信息化时代人事档案管理模式创新路径

发表时间:2019/12/18   来源:《基层建设》2019年第26期   作者:李闫
[导读] 摘要:随着信息化时代的来临,我国人事档案管理工作模式的改革与创新也迎来了新的契机。
        吉林省四平市铁西区住房保障服务中心  136000
        摘要:随着信息化时代的来临,我国人事档案管理工作模式的改革与创新也迎来了新的契机。随着信息化技术在人事档案管理工作中作用的越来越显著,怎样借助信息化技术推动人事档案管理工作的开展是当前社会各界广泛关注的问题。然而,在社会不断发展的推动下,传统的纸质人事档案管理方法已经无法满足社会发展对人事档案管理提出的要求,所以加强信息化技术在人事档案管理中应用研究的力度,对于我国人事档案管理模式的改革与创新有着极为重要的意义。
        关键词:人事档案;信息化管理;创新
        引言
        为了适应信息化时代发展的要求,事业单位在发展的过程中,应该合理运用信息技术开展人事档案的管理工作,才能确保人事档案管理工作的安全性与科学性。这就要求,各事业单位应该根据传统人事档案管理体系运行的特点,积极的进行人事档案管理模式的改革与创新,才能发现和解决传统人事档案管理中存在的问题。
        1、人事档案管理的定义及特点
        信息传播速度快是信息化时代最显著的特点之一。如果各事业单位在人员招聘过程中,未能按照要求准确的采集和记录相关数据的话,那么不仅会导致招聘信息出现延误的问题,同时也会影响到人事管理工作的效率。如果人事档案管理中运用信息化技术的话,则可以彻底解决这一问题。事业单位的人事档案管理工作作为一项服务特性显著的工作,不仅涉及到人事档案数据的收集、存放以及工作调配等各方面的内容,而且其在事业单位人力资源管理中也发挥着至关重要的作用。经过深入的调查研究发现,由于人事档案管理受到管理对象、内容以及工作特点的不同,对个人、单位的发展都有着极为重要的影响。就人事档案管理工作的特点来说,主要集中在以下几方面:首先,精准性与真实性。人事档案管理在事业单位中发挥着信息载体的重要作用,其为事业单位员工的录用提供了真实准确的依据和参考。所以,工作人员在开展人事档案管理工作时,必须确保其所记录的内容的真实性与全面性,才能将事业单位员工的学习、成长精力真实准确的反映出来。其次,全面性和流动性。人事档案管理工作人员,在开展档案管理工作时,经常因为受到事业单位发展要求的影响,而出现职位上的变动。因此,人事档案管理工作人员在日常工作的过程中,必须确保档案内容与所有者的同步,才能确保档案管理工作的全面性与流动性。
        2、加强人事档案信息化管理的具体措施
        2.1建立相对完善的数字管理体系
        事业单位应该通过建立数字化管理体系的方式,推动自身人事档案管理工作的信息化建设工作。首先,根据本单位发展的实际情况,建立完整的数据管理体系,充分发挥高科技技术的优势,定期的更新修改人事档案管理的内容。其次,将不包括个人隐私的数据信息准确及时的传送至各个部门,促进人事档案信息管理质量和效率的稳步提高。最后,合理运用数字化技术区分员工的数据信息,为后续人事档案数据的查阅做好充分准备。
        2.2对人事档案管理人员训练
        信息化技术的推广和应用,对于事业单位人事档案管理工作效率的提高有着极大的促进作用。

作为事业单位人事档案管理工作人员来说,应该在开展人事档案管理工作时,将人事档案管理与人数档案数据库的建设紧密的结合在一起,拓展人事档案管理的范围。根据人事档案管理工作的特点和要求,加强人事档案管理人员力量知识学习和培训的力度,同时密切的关注人事档案信息的保密性与安全性,避免因为人事档案信息的泄露,而造成不必要的损失。此外,事业单位在开展信息化人事档案管理体系时,必须将档案管理人员基本数据和工作能力的提高作为其首要的工作目标。人事档案管理工作人员,不但要掌握最基础的信息处理技术,了解和掌握人事档案管理的理论,才能确保人事档案管理工作的顺利开展。另外,由于档案管理人员综合素质的高低是影响事业单位人事档案信息化建设工作能否顺利进行的关键,所以,为了确保数字化人事档案管理体系建设的顺利完成,事业单位应该充分重视管理人员专业知识培训的工作,促进人事档案管理工作水平和质量的全面提高。
        2.3构建人事档案信息数据库
        因为人事档案信息化管理是一项复杂程度较高的工作,所以,为了确保人事档案管理系统的先进性、高效性与科学性,事业单位在开展数字化人事档案管理体系的建设时,必须从以下几方面着手:首先,加强基础设施建设的力度。基础设施是人事档案数据库构建的基础和关键,事业单位可以通过引进先进设备的方式,提高人事档案数字化系统数据传输的速度和效率。其次,建立完善的人事档案信息数据库,构建统一的人事档案数字化管理标准,将员工毕业院校、工作时间、单位代码、姓名、出生年月、民族、性别、身份证号等相关信息,纳入到人事档案数字化管理系统中,才能确保人事档案数据的利用效率。
        2.4保证人事档案的安全性
        随着互联网的迅速普及,信息传播的速度也越来越快,人们在充分享受资源共享带来的便利的同时,不可避免的也会遇到信息资源写了的问题,这些问题已经成为了影响信息安全性的重要原因。事业单位在开展人事档案管理工作时,必须在深刻认识到人事档案管理工作具有的保密性特点的基础上,采取积极有效的措施,提高人事档案管理工作的安全性。这就要求事业单位在建立数字化人事档案管理体系时,充分重视信息安全性的重要性,并以此为基础采取积极有效的措施,确保人事档案数据信息的安全性。另外,人事档案管理工作人员,应该严格的按照人事档案管理制度的要求,站在不同的角度分析人事档案管理工作过程中存在的问题,确保人事档案数据信息的真实性与安全性。
        结束语
        总之,做好新时期人事档案信息化管理体系的建设,不仅满足了人事档案管理工作改革的要求,而且也为事业单位的建设和发展提供了强有力的支持。所以,事业单位的人力资源管理部门必须充分的认识到人事档案信息化建设的意义,严格的按照人事档案管理工作的规律,借助网络技术、计算机技术等先进科学技术,做好人事档案信息资源的开发和利用工作,促进事业单位人事档案管理工作质量和水平的全面提高。
        参考文献
        [1]姚成.“互联网+”时代人事档案信息化初论[J].兰台内外,2019,22:3-4.
        [2]任飞.信息化时代学校人事档案管理创新方向探讨[J].办公室业务,2019,15:145.
        [3]甄美清.新时代背景下人事档案管理信息化建设的有效探究[J].现代经济信息,2019,14:59+128.
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