新形势下地勘单位档案管理工作创新

发表时间:2019/12/18   来源:《基层建设》2019年第26期   作者:刘清熙
[导读] 摘要:新形势下,随着我国地勘单位改革创新的不停深入,以往的地质档案管理模式已无法满足当前工作的要求。
        河南省地矿信息中心  河南省  450012
        摘要:新形势下,随着我国地勘单位改革创新的不停深入,以往的地质档案管理模式已无法满足当前工作的要求。地勘单位势必要充分了解地质档案管理体系的完善及提高地质档案管理工作的重要性及作用。本文对新形势下地勘单位档案管理工作的重要性与作用进行了阐述,还分析了地勘单位档案管理工作中存在的问题,并提出适当的解决措施,旨在为业内相关人士带来有价值的借鉴与参考。
        关键词:地勘单位;档案管理;创新
        前言
        档案管理信息的真实可靠能够较为客观的呈现地质工作状况。因此,在进行地质勘探的过程中,势必要充分结合地勘单位测绘、地球物理勘探、综合、钻井、油气开发等多种档案管理工作的标准,加强地勘单位档案管理工作的创新发展至关重要,利用行之有效的档案管理模式,为地勘单位的未来发展带来服务,进而保证地勘单位的信息服务迈向新的高度。
        1新形势下地勘单位档案管理工作的重要性与作用
        1.1档案属于地勘单位发展历程的重要载体
        档案作为地勘单位所有活动最原始的重要记录,其真实的呈现了地勘单位的整个面貌与过程,属于地勘单位联系过去、当前、未来的重要纽带,在地勘单位发展的过程中发挥着特殊的作用、价值与意义,属于至关重要的宝贵财富。其不但属于地勘单位的信息资源,还是地勘单位无形资产中不可或缺的组成。所以,在地勘单位改革过程中不管机制怎样变化,都不可以缺少对档案管理的重视,更不可以放弃档案工作。
        1.2档案属于单位领导进行正确决策的重要依据
        决策属于管理工作的领头羊,决策工作是否准确,不仅取决于管理人员对地勘单位具体情况,即人员素养、服务水平、成果质量、技术能力等方面的全面分析能力,还取决与管理人员对相关理论知识水平、技巧和方法合理决策的掌控。这些均需要将真实可靠、精准的档案当做决策准确的依据,在很大程度上档案管理工作是决定地勘单位的管理能力与生存发展的关键因素。
        1.3档案属于承揽工程的关键保障
        现阶段,随着市场竞争的越发激烈,承揽工程的任务越发严峻,是否可以承揽到足够的工程任务,直接影响着地勘单位的生存与未来发展,档案管理者若是及时带来地质档案等数据资料,并积极配合经营者编制合理有效的标书,加强投标方案的优化,进而为地勘单位在激烈的市场竞争中脱颖而出提供保障,还可以有效提升中标率,为任务不足引起的矛盾发挥环节作用,进而为地勘单位的生存发展贡献力量。不仅如此,档案还属于地勘单位资产的重新组合与结构调整的关键条件;属于地勘单位处理不良资产的关键依据;属于地勘单位技术开发的重要条件;属于地勘单位经营核算的重要基础;属于地勘单位开展民生管理的基本部分。
        2新形势下地勘单位档案管理工作呈现的不足之处
        2.1归档材料缺少系统性与整体性
        很多地勘单位缺少档案市场信息与经济决策的储藏室。并且对呈现地质市场经营活动的合同与协议等有关材料没进行合理归档。除此之外,归档的材料还存在不同程度的不规范组卷、不科学编目及不合理建档等多种问题。
        2.2档案管理者素质无法满足新形势下档案工作的需求
        机构的精减、档案管理人员在进行编制压缩的条件下,导致地勘单位的档案管理工作被削弱。单位人员缩减,通常会导致具备较强责任心、管理经验丰富,可年龄较大的档案管理人员内退。很多工作年限较长的员工在离职的过程中会受到情绪的影响,导致档案管理工作无法全面交接。新的管理人员临时上岗,并未通过专业知识的培训,严重影响档案管理工作。很多新管理者缺少对档案管理工作的重视,他们通常会认为档案管理工作捎带着干就可以,没有专人监督,因为没有培训档案管理相关知识与规章制度,导致他们工作质量与效率较低。一些单位的档案管理者身兼数职,无法在档案管理工作中投入全部精力,严重影响他们学习、培训的机会,进而不能满足新形势下的档案管理工作。
