信息化背景下文书档案管理的创新 安云

发表时间:2019/9/27   来源:《知识-力量》2019年10月43期   作者:安云
[导读] 基于信息化背景,加强文书档案管理的创新是至关重要的,这已经得到了相关人士的高度重视和关注,并且也是提高文书档案管理工作效率的重要方式方法。一般来说,在文书档案管理工作中,存在着较多问题,因此,必须要加强现代化技术的应用,不断创新、与时俱进,采用先进的管理方法,将文书档案管理的高效性、时效性充分体现出来,并节约人力、物力以及财力,进而促进文书档案管理工作的顺利进行。
(郑州市水利局,河南省 郑州市 450007)
摘要:基于信息化背景,加强文书档案管理的创新是至关重要的,这已经得到了相关人士的高度重视和关注,并且也是提高文书档案管理工作效率的重要方式方法。一般来说,在文书档案管理工作中,存在着较多问题,因此,必须要加强现代化技术的应用,不断创新、与时俱进,采用先进的管理方法,将文书档案管理的高效性、时效性充分体现出来,并节约人力、物力以及财力,进而促进文书档案管理工作的顺利进行。
关键词:信息化背景;文书档案管理;创新

 
              1文书档案管理创新的重要性分析
              1.1不断提高档案查阅效率和速度
              在文书档案管理工作中,加强信息化建设,可以提高文书档案存储情况的清晰度、透明度。结合实际情况进行分析,加强信息化建设,对于提高文书档案的查阅效率具有极大的帮助。同时,在查阅某一文件时,可以借助信息化技术来完成,具有极大的便利性优势。
              1.2彰显档案管理的高效性
              对于文书档案来说,其机密性特点较为显著,对各个单位工作环节的实施情况进行了记录,比如人员调动信息、财务信息等,所以加强其管理是至关重要的。由于文书档案具有一定的特殊性,更加明确提出了对工作的精确性要求,如果仅仅采用传统管理模式,很难提高工作效率。而基于信息化背景下,可以大大弥补这一缺陷,不断提高文书档案管理工作的高效性。
              2文书档案管理信息化技术应用优势
              在文书档案管理工作中,如果可以应用信息化技术进行处理,就可以让文书档案的存储情况得以实时展现。信息化技术的应用可以有效加快文书档案的查找效率,如果是针对基础资料进行查阅,相关人员无需专门去档案部调档查询,仅需要借助网络就可以获取相关信息。与此同时,相关人员需要查阅某一个文书档案,也可以利用信息化技术进行处理,可以避免排队等。而在查阅音像类文书档案时,也可以在查找之前利用信息化技术找到其查询状态与所在位置等,从而有效提高效率。
              文书档案带有机密性,主要记载了人员信息、财务信息以及各项工作的开展信息等,因此存在特殊性。正因为文书档案带有特殊性,所以其管理工作的要求也会较高。如果选择传统模式进行管理,就会造成文书档案管理人员的日常工作量较大,工作效率也会较低,而如果应用信息化技术进行管理,就可以很好地弥补这一缺陷,保证文书档案管理的效率显著提升。
              3信息化背景下文书档案管理存在的问题
              3.1对于信息化认识程度并不够
              在当前信息档案管理中,文书档案依旧占据了很大一部分比例。因此我们需要将现代信息技术与文书档案管理进行有效融合,这也是提升整个档案管理效率的一个重要方法。但是在现阶段的档案管理工作中,部分领导干部对于档案管理的重视程度并不高,并没有充分意识到档案管理工作信息化技术可以有效提升工作效率。与此同时,许多部门还沿用传统方式进行管理,最终导致了现阶段文书档案管理工作存在的一些问题还没有解决。
              3.2信息化程度并不高,流程过于复杂
              一些文书档案管理部门虽然购置了信息化技术。但是受到传统理念的影响,在实际操作中依旧采取传统方式,信息化设备的使用程度并不高,只是进行了简单的信息化处理。在这样状况之下,信息化技术的优势无法得到有效发挥,这就使得信息化不仅不利于提高整个文书档案的管理效率,反而会降低整个流程的运作效率。


