我国人事档案管理改革若干问题的思考

发表时间:2019/9/27   来源:《知识-力量》2019年10月43期   作者:张美玲
[导读] 随着我国市场经济的日新月异,事业单位的经营管理制度也发生了根本的变化,在人事档案管理方面也出现了很多改革和创新。
(山东省青岛市胶州市三里河办事处劳动保障中心,山东省 青岛市 266300)
摘要:随着我国市场经济的日新月异,事业单位的经营管理制度也发生了根本的变化,在人事档案管理方面也出现了很多改革和创新。
关键词:人事档案;人事管理;办公室业务;应对策略

 
              一、人事档案管理作用
              1.1给选择人才提供依据
              企业人事管理活动的重要对象与内容就是人事档案管理,能够将企业干部员工的学习工作经历、工作能力、政治思想和业绩等全面地记录。人事档案管理有着真实性、动态性以及系统性,且有着很强的保存及使用价值。企业通过人事档案作为对任用干部考察的重要参考材料,会直接影响到企业干部人才的选用,且和企业的发展有着密不可分的联系。
              1.2给规划人力资源战略支持
              企业可持续发展的关键路径之一就是建设科学的人力资源整合规划,人事档案管理的重点内容能够将所有人员的整体信息反映出来,科学化管理人事档案,可以给企业合理科学地对所需人才的类型以及数量进行预测,给人力资源战略规划给予支持,推动开发人力资源。
              二、当代人事档案管理的存在的主要问题
              2.1责任意识不强,缺乏重视
              在人事单位人事管理中,由于人事档案管理工作比较繁琐,而且往往不能给人事带来直接利益,因此在现实的工作中,大部分领导都会忽视人事档案管理的重要性。在人员配备方面,人事档案管理方面的工作大多是由人事人员兼管,并没有专职的人员来做,但人事人员由于工作量大,对于人事档案管理方面,他们通常处于被动的工作状态,责任心意识不强,往往缺乏及时主动去管理档案材料的意识,而且对档案材料管理查漏的工作力度也不够大,通常都是事后才发现材料的缺失,因此会严重影响档案管理水平。
              2.2收集信息不规范,缺漏严重
              由于人事档案管理存在动态性,必须根据个人的工作变动、升迁等因素及时的进行信息材料收集,并完善到人事档案中。因此,人事档案材料的收集必须及时,才能保证档案内容的完整。然而,由于很多人事在档案管理制度方面还没有形成一定的管理规范,涉及的事业单位部门较多,档案收集信息的范围较大,因此实施起来就比较困难,在人事档案的设备管理上,多数单位都没有单独的人事档案管理设备,没有做好防盗、防潮等安全保护措施,使得档案由于存放时间较长的原因,纸张也开始变的发黄、发硬,甚至出现褪色、字迹模糊甚至档案遗失等现象。
              2.3档案材料缺乏完整性
              人事档案中重要材料残缺不全现象普遍存在。干部履历表、入学志愿书、工资套改表、学历、培训、奖惩、晋升、职称等反映干部基本情况、使用率较高的材料没能及时收集归档,特别是近年来干部人事制度改革中形成的能够真实反映干部德才表现、具有长期查考价值的材料,如测评分数、定编定岗批文、聘用合同等没能及时补充到干部人事档案中来。不注意日常的积累和收集整理,老材料多,新材料补充不及时,不能及时反映个人的最新面貌。
              2.4管理水平落后,缺乏信息化管
              由于人事档案往往涉及的内容比较广泛,如果一味采用传统的手工记录、查看、管理方式,会造成材料信息归档不及时,信息了解不及时,信息利用不全面等弊端。在人事档案的分类管理上,大多都是沿袭传统的分类方法,多是反映个人的经历和家庭情况,很少有反应工作能力、实际业绩的信息,这样就导致档案材料的缺漏。虽然有些单位已经开始采用电脑的方式管理信息,但还仅仅停留在查看目录的阶段上,不能充分运用信息化的手段来提高自己的工作效率和工作质量。


