工程项目档案信息数字化管理应用研究

发表时间:2019/11/11   来源:《基层建设》2019年第22期   作者:辛学敏
[导读] 摘要:在科学技术快速发展的过程中,数字信息化给人们带来了较大的便利,同时,也改变了人们生活和工作的方式。
        内蒙古电力(集团)有限责任公司;内蒙古超高压供电局  内蒙古呼和浩特市  010018
        摘要:在科学技术快速发展的过程中,数字信息化给人们带来了较大的便利,同时,也改变了人们生活和工作的方式。尤其是在档案管理的过程中,逐渐从传统的纸质档案存档管理转变为信息化、数字化的档案管理。不仅将档案管理工作简单化,也节约了大量的资源。在工程项目中,其项目的管理文件较多,传统的工程项目档案管理模式已经无法适应现代化的发展需求,因此,急需要加强档案信息数字化管理在工程项目中的应用。
        关键词:工程项目;档案信息数字化;管理应用
        一、工程项目档案信息数字化管理概述及必然性
        (一)社会发展的必然要求
        工程项目档案是指包括项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、验收等建设和管理过程中形成的资料,是项目管理工作的重要组成部分。如今,社会的快速发展已经对工程档案管理提出了更高的要求,需要转变管理方式。接入信息化、数字化管理方式,相比纸质档案更加安全便捷,也更加高效。因此,发展信息数字化管理工程项目档案,是社会不断发展的必然要求。
        (二)档案管理工作发展的必然结果
        随着科技日新月异的发展,工程项目档案管理也发生了极大的变化。工程项目档案的数量激增,信息介质和记录方式也在不断变化,例如光盘、磁介质存储设备等。传统的纸质档案会随着时间流逝而不断损坏,还有人为因素的影响,损坏程度逐渐加深。基于上述问题,社会对工程项目档案管理提出了新的要求,急需提高工程项目档案的贮存和管理水平。而工程项目档案信息数字化管理正是在这种情况下应运而生的。
        (三)数字化技术成熟的结果
        当前,计算机网络技术空前发展,为工程项目档案信息数字化管理提供了技术基础和物质支持。如今,在信息产业和信息基础设施逐步完备的情况下,信息数字化管理的时机已经日趋成熟。
        二、档案信息数字化管理在工程项目中的应用
        (一)工程项目文档编码应用原则。工程项目中文档的编码需要具备标准要求,以便确保工程项目能够顺利的开展,保障信息系统的正常运行。通过对工程项目以及相关企业情况进行分析,同时,需要对国内外相关行业标准进行研究,可以制定出一套科学、规范、系统、可扩展并且能够适合企业内部使用的工程档案编码原则。其中工程项目中各种类型的文档需要严格按照分类标准要求来制定编码,确保编码是唯一的身份认证标准,可以简化应用流程,节约工作时间,提高工作效率。为了让企业各个部门以及工程施工现场能够自主的管理好文件编码,工程项目研究部门需要制定各个部门的编号或者代码,其中还需要包括工作地点、文件类型等信息。其中发送文件时,需要严格按照标准要求来进行,发文的规格要求是:填写好项目的名称、确定文件类型、填写地点代码、接收方的单位代码、发送文件的时间以及流水号等内容。
        针对工程项目的各个承包商所提交的各种文件,工程项目研究部门也需要制定出一套统一规格要求的编码原则。在工程项目中,每个阶段、每个环节的相关编码原则大致上需要包括以下几个方面的内容:工程地理信息的编码、工程设计图纸的编码、工程所需材料的编码、工程所需设备的编码、工程完工后的资料编码、工程模型编码以及工程的供应商设备完工后的资料编码等。
        (二)工程项目信息集成平台的设计和应用。通过制定出标准化的工程项目档案管理编码原则之后,工程项目的档案管理平台在使用的时候可以根据标准化的文档编码来进行。其中工程项目信息集成平台的主要功能有文档的管理、文档版本的追踪、文档的发送和接收管理等。