              3.3数字化保密性非常低,影响到了最终资源的共享效率
              在进行数字化建设的过程中,由于电子档案形式并不固定,这就使得管理保密性受到了很大影响,电子文书档案被恶意篡改的可能性变得很高。因此档案管理工作人员需要加强对档案真实性的核查,但是如果为了提高保密性而放弃资源共享又会使得整个资源共享的利用效率大大降低。
              4信息化背景下文书档案管理工作创新性策略
              信息化背景下,对于文书档案管理工作要从顶层设计上进行规划创新,打破传统思想束缚,勇于将信息技术手段与方法引用至文书档案工作当中来。平衡各方面的阻碍与压力,为文书档案与信息技术融合创造出良好的对接环境,使文书档案乘信息技术大船再上层楼。
              4.1建立系统且完备的文书档案工作管理体系
              文书档案管理工作规范化是提高文书档案管理工作效率的必要步骤。创新文书档案管理制度是创新管理工作的基础,应当紧跟时代步伐,以实际工作的发展需求为导向,对原有的规章制度进行梳理和完善,弥补传统制度中的不足,使新的制度体系与原有的制度体系进行有机结合,还应当借鉴相对成熟和先进的管理经验,结合自身实际,在合法合理的前提下,建立规范化的操作规程,建立起一套符合自身情况的管理体系制度,从而形成全面、综合、完整的文书档案管理模式。当然,不仅要确保创新的管理制度和现代社会的发展步伐相一致,还要和各项工作的开展相协调,提高文书档案管理的能力。
              加快文书档案管理现代化,有利于提升档案信息管理的灵活性,不仅能提高信息资源的利用率和档案管理工作效率,还能减轻管理人员的压力。现代化文书档案管理制度需要以统一领导、分级管理作为其工作的指导准则,从实际工作中建立起系统完备的管理体系与制度规范,优化管理工作流程。在文书档案管理现代化的进程中,应当注重管理方法和手段的丰富性,采用现代化的技术手段,强化网络体系建设,加大投入,加强软硬件设施建设,提高文书档案管理的工作效率和信息化进程。现代信息技术和设备在档案工作得以最大限度的发挥作用,促使文书档案在效率与满意度上得到有效提升,真正实现信息技术与档案价值的融合,促进了各项事业的可持续发展。
              4.2提高文书档案管理人员的创新素质
              信息化背景下,利用信息技术管理文书档案,需要具备高素质的人才队伍。在专业素质方面,需要具备系统的理论知识与实际的工作经验;在相关技能方面,需要具备计算机和外语等一些必备的知识储备,提升工作能力和水平;在综合素质方面,应当提高认识,重视文书档案,不断更新文书档案管理思想和理念,发挥出工作热情。总之,信息化背景下的文书档案管理人员,不仅要具有过硬的档案管理专业知识,懂得档案管理业务,还应当具备互联网思维,不断学习先进的管理技术和经验,逐步适应档案管理现代化和信息化的需求。
              4.3引进文书档案管理的信息化技术
              随着社会的不断进步,文书档案管理工作的现代化越来越重要。现代化信息技术的应用与发展,是当前文书档案工作得以行政效率、满意度提升的最有效手段。信息化时代可以利用技术手段将纸质档案与电子档案进行统一、有效的管理,确保档案的完整与安全。信息化技术的引入,使得文书档案的数字化管理成为了现实。相关技术和软件的开发和利用能够迅速、全面地管理档案资料,进而提高档案的利用效率。对于文书档案的管理与其他档案管理一样,需要采取相应的保密措施,通过技术手段进行加密,设置不同的权限,进行档案资源的共享;还可以建立严密的安全保护系统,通过技术手段对与文书档案信息化相关的计算机及资料库进行监管,并做好电子档案的备份工作,定期检查更新,确保档案的安全。
              结语
              伴随社会的不断发展与进步,传统模式的文书档案管理工作已经很难满足当下实际需求,这会导致文书档案管理工作无法实现转型。目前,我国已经进入信息化发展阶段,传统模式的文书档案管理工作会存在诸多局限性,相关人员需要切实认识到信息化技术的应用优势,并且从多种方面入手选择合理、有效的工作策略,实现信息化技术与文书档案管理的紧密结合。
参考文献
[1]李正平.信息化背景下报社文书档案管理的探索[J].办公室业务,2018(17):95+100.
[2]陈秀红.信息化背景下事业单位文书档案管理优化研究[J].山东档案,2018(03):56-57.
[3]高世宇.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].黑龙江科技信息,2017(16):306.
 
 
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