海关电子档案安全问题及解决方案之初探

发表时间:2019/9/27   来源:《建筑科技信息》2019年第1期   作者:吕瑞超
[导读] 海关作为社会发展的重要组成部分,落实电子化档案信息安全管理工作是发展的必然途径,是优化档案管理质量的基础。
        摘要:随着信息技术与互联网的的快速发展,我国信息化档案建设工作不断深入,逐渐遍布到社会的方方面面。海关作为社会发展的重要组成部分,落实电子化档案信息安全管理工作是发展的必然途径,是优化档案管理质量的基础。在此基础上,本文将基于海关电子档案管理现状,坚持档案管理原则,探究档案信息安全保护策略,进一步促进海关信息化档案管理的发展。
        关键词:海关;电子档案管理;档案信息安全
        引言
        在海关建设发展的过程中,海关需要健全电子档案管理,构建互联互通的数据信息库,进一步提高档案信息的管理质量。与此同时,电子档案管理工作还应该强化安全保障措施,提升信息安全管理质量,从而实现海关信息化建设目标。
        1、档案管理信息电子化的意义
        档案管理工作主要是分为两个部分,一个是档案信息的收集,另一个就是档案信息的保存。电子化的文书档案管理便于实现资源上的共享以及存储,提高档案管理工作的效率。
        1.1提升工作效率
        电子化的手段在文书档案管理中的应用,利用当今的科学技术手段,通过互联网就可以轻而易举的获得信息,有效的拓宽了文书档案的信息来源,降低工作人员的工作难度。电子化的档案办公对信息获取具有准确性、收集的信息涵盖范围广,节约了文书档案管理的工作成本,在文书档案管理工作中,节约了纸张的使用,响应政府的号召节约资源的同时还能够提升文书档案管理工作的速度。文书档案工作本身工作量十分的大,人工操作往往会出现失误。文书档案管理工作运用电子化可以系统科学的对档案管理进行分类保存。总之文书档案管理工作中运用电子化信息技术手段在很大的程度上可以提升档案管理的工作效率。
        1.2提高档案管理的安全
        在传统的档案管理中,通常都是用纸质进行保管,这种文书档案的管理对库房环境的要求相当高,注意防止外部环境对纸质档案进行侵蚀,以免造成文书档案的损坏,对档案工作带来影响。另外一方面,文书档案管理工作人员的粗心大意也会造成档案管理工作出现纰漏,导致档案管理工作的安全问题的出现。
        2、海关电子档案安全管理策略
        2.1构建档案信息数据管理环境
        电子档案相对于传统档案管理而言,需要依靠网络虚拟空间进行管理和存储,这样的管理环境也突出了信息管理安全问题。因此,为了保障电子档案管理质量,提升档案信息安全性,需要进一步强化电子信息档案的安全运行环境。例如,海关可以建立独立的电子档案信息数据库,优化管理设备和数据库的运行环境,避免磁场干扰和危害,提升安全管理性能。同时,电子档案数据库需要全天候不间断地运行,因而电源运行状态非常重要。海关需要强加运行设备电源的保护,为数据库的安全运行提供独立电源室,避免突然断电造成数据损坏,为数据库的安全运行提供全方位的保障。通过这样的方式,能够进一步优化档案信息数据管理环境,为电子档案管理运行提供保障,同时也完善了档案数据信息的保护工作,实现档案管理工作的健康发展。


        2.2加强网络信息安全管理建设
        网络信息技术是电子档案管理实施的基础条件,海关在落实电子档案管理过程中,通过强化网络安全信息技术建设,可以保障网络环境安全。首先:落实档案备份工作,加固信息安全管理质量。海关在进行电子档案管理工作时,应该对所有的电子档案信息进行备份,利用这样的方式保障档案信息管理的完整性。即使出现档案缺失和损坏问题,也能借助备份档案进行恢复,为电子档案管理安全奠定坚实的基础。例如,海关可以构建本地与异地两种备份方式,再结合有线备份与离线备份,将大量的档案信息数据存储于网络空间中,进而实现档案信息存储备份的完整性,提升档案信息安全质量。其次:优化电子档案信息加密管理技术。海关在进行电子档案管理时,可以强化档案信息加密技术,提升档案信息管理系统的抵御能力,有效避免计算机被黑客或病毒入侵,防止档案信息泄密或者信息被篡改。例如,档案信息管理加密主要包含以下几种方式软件加密、硬件加密、混合加密等。而当前海关电子档案管理主要采用混合加密,不仅需要登录用户认证,而且还需要验证身份密码、使用权限,只有完全通过验证,才能获取档案信息。通过这样的方式,既可以强化海关电子档案管理安全性,保障档案数据的隐秘性,又能推动电子档案管理质量的提升,为海关管理发展提供保障。
         2.3完善档案管理规章制度
        海关在实施电子档案管理过程中,需要建立健全档案管理规章制度,规范档案管理人员的工作行为,促进档案管理工作科学发展。例如,海关可以建立奖惩机制,对电子档案管理人员进行定期考核,给予表现优秀的人员表扬和奖励,对工作态度不端正、工作失误的员工进行惩罚。通过这样的方式,能够进一步提升档案管理质量,推进档案安全管理的发展。与此同时,优化档案人员的专业素质也是推动档案管理发展的重要方式。在电子档案管理工作不断发展中,海关可以定期展开档案管理工作培训,锻炼工作人员的档案管理能力、计算机网络技能,促进信息管理人员的综合性发展。
        2.4加强培训,提高档案管理人员综合素质
        随着档案信息化建设的深入发展,对档案管理人员也提出更高的要求,其不仅要满足传统档案管理的理论知识,还要具备现代化信息技术的应用水平。为了提高档案管理整体水平,应该选拔优秀的档案管理人员,积极做好日常的专业技术培训工作,从基础知识、职业素养、软件知识等方面全面培训,确保档案工作的有序进行。除此之外,结合档案管理人员的日常工作还应该建立完善的考评制度,提高全体员工对档案管理的重视,积极做好档案工作的信息化建设。
        结束语
        综上所述,海关电子档案建设是时代发展的必然趋势,随着社会经济的不断进步,档案在各领域的价值逐渐受到重视,加强信息化建设通过各种手段提高档案管理水平,是当前亟待思考的一个问题。面对信息化档案带来的转变,海关人员相关人员应该加强信息化学习,提高自身工作水平与工作质量,从软件、硬件等多方面克服档案信息化的不足,推动海关档案事业的可持续发展。
         参考文献
        [1]高蕾. 天津海关电子派单管理系统的设计与实现[D].复旦大学,2009.
        [2]余波. 中国海关通关管理模式研究[D].西南交通大学,2007.
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