立新的档案数据库。企业内部应建立起独立的档案数据库,方便员工在数据库中查找需要的资料信息,为档案管理工作高效开展提供基础条件。其次,要优化服务模式。档案管理信息资源应用价值的实现在于为企业各项活动的展开提供参考,管理人员在管理信息资源时,要在后台设置登记界面,明确记录档案查阅情况。最后,要深入挖掘档案信息。为企业提供参考,推动企业改革发展。
        3.5制订合理的工作规划
        为了确保企业档案管理工作的有序开展,就要为管理信息化建设进行规划,制订科学合理的工作计划,保证工作按照程序有序进行。首先,要对档案管理工作的具体操作和流程予以明确的规定,严格规范具体操作,并在对管理人员的培训中予以体现,让管理人员提升自己的操作水平,同时明确工作的流程,约束工作人员按照规定的流程进行操作。其次,要对操作过程予以监督和控制,防止操作不规范行为,保证操作的规范和工作流程的正确,从而防止信息录入错误和查询不便等问题。最后,要对企业档案管理程序和系统进行养护,尤其是网络信息库的维护和管理,要想保持企业档案管理信息化建设的持续有效,就要保证信息化建设相关的网络设备始终保持良好的状态,维持工作的稳定性,保证信息化建设工作的顺利进行。
        结语
        综上所述,企业为了满足经济市场发展需求,应充分考虑信息化背景下对企业档案管理的要求,通过创新管理模式,有效应对档案管理中面临的一系列问题。目前的企业档案管理,主要以提高管理人员创新意识为主,建立现代化档案管理系统,为档案管理有关工作的展开提供借鉴,最终实现企业良好发展的目的。
        参考文献:
        [1]姚玲娣.信息化背景下供电企业档案管理改革对策初探[J].办公室业务,2017(11):80-81.
        [2]白芳.信息化背景下企业档案管理改革研究[J].中国高新区,2017(04):131.
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