档案数字化和电子档案数据备份情况

发表时间:2019/9/27   来源:《建筑科技信息》2019年第1期   作者:衡燕
[导读] 为保障数字档案资源的数据安全,应着眼本单位整体备份需求制定完整、科学的数字档案资源存储与备份方案,通过加强档案数据存储和备份工作统筹规划。
        摘要:为保障数字档案资源的数据安全,应着眼本单位整体备份需求制定完整、科学的数字档案资源存储与备份方案,通过加强档案数据存储和备份工作统筹规划,严格执行相关制度规范,推动数字档案室安全保障体系的构建与完善。
        关键词:档案数据;数据存储;数据备份;数据恢复
        1、高校档案数据受损原因分析
        1.1逻辑故障
      (1)软件技术不成熟。当前各个高校电子档案管理系统还处于发展阶段,很多档案管理系统都停留在相对落后的技术层面,难以进行更新维护,导致软硬件的支持不兼容,往往产生错误结果,造成系统崩溃,导致档案数据的损坏。(2)计算机病毒。目前计算机病毒已经发展到不仅破坏系统程序,而且对储存在计算机存储设备中的所有数据进行更改、删除或窃取。(3)软件程序的误操作。系统管理员和维护员的错误操作导致数据删除,这种情况一般不是主观人为的,多是一种行为过失,一般是没有按照规程操作、执行错误操作命令造成的。  (4)系统升级造成技术过时。系统的不断升级改造,会使原有系统过时而被淘汰,原有系统的档案数据就可能因为无法识别而变得毫无意义。因此,系统升级造成的系统档案数据无法读取信息的问题十分严重,各个高校的数字档案馆也在尽力提高系统间的兼容性。
        1.2物理故障
      (1)硬件系统原因。计算机硬盘如果出现故障就会导致档案数据丢失,硬盘是故障发生率比较高的设备,一旦发生故障,内部数据就很难恢复,因此,如果事先没备份,硬盘数据就会全部丢失。(2)自然灾害原因。档案数据面临的灾害风险包括火灾、水害、气象灾害和地质灾难,突发性的灾难对档案的破坏往往是毁灭性的,一场大火会在瞬间将档案烧为灰烬,一场地震瞬间将一切夷为平地,为了降低档案安全危险,高校档案馆必须进行数据备份。档案数据长期保存的要求和档案信息事后利用的特点,决定了档案数据备份具备以下不同其它。
        2、信息系统数据备份的特征
     (1)数据安全是档案数据备份的绝对重点档案数据是档案信息系统提供服务的基础,没有完整、可用和安全的数据,档案信息系统服务也就失去意义,即便服务不断也无法发挥其作用。因此,保证数据安全是档案数据备份的首要目标。(2)服务可中断时间相对较长档案数据的查阅利用通常都是事后的追溯和再现,因此,实时性的要求相对其它以实时在线业务处理为主要服务的信息系统而言是比较低,也就是说可以接受相对较长时间的系统服务中断。(3)档案备份数据没有明显的冷热差异档案数据作为有保存价值的数据,对于有需求的特定用户而言,不管是什么时间形成的档案或者什么范围的档案,都是有价值的热数据,在常规信息系统中数据冷热之分,在对档案系统而言相对不明显,一定程度讲对档案数据的备份基本的原则是一视同仁。(4)档案备份数据量以滚雪球方式不断增长,备份系统压力和管理成本持续增长常规信息系统数据备份的重点是常用数据,也就是一定时间范围内的数据,形成时间更长的数据通常会移除系统,因此,需要备份的通常是部分数据,档案信息系统所存储的档案数据则体现出滚雪球式的持续增长,不断增加的数据规模和数据类型,对于备份系统的存储能力、处理能力以及成本支出都会是持续的压力。


        3、档案数据安全备份的策略
        3.1增强档案数据安全备份风险意识
      (1)影响档案数据安全的主要因素。据不完全统计,威胁档案数据安全的因素有以下几个方面:一是自然灾害,包括地震、火灾、雷电、洪水、飓风;二是犯罪,包括盗窃,故意破坏,制造病毒;三是软硬件故障,如硬盘划伤;四是人为因素,如误操作,误删除。硬件故障、软件错误、人的误操作,是数据丢失的最主要原因。50%以上的数据丢失,是由于硬件故障或软件错误造成的;30%以上的数据丢失,是由人的错误操作造成的;病毒和自然灾害造成的数据丢失不到15%。(2)增强档案数据安全保护意识的必要性。很多人认为,现在的电子档案就相当于是纸质档案的复制件,这主要是因为现在的电子档案一部分是由纸质档案数字化而来,另一部分是办公自动化形成的。虽然原始形成的就是电子档案,但实行的是纸电双轨制,致使对电子档案的重要性认识远远不够,造成了复制件重要程度不能等同于原件的情形。要保证电子档案数据的安全,首要的就是提高对电子档案重要性的认识。(3)选用素质高的档案工作人员。档案工作人员是档案管理的主体,有条件的档案室应该配备具有一定计算机专业技能的专职人员,负责档案室核心业务,确保档案工作的安全性。选用兼职人员时,应优先选择业务能力强和有经验者,有针对性地开展上岗培训、业务知识培训和保密工作培训等。若采取档案数字化外包的形式,应选择业务水平较高的外包商。一方面,需制定符合本单位的外包规范与标准,另一方面,可通过竞标等手段综合选择合适的外包商。
         3.2采取有效的档案数据备份方法
      (1)安全备份。每天对整个操作系统和应用程序生成的数据进行备份,当数据丢失时,只要用灾难发生前一天的备份数据就可恢复。该备份的优点是简单直观,缺点是每天都对系统进行安全备份,因此在备份数据中存在着大量的存储空间,增加了存储和管理成本,所需要的数据量较大,备份时间较长。(2)差量备份。先进行一次安全备份,然后只要把与第一次完全备份新增加或改变的数据进行备份即可。如,星期一管理员对系统进行完全备份,星期二系统内就多了1卷档案,于是管理员只需将这份档案备份下来即可。这种备份的特点是无需每天做完全备份,可以节省存储介质空间,备份需要的时间短。(3)增量备份。复制上次备份后发生变化的文件。备份软件将检查文档位,以确定文件是否被修改,以及是否需要备份。如果文件的文档位表明为新文件或已修改,文件将被复制到备份设备,之后文档位将清除。这种备份不足之处是各磁带间的关系像链子一样,其中任何1盘磁带出了问题,都会导致整条链子脱节。(4)合并式备份。主要针对文件系统,利用上一次全备份的介质以及历次的增量备份,重新计算生成的新的全备份,目的是为了降低进行全备份时对服务器和网络资源的占用。
        结束语
        随着电子文件的大量形成,档案数据存储和安全的压力与日俱增。作为数字档案室安全体系建设的重要内容,档案部门需要加强数据存储和备份的统筹规划,根据不同业务和数据类型,建立科学、合理的数据备份机制,并遵照信息安全等级保护的有关标准,达到一定的安全级别。同时,通过建立各项管理制度,进一步推动数字档案室规范化建设,保障各项工作有序开展。
        参考文献
        [1]孙晓霞. 数字档案备份模式的研究[D].苏州大学,2013.
        [2]丁宜. 档案异地备份研究[D].安徽大学,2013.
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