        2.3档案管理法律意识不足且缺少完善的管理制度
        许多地勘单位缺少完善的档案管理制度,在已制定的制度中并未严格执行,且缺乏内部相关的监督体系,导致相关员工对档案管理缺少足够的法制意识。很多技术人员与业务人员将报告图纸或是合同当做私有财产进行保存,一些部门为了便于自己应用并未根据档单管理标准进行统一且集中的保存,而是分散保管,造成档案记录内容不全面、时常出现资料收集归档不及时或丢失的状况,对我国地勘单位档案的安全性与完整性造成严重影响。
        2.4在单位的改革中造成档案材料的断档及遗失
        在进行相关操作程序的重组及改革过程中,对于整体划转或是撤并的地勘单位,其人力、物力、财力的交接均存在较为具体的规定。而档案怎样交接,通常缺少实际的规定或是细则,导致一些撤并的单位档案或是存在相应价值的档案依旧留存在一些管理者手中。譬如:这类人员将面临下岗分流、再就业等,必将不能顾及单位档案的整理移交。即使一些档案移交了,可接收单位也并未认真对待,通常是移交多少接收多少,进而导致可以呈现这类撤并单位生存发展历程的资料或是未来可能发挥重要依据作用的档案材料,无法全面交接,导致档案材料出现断档与遗失的不良后果。
        2.5档案管理工作缺少完善的服务机制
        现阶段,很多地勘单位的档案管理工作并没有形成将服务当做中心的组织体系,为档案提供信息服务的能力较低,且提供的档案信息针对性较低,并未在单位项目的勘察、施工、防治地质灾害等方面发挥积极有效的服务作用,进而无法为单位的决策带来依据支持。我国很多地勘单位从事的档案信息服务通常停滞在档案信息的采集、筛选、传输的浅层面,一些仅添加少许关联信息,并深入的探究档案的研究工作,确保其能够发挥实际价值和发挥战略意义。
        2.6档案管理工作缺少基础建设
        因为地勘单位过于看重经济利益,通常会忽略档案管理工作的基础建设,严重影响档案的采集、整理等基础性业务,或是导致其停滞不前。一些地勘企业为了增加效益,将办公用地出租,减少档案的存储面积,导致档案存储、人员办公、查询预览等均在一个区域进行,基础建设也存在不足,进而对档案管理工作的综合水平的提升带来严重影响。地勘单位的电子档案缺少先进性,一些档案室还存在没有电脑的状况。

很多地勘单位在档案数据库管理系统、档案存储和检索、文件档案管理一体化等档案管理实现信息化方面处于发展初期或是还停留在将要开始阶段。
        3新形势下地勘单位档案管理工作的创新措施
        3.1有效提升档案管理人员的整体素质
        档案信息资源的运用属于较为复杂的劳动,档案管理者势必要具有相对应的专业知识水平,还需要熟悉相应的信息科学知识。怎样处理这样的问题,首先,地勘单位的档案管理部门需要引入先进的计算机、信息、外语等专业的人才,采用接收其他专业和档案专业的并重原则,确保其他专业的人才与档案专业人才形成知识互补,满足信息化发展的需求。其次,为单位内部人员展开专业性培训与信息技术培训,确保档案管理人员不仅掌握专业知识,还熟悉计算机与通信网络,满足高效高质的档案信息资源采集、开发、传输等工作需要。
        3.2加强对档案管理工作的重视
        将档案工作纳进地勘单位管理的整个过程,在实际的工作中,若是具备较强的档案管理意识,在加上地勘单位对档案管理工作提高重视,他们的档案管理工作就会非常好。所以,增强档案管理工作,就应该提高地勘单位所有领导人员的档案管理意识,确保单位管理者对档案工作加强重视,进而提高档案在单位的位置。唯有不停的增强档案管理意识,才可以为地勘单位的档案管理在改革中得以有效提高。
