人事档案数字化管理的探索与实践分析

发表时间:2019/9/27   来源:《知识-力量》2019年10月43期   作者:范红梅
[导读] 在信息技术飞速发展的今天,人事档案的数字化管理也十分重要。本文对人事档案数字化管理中存在的问题进行了简要的分析,并对其管理中具体的应用策略进行深入的探究,以期逐步提升人事档案数字化管理的能力,为人事工作的新发展做出贡献。
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摘要:在信息技术飞速发展的今天,人事档案的数字化管理也十分重要。本文对人事档案数字化管理中存在的问题进行了简要的分析,并对其管理中具体的应用策略进行深入的探究,以期逐步提升人事档案数字化管理的能力,为人事工作的新发展做出贡献。
关键词:人事档案;数字化管理;数字档案标准

 
             引言:
           人事档案的管理是各单位最重要的工作之一,它的准确和完善直接影响到单位的正常运行。人事档案的数字化使工作人员对人事信息的收集、整体、检索和传输基本实现了一体化管理,使单位领导能更清晰的了解到员工的人事信息,有利于提高单位的人力资源利用水平,促进单位的全面发展。
           一、人事档案数字化管理中存在的问题
           (一)人事档案数字化管理的不规范
           在传统人事档案的管理中,工作人员没有充分认识到档案管理对一个单位的重要意义,由此导致很多人的工作效率较低,不能及时整理和归纳人事档案资料,使最终的整理结果有缺漏的情况出现。因此,在进行数字化整理的过程中就会出现内容不全的问题,使数字化档案的真实性降低。
           (二)人事档案数字化的保存安全问题
           相较于数字化档案,传统的纸质档案在整理和存放过程中就会出现些许安全问题。由于时间原因,纸质档案可能会有遗失或纸张老化导致字迹不清等问题。在进行数字化扫描归纳的过程中,就会使整理的信息不全面。而且,在数字化整理的过程中要将装订好的档案拆开,也可能会因保存不当造成安全问题[1]。
           (三)人事档案数字化管理的的软件选择
           各单位在刚刚开始实行档案数字化管理时,要进行软件的选用。在这一过程中,不仅要注意该软件是否具有输入信息的保密安全性,还要对其使用的便捷程度、具体应用功能、应用方式及维护检修方法等进行一定的了解,以保证能够正确的使用软件进行人事档案的数字化管理。这其实对工作人员的能力就有了更进一步的要求,使其不仅要掌握档案的整理能力,还要有一定的软件操作能力,才能保证其能更好的进行人事档案数字化的管理。
           (四)人事档案数字化管理的质量问题
           在人事档案数字化管理工作开展期间,整理人员的工作内容十分繁复,不仅要对纸质档案进行分类挑选,还要对其进行扫描归档。如果在工作中出现缺页、破损或字迹不清的现象,会给其工作难度带来很大的提升。在长时间的整理工作中,工作人员可能会因枯燥导致工作情绪降低,难以保证档案数字化的质量问题。
           二、人事档案数字化管理的具体应用策略
           (一)严格遵循人事档案的整理规定
           我国早前就已经颁布了《全国组织人事管理信息系统信息结构体系标准》,对人事档案的数字化信息内容及管理做出了相应的规定。要求数字化信息系统的建立要利用浏览器及服务器的模式架构,保证人事信息具有收集、整理、鉴别、保管、传递、统计以及日常查阅等业务功能。在进行人事档案数字化管理之前,要先对纸质档案进行整理、补充和完善。要检查档案的页数是否有缺漏、内容是否完整、是否存在内容不清等问题,对于信息不全的材料要先行挑出,不进行扫描,在做好补充后再进行系统录入。

