关于文书档案管理和利用的创新研究

发表时间:2019/9/27   来源:《知识-力量》2019年10月43期   作者:李昕彤
[导读] 市场经济体制下,信息技术成为机关事业单位高效管理的重要手段。针对文书档案管理存在的问题,寻找相应的改进与创新道路至关重要。基于此,本文以文书档案管理作为研究对象,分别从工作平台、工作流程、档案管理方式、档案管理制度等方面的创新实现文书档案的高效利用与科学管理。
(江苏省徐州市贾汪区交通运输局)
摘要:市场经济体制下,信息技术成为机关事业单位高效管理的重要手段。针对文书档案管理存在的问题,寻找相应的改进与创新道路至关重要。基于此,本文以文书档案管理作为研究对象,分别从工作平台、工作流程、档案管理方式、档案管理制度等方面的创新实现文书档案的高效利用与科学管理。
关键词:文书档案管理;档案利用;技术创新

 
           引言:
           无论是影像,还是文件,这些历史记录都可以成为档案文件的承载形式,对于事业单位来说,文书档案的管理工作尤为重要。大型机关事业单位会专门设立档案文件管理部门,专业工作人员对档案统一化管理,对机密性文件妥善保管,信息化时代下,文书档案管理工作可以立足于计算机与网络技术,凭借着技术优势提升档案管理效率。
           1.文书档案管理中存在的问题
           分析当前机关事业单位文书档案管理中存在的问题,主要如下:(1)没有形成合理的文书档案管理方案。一直以来,机关事业单位在档案管理方面较为混乱,管理者没有意识到这项工作的重要性,在管理机制上缺乏合理性。机关事业单位缺乏高素质档案管理人员,忽视了文书档案管理工作的专业性。(2)文书档案管理制度落后,没有在工作中体现出技术性。这项工作需要随着时代的变化而改进,由于管理者的不重视,导致文书档案管理在制度上和流程上比较落后,档案时常丢失。信息化时代下,文书档案管理需要立足于计算机与网络技术的支持,机关事业单位需要应用计算机档案管理系统使文书档案管理迈向智能化与网络化。(3)机关事业单位对文书档案管理重视度不足。档案内容涉及面广,无论是上级机构发布的政策文件,还是事业单位内部的文件与人事档案,都要经过专业人员详细分类与管理。部分档案内容属于机密性文件,不仅要妥善保管,且不能泄露和丢失,一旦出现差错,将会给事业单位带来无法避免的损失。(4)现代化配套设施不足,管理方式落后。随着计算机技术与网络信息技术的普及,事业单位开始应用计算机系统和专业软件统一管理文书档案。但人们在具体的管理工作中依然采取传统的工作方法,没有实现真正意义上的信息化管理模式[1]。
           2.文书档案管理和利用的创新
           2.1创新工作平台
           市场竞争环境下,机关事业单位为提升工作效率,必须加快文书档案的信息化建设步伐,应用计算机信息管理系统。同时,优化以往的业务流程,应用数据库与软件编程技术使文书档案呈现出电子文件的形式。例如办公自动化系统,系统可以创建信息流传处理、采集归档、保存与利用的工作平台,其数据库功能强大,数据信息的传递速度较快。文书档案管理平台的功能如下:(1)快捷通信,利用电子邮件系统建立内部通信。(2)公文流转,内外收发文、文件管理、档案管理与合同管理形成电子起草、传阅、审核与签发归档的流转模式。
           2.2创新工作流程
           实现文档一体化。传统的纸质文件受岗位与环节的限制,文件与档案管理工作效率难以提升,依托计算机信息管理系统,创建文档一体化流程,重组文书档案管理管理工作流程,使业务与信息流程高效整合。在文件管理阶段,对于普通用户、系统与业务管理人员,可以为其提供工作流程和管理平台,平台内显示着不同的任务项目,方便相关人员查询。通过痕迹保留与数据监控,形成文件质量监督体系,建立文件关联关系。文件归档机制中,系统所有项目都呈现出文档的形式,文件的归档就是文书档案的最后处理环节。