              三、人事档案管路对策
              3.1强化领导管理工作
              对于人事档案管理工作中出现的问题,需要进一步加强单位领导、档案管理负责人对人事档案管理在发展和建设过程中的关键作用进行了解,且还应按时展开有关组织培训的学习,不断提升该工作的重视程度。在管理过程中需要设置有效的档案管理绩效责任制度,把它放在一个重要的工作位置上处理。
              3.2强化档案管理人员的水平
              从我国当前人事档案管理工作来说,从现有问题来看,我国档案从业人员素质不高是当前最明显的问题之一。那么就需要进一步提升从业人员的技术知识技能水平,并不断提高其职业素养,那么就应加大对该方面的投入力度。例如在具体工作过程当中,档案管理单位可通过组织针对性较强的教学课程,从而使管理人员的业务水平能够得到进一步提升。另外档案管理人员也需要按照自身在具体工作当中出现的问题采取合适手段解决,不仅能够使自身的从业水平得到提升,同时还能够让自己更深层次地了解到与网络档案管理有关的技能与知识。
              3.3设置“三位一体”的人事档案管理制度
              当前我国档案管理工作“三位一体”的新机制包括有管理机制科学化、政策制度法制化与现代化。通过调查表明,过去的档案管理形式是我国当前应用最广泛的档案管理机制,人事档案管理过程当中,随意性十分强,非常容易发生作假的情况,导致人事档案管理工作难以顺利开展,所以,大力宣传与执行档案管理有关的法律法规是十分重要的,合理管理档案,从而统一档案管理责任制。为了使档案信息采集以及检索更加便捷,可通过建设档案信息网络管理平台于全国,那么就能够让当前档案作假的情况能够从本质上得到改善,进而使我国人事档案管理的整体水平得以全面提升。
              3.4现代化与信息化管理模式
              首先,档案管理现代化。实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的及时性。研究建立两个系统:检索系统与查阅方法。使查档人员利用计算机在不接触干部档案原件的前提下查阅干部档案,不仅可以提高查档速度,同时也有利保密和安全。再次,是提高档案管理工作效率。这就需要对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,根据需要,通过屏幕查阅有关内容。
              3.5完善人事档案管理材料的收集
              收集材料是档案管理的基础性工作,必须建立一套完善的档案管理材料收集制度,让档案从收集、存档到最后交档统一管理,都有制度可循。增强管理人员的责任心,提高工作积极性。档案管理人员必须具有良好的职业道德和工作责任心,必须及时收集与档案有关的各种材料,认真整理,细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案管理的权威性、准确性和真实性。
              3.6加强现代化和信息化建设和管理
              互联网的应用为档案信息收集带来一定的便利。事业单位可以充分利用计算机寻找信息资源,可以做到一方收集,多方共享的效果。加强人事档案管理现代化和信息化建设,就是要利用计算机根据不同的人物和不同的类型进行分类管理,通过信息统计,对个人政绩、业绩的评价提供量化依据,实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系,及时准确、全面的提供人事资料和相关数据,提高组织人事部门的工作效率。
              结语:
              对于我国目前人事档案管理工作过程中出现的问题,进一步完善以及改革人事档案管理制度是十分有必要的工作,作为人事档案管理单位,首先需要对该工作的重要性进行了解,进而强化领导从业人员,并不断改革以及合理创新人事档案管理的有效手段,不可一味的应用传统的手段展开档案管理工作,如此会导致档案管理工作无法满足时代发展的需要。
参考文献
[1]彭扬.新疆昌鼎集团人事档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学,2018.
[2]李翔.供电公司人事档案数字化管理系统分析与设计研究[D].华北电力大学,2018.
[3]洪文惠.人事档案管理中存在的问题与解决方案[J].人力资源管理,2018(10):171-173.
 
 
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