并对整理好的档案进行分类、排序,严格按照规定的“四、九类二级分类”进行分类整理,使其有规则的录入系统,并建立标准的目录,以便于内容的查阅。在人事档案数字化录入结束后,将纸质资料用档案盒分类保存,有利于对纸质档案的保护,还能提升档案管理的工作效率及便捷程度。
           (二)选用标准的数字档案管理软件
           选用标准的数字档案管理软件是保证人事档案数字化管理安全的核心内容。在软件的选用方面,一些有条件的单位可以按照自身要求进行软件开发或直接请软件开发公司按本单位需求进行设计,但大部分单位还是会选择购买软件进行使用。在选择时,首先要考虑其信息传递渠道能否做到与本单位信息交流渠道相符合,能够便捷的进行材料的传递、接收以及共享。其次,要检查开发企业是够具有涉密信息系统集成资质,保证其使用的保密安全性。最后,要对所选软件产品的第三方风险评估及检测合格报告进行检查,以确保该软件的使用能力,保证其能达到数字档案管理的标准要求。同时,在软件购买中,要使其符合单位员工的操作能力,要让档案管理工作人员亲自进行软件的挑选,以确保其能够投入使用后再购买。现在最常用的人事档案管理系统通常采用Java的JSP语言,它操作简便、结构性、安全性强,有可移植、多线程、高性能及动态性强等特点。而且他具有JVM功能,没有使用地点限制,只要有用户名和密码就可以利用互联网进行随时随地的查阅[2]。
           (三)做到档案内容的严格保密
           人事档案属于各单位的机密内容,事关单位的人员结构和未来发展。因此,人事档案管理中最重要的一部分就是进行档案内容的保密,所以在档案数字化的过程中要格外注意对其的保密。首先,在档案管理人员的选用上,可以选用原则性强、工作周密详尽的人员进行档案的管理,也可以按照《数字化档案管理规定》外包给专业的公司进行管理,并与其签订保密协议,保证档案信息的安全。其次,要对档案室进行保密安全改造。第一,要根据《档案工作条例》中的要求对档案室的面积、格局等进行改造。通常情况下,每一千卷纸质档案需要20至50平方米的位置进行存放,单位中至少要保存10到20年的人事资料,以此为标准建立相应容量的库房。同时,库房要做好防火、防潮、放盗、防蛀、放高温等工作,保持室内温度在14℃至24℃之间,湿度在40%-50%之间,以确保其中材料不受破坏。同时,要将存放室、阅览室、办公室、及机房分开,避免出现安全问题。第二,用于数字档案管理的电脑不可以使用无线网卡、无线鼠标及键盘等需要插孔连接的用品,防止网络系统被入侵。而且该计算机也不可以连接外网,防止信息通过网络泄露。第三,在档案室中,要安装24小时不间断的监控设备,历史监控信息至少要保留1-2年,如果有条件可以保存更多年限。
           (四)提高管理人员业务水平
           人事档案工作开展数字化改革后,对其管理人员的业务能力有了更高的要求,工作人员要在掌握档案整理工作的同时,有一定的计算机运行基础,能够快速掌握数字化管理软件的使用方法,并投入使用。同时,其管理人员还要有一定的政治觉悟和原则,能够对档案内容进行安全保密,防止泄露。所以,单位要对工作人员展开有针对性的培训,向其介绍档案数字化管理的必要性及基本要求,保证其对工作的合理与严谨,对如何运用管理软件进行培训,并实行一定的奖惩制度,调动员工的积极性,促进档案数字化工作的有序进行。
           结论:
           总的来说,人事档案数字化作为各单位的核心工作要求,要做到按照规定流程合理进行,在对软件的选用、档案的保密及工作人员业务水平提高等方面有序展开,为档案管理的数字化能力的提升做出了巨大的贡献。
参考文献
[1]程路.浅谈人事档案数字化工作应注意的问题[J].办公室业务,2019(12):160.
[2]丁玥,陈灏杰,肖扬.高校人事档案数字化管理的探索与实践——以防灾科技学院人事档案工作为例[J].科技信息,2012(07):53+47.

作者简介:范红梅(1981-),女,河北省保定市人,职称:工程师,学历:硕士研究生,研究方向:人力资源管理。
 
 
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