           档案管理中,应建立信息化服务理念。为普通用户提供档案信息平台,直观、简洁的为其提供档案信息,实现信息资源的平台共享。建立信息整理观念,要求档案管理人员根据信息化工作要求,整理归档数据,及时切换视窗,了解用户对信息的需求。建立档案信息安全机制,合理设置使用权限,通过流程的创新,保障文书档案管理工作质量[2]。
           2.3创新档案管理方式
           虽然各机关事业单位已经开始应用计算机系统管理文书档案,但设备受到自身故障、用户错误操作、病毒的影响,系统容易被破坏,内部的数据面临丢失和泄漏风险。对此,创新文书档案管理方式,应从信息管理与工作人员管理角度入手:(1)信息管理。建议为系统设置防火墙,防止病毒与黑客袭击网络,保障系统运行安全。加强对文书档案的流程管理,对系统展开实时监控,对文书档案管理流程进行跟踪管理,保证电子文件的完整性与真实性。工作人员不仅要管理文书档案信息内容,还需要梳理文件处理流程,对所有文件信息统一管理,提前设置发文格式,通过及时调整更是来实现文件的动态化管理。(2)工作人员管理。文书档案管理人员不仅要遵纪守法,还要学会应用先进的技术提升文书档案管理效率。对此,建议建立应急措施与文件保护方案,引导管理人员定期展开信息安全检查,以此提升自身对事故的应急反应。加强对管理人员的业务培训,提升文书档案管理者的综合素质,强化责任意识,通过科学规范的操作规避安全隐患。规范信息数据转移与加工程序,利用数据校验模型,建立权限管理机制,加强对文书档案管理人员的约束。
           在文书档案管理职责方面,应作出详细划分:对于普通用户,系统应为其提供文件起草、办理、查询与流转服务。对于文件管理人员,应为其提供督办与催办服务。对于档案管理人员,应为其提供文件归档与考核、电子文件管理和信息化服务手段。对于系统管理人员,应建立工作流程跟踪、监控机制,为管理者提供安全操作平台。
           2.4创新档案管理制度
           文书档案信息管理系统的应用的同时能够适应不同用户的需求,但这一目标的实现需要依靠机关事业单位制定的文书档案管理制度。为保证系统的规范化应用,事业单位需要从业务规范与技术规范方面组织信息部门与业务部门一同建立文书档案管理制度。比如《电子公文管理办法》中应包含电子文件的办理流程、文件发送与信息管理流程、文件归档与管理流程。《文书档案诡诞文件整理工作办法》中应对归档之后的电子文件进行整理工作的阐述,梳理其工作流程,规范文书档案管理人员的操作步骤。对于相关工作人员来说,在应用文书档案信息管理系统的同时,也要创新信息服务理念,凭借电子文件资源的开放性与共享性,加强信息主动服务,对文件的来源保持着高度敏感,主动收集信息。结合用户对信息的实际需求,为用户提供信息利用平台,使文书档案的利用方式得到创新,通过信息应用系统,优化功能模块,提高用户利用文书档案时的信息获取效率,保证资源准确率。
           总结:
           总而言之,信息化时代背景下,科技的发展给文书档案管理工作带来了机遇,相关人员需要紧跟时代的发展步伐,在文书档案管理实践中寻找新的管理方式,强化管理与服务理念,提升文书档案管理工作的技术含量。与此同时,文书档案管理人员需要强化责任意识,在自己的权限范围内规范操作,保证文书档案内容的完整性与真实性。
参考文献
[1]闫巧媛.论新时代做好档案管理工作创新理念[J].世界最新医学信息文摘,2019(62):267-269+272.
[2]曹译之.浅析如何提升文书档案管理规范化水平[J].办公室业务,2018(18):108.

作者简介:李昕彤(1988.09-),女,江苏徐州人,职称:助理馆员,学历:大学本科,研究方向:档案管理。
 
 
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