其中文档的管理功能主要是为工程项目中文档的统一查找提供一个搜索的界面,可以通过全文搜索、高级搜索功能在所有的文档中以及特定范围的文档中查找自己所需的文档,并对其进行有效的管理。文档的管理这一模块还包括以下几个方面的辅助功能:文档的归档处理、文档的目录管理、文档的权限设置和管理、新增文档的管理等功能。文档版本的追踪功能主要是通过对文件的传送以及审批过程进行追踪管理,同时,还需要对文件的版本升级过程进行有效的追踪管理,追踪管理之后形成追踪报表,以便能够快速查询文档资料,方便工作人员操作。其中文件的传送单可以自动生成,无需工作人员人工处理,从而可以极大的降低工作人员的工作量,提高工作效率,同时,也可以有效的降低差错的出现。
        (三)档案信息数字化管理的应用原则。其一,工程项目档案信息数字化管理过程中需要遵循规范性原则。在工程项目中,档案信息数字化的管理应用是一种全新的工作方式,在应用的过程中或多或少会出现一些不足和缺陷,为了有效的避免差错和缺陷的发生,为今后更好的应用信息数字化管理,需要制定出相关的应用原则,并确保档案信息数字化管理的规范性。在制定数字化管理的规范标准中,需要包括字符内部编码的标准、数据处理格式标准、数据交换标准以及信息输出标准等内容。以便更好的处理文件的归档问题。同时,需要确保数字化的档案信息在保管、传送以及利用等过程中均可以实现标准化、规范化操作。其二,工程项目档案信息数字化管理需要重视技术的应用,以便确保信息的安全性和保密性。针对档案管理事业来说,其中档案的保密性和安全性是尤其需要注意的问题,由于信息技术是档案信息保密和安全性的保障,因此,在档案信息数字化管理应用的时候需要重视先进技术的应用,以便有效的确保信息的安全和保密。需要加大对档案信息数字化管理的投资,开发出完善的档案信息数字化管理系统,在档案信息传输、审批、归档的时候需要设置加密装置,以便确保信息的保密性和安全性。其三,工程项目中档案信息数字化管理的应用需要复合型人才。档案信息数字化管理需要操作人员具备良好的计算机处理知识和技能,同时,还需要工作人员熟练掌握档案管理的专业技能。因此,在人才的培养方面,需要加大对工作人员专业知识和技能的培训,以便确保工作人员能够更好的适应该项工作。可以适当的开展档案管理专业课程的学习,举办档案信息数字化培训活动,让工作人员及时掌握相关知识和技能。
        三、工程项目档案信息数字化管理发展前景
        作为适应时代和社会发展要求产生的信息数字化档案管理方式,其在工程项目档案管理中具有极大的意义和前景。如今信息化时代已经到来,越来越多的项目档案由于纸质档案管理存在的风险和损坏,信息数字化档案管理模式在工程项目档案管理中越来越受到人们的关注和认可。市场的需求正在加速管理平台技术的完善和优化,其系统管理水平也会越来越成熟,形成一套完备的、操作便捷的、安全高效的档案管理系统,从而更好的促进工程项目档案管理水平的提高。
        当前,社会经济快速发展,工程项目档案管理水平要适应经济发展的水平,就必须借助计算机网络技术实现信息数字化管理,笔者在经过分析信息数字化档案管理方式的必要性之后,深入研究了工程项目档案信息数字化管理应用的具体方案设计,包括统一的工程文档编码规则,工程项目档案信息管理平台设计应用,设立工程项目档案保密机制等具体的应用方法,最后分析了信息化管理的效果以及发展前景,以求促进工程项目档案管理的质量和水平。
        四、总结
        在当今信息时代中,档案信息数字化管理是档案管理事业发展的趋势,在工程项目中,需要扩大数字化管理系统的应用,并且需要对其不断的优化和完善,以便更好的为工程项目服务,为工程项目提供更加便捷、高效、规范化的档案管理系统,充分发挥出其最大化的应用价值。
        参考文献
        [1]冯圣敏.浅谈档案信息化的重要性[J].山东煤炭科技,2011(3):24-25.
        [2]蔡振合.浅谈档案信息管理数字化[J].科技资讯,2012(14):12-13.
        [3]王艳齐,潜江伟,宋哲旭.工程项目档案信息数字化管理应用研究[J].信息技术与标准化,2014(8):68-69.
 
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