        3.3确保档案管理工作实现一体化
        计算机在最初应用时,只是为档案管理者迅速查阅条目信息提供帮助,无法直接查询文件材料的相关内容。随着我国科学技术的日新月异,我国很多企业在档案管理工作中融进计算机管理工作,班主档案管理工作日益实现档案整理、库房管理、检索、提供运用、鉴定、后期统计等多个环节的一体化管理。许多文件材料信息,能够利用计算机系统从工程技术文件材料数据库内直接传输到档案管理的数据库,进而有效提升档案整理工作的质量与效率。多媒体档案的管理软件能够把不同载体中形成的图片、音频、视频、图纸和文字集合成一体,产生统一的电子文档,多角度且全面的呈现活动的整个面貌。利用计算机管理系统,可以实现档案间的链接效应,确保多种数据实现动态管理与互相间的转换,并在各个计算机终端实现全文浏览的作业,为地勘单位档案的管理利用提供便利。
        3.4改变理念,自主为地勘单位的发展带来服务
        地勘单位的档案管理工作从管理型转变成管理开放性,从被动服务转向主动服务。长此以往,档案管理部门的工作人员就会不思进取,不关注新时期出现的新问题及新情况,没有做好与时俱进,总是沿用习惯的档案管理,无法放远眼光,改革创新,导致档案信息管理工作无法发挥其应有的价值,也导致档案信息系统无法发挥其重要作家,地勘单位的档案信息资源的开发运用将无法得到人们的重点关注。我国颁布的《档案法》中明确指出了信息采集、档案保管的主要目的就是日后的有效利用。在地勘单位不停改革创新的条件下,应该充分结合单位的实际情况,在档案利用工作中从被动的服务转变成主动服务,确保档案和地质施工、科技、勘察等多项工作存在紧密联系,利用档案信息的宣传预览,将档案送上门服务及迈向施工场地等新措施,有效推动地勘单位的改革与发展。
        3.5增加档案工作的投入
        近些年来,很多地勘单位都会利用资金紧张的借口,降低档案管理工作资金的投入,单位面对激烈的市场竞争过于看重内部的生产经营,日益减少对档案工作的资金投入,产生恶性的训话,为档案管理工作造成非常大的负面影响。地勘单位档案管理工作为了更好的发展,就要注重提升管理水平,就需要不停地增加对档案管理工作的资金投进,现如今通常包含下列几个方面:首先,严格遵循档案库房建设标准,加强档案库房的新建或改造。其次,改善档案装具,将木质柜子更换为铁质柜子或是现代的档案密集架。最后,添置具备现代管理气息需要的扫描仪、计算机、数码摄像机等。
        3.6确保档案工作实现标准化、规范化
        第一,把好档案收集归档关。由于地质工作具备期限长、工作面广等特征,所有地质项目都贯穿着立项至验收的全过程。所有阶段的材料都需要严格遵循“谁负责、谁立卷归档”的原则,确定责任工作职责,将地质档案资料及时、准确、完整地移交到档案管理部门。第二,把好档案整理关。依照档案相关规定,在有效保管及利用的基础上,将收集好的文字、音像等资料明确分类,并进行科学的保管,同时加强检查力度,对损毁的档案资料进行修复。第三,确保计算机辅助档案管理系统软件的通用化及标准化。地勘单位档案管理工作的网络势必要利用通用化及标准化的软件。地勘单位档案管理部门应该推广运用并与时俱进,唯有如此,才可以充分连接所有企业较为独立的“档案资源”,形成富含活力且整体的档案信息化管理系统。
        结束语
        总而言之,地质档案管理工作属于地勘单位档案管理工作中至关重要的组成。地勘单位需要充分结合新形势下档案发展的需要,针对档案管理工作中出现的问题,采用适当的措施,不停的提升地质档案管理的水平,确保地勘单位的档案材料充分发挥其应有的价值,为地方经济与社会发展带来更好的服务。
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