档案精细化管理在档案管理中的实践应用探析

发表时间:2019/9/27   来源:《知识-力量》2019年10月43期   作者:何亚静
[导读] 在企业管理中,档案管理是其重要的组成成分,档案精细化管理对于提升企业效益和发展企业文化有着十分重要的作用。总结档案精细化管理的重要意义,从改进管理制度、提升人员技能、培养服务意识三个方面,总结档案精细化管理的实践应用,以期提升企业档案管理工作的质量和效率。
(新天绿色能源股份有限公司,河北省 石家庄市 050051)
摘要:在企业管理中,档案管理是其重要的组成成分,档案精细化管理对于提升企业效益和发展企业文化有着十分重要的作用。总结档案精细化管理的重要意义,从改进管理制度、提升人员技能、培养服务意识三个方面,总结档案精细化管理的实践应用,以期提升企业档案管理工作的质量和效率。
关键词:档案管理;精细化管理;实践;应用探析

 
             1档案精细化管理的重要意义
             档案精细化管理是企业档案管理中十分有效的管理方式,它对于企业的各方面都有重要意义。
             1.1推动企业的发展和进步
             由于企业档案中详细、全面地记录了企业发展过程中的各种数据、信息以及文件凭证等,作为企业档案的管理人员,要善于从档案中寻找有用的内容并加以总结,通过对档案内容的精细化管理,明确档案管理工作的目标和自身的工作价值,实现对企业效益的促进作用,进而为企业下一步发展打下坚实的基础。
             1.2实现企业管理的科学化
             企业内部任何一项工作的顺利进行都离不开人的作用,而人的行为导向需要相应的规章制度,不仅约束行为,还有利于提升工作效率。因此,对于企业的档案管理人员,需要建立精细化管理制度,一方面满足档案管理工作中的各方面要求,另一方面明确档案管理的意义和作用,让负责档案管理的工作人员认识到自己的责任,提高工作积极性,这样才能推进企业档案管理工作的顺利进行。
             1.3协助企业服务效益最大化
             精细化管理思想应用在档案管理上,有助于提高整个企业的服务能力,极大地促进企业发展。档案精细化管理需加强企业文化的引领,考虑企业员工整体素质的基础上,加强企业文化的宣传,营造积极向上的工作氛围,实现企业内部努力方向的一致性,让每位员工都能实现自己的人生价值,将档案精细化管理与平时的各项工作有效融合,自觉按照精细化管理思想要求自己,保证精细化管理的有效实施。
             2新时期档案精细化管理影响因素
             2.1人员影响档案精细化管理水平
             档案管理的环节众多,参与的人员也较为复杂。从档案资料形成之初到后期的档案资料查询利用,都需要各个参与部门的共同参与。此外,全过程档案管理,从档案资料形成、入卷归档,到后期的查询利用等,周期性长。此外,档案管理人员的流动性大,机关部门经常将更多的人力、物力和财力投入到业务工作中,对于档案精细化管理的意识不强,影响了档案收集的完整性、归档的及时性和整理的规范性。
             2.2内容影响档案精细化管理质量
             文件从形成、移交、收集、整理、归档,以及查询利用等,具有全过程周期长、流程环节多、涉及的部门及人员复杂等,增加了档案收集、管理的难度。尤其是工程类项目档案,以及一些特色类档案,需要从文件形成之初就应注重其质量管理,与项目开展同步协调推进。但由于精细化管理意识薄弱、重要技术文件处置不及时,使得内容缺失,甚至是损坏,重要图纸被随意涂改,有的不是原件也被作为档案收入归档,这些档案内容上的缺陷和不足都极大地降低了档案的精细化管理质量。
             2.3体制影响档案精细化管理效率
             我国在档案领域陆续出台了《档案法》《保密法》《归档文件整理规则》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》等,为档案管理提供了较为完善的法律法规和技术标准,但与精细化管理所需的完备体制机制相比,还存在一定差距。以项目档案管理为例,全过程管理的精细化档案管理应从项目之初的立项、审批,以及后期的设计,包括后期的项目审计等,每个阶段都应将精细化管理理念融入到档案管理之中。

但从现实来看,由于缺少精细化的档案管理体制机制,导致档案管理存在部门职责不清,人员责任不明确,影响了全过程档案精细化管理目标的实现。
             2.4经费影响档案精细化管理根基
             信息化、网络化时代的到来,使得档案精细化管理从馆舍建设、队伍培育、信息化投入、办公设备采购以及仪器设备维护和安全系统保障等等方面都需要大量的经费保障和投入。全过程控制下的档案精细化管理离不开相应的软硬件基础条件作为支持和保障,如全过程的相应档案管理所需的制度,档案精细化管理所需的装订机、先进的高速档案扫描仪、性能卓著的恒温恒湿机。此外,还需要结合档案管理实际开发的档案管理数据库或档案管理软件,拥有一定数量的高素质的专职档案管理人员队伍,以及先进的档案管理方法和管理模式等等。
             3精细化管理在档案管理中的应用措施
             3.1建立健全的管理制度
             管理制度的建立,能够给档案管理工作提供标准和基础,规范员工行为,保证档案管理的有效性。因此,加强档案管理建设,首先要形成完善的制度,利用精细化管理的方式,促进档案管理工作效率的提高。比如,构建岗位责任制,明确档案管理人员的责任和义务,提高其职能意识,让他们在严格的规章制度下进行工作。档案管理制度的建立,必须要涉及到各个档案管理环节,确保档案管理人员严格按照流程和规范要求开展工作。
             3.2提高档案管理人员素质
             在人才选拔的过程中,坚持人才优先原则,加强对他们基本知识和实践能力的考核,保证人员素质和能力符合人才要求。为满足本岗位的需要,要对员工进行综合素养和法律知识的考核,只有全部满足要求才能够上岗。二是针对档案管理工作人员做好相关的培训和进修工作。定期对员工进行培训,内容包含档案管理的基本知识和信息化内容。最后,不断完善评价机制,使其充分利用在档案管理的各项工作中。提高档案检查员的意识和管理能力,完善奖惩制度,通过物质奖励和精神激励,调动职工的积极性,提高档案管理质量、数量和水平的增加。
             3.3不断创新档案管理模式
             首先,收集文件材料时,档案管理人员应做好收集登记工作,注明收集的数量、时间和范围。其次,在归档过程中,可以将同一事由或机构的文件放在一起,然后根据文件的内部差异进行分类,以提高归档的标准化。同时,要保障档案的全面性和完整性,就需要指定专业的人员,监管档案工作,防止产生工作遗漏。第三,严格履行档案借阅手续。利用人员在借阅之前,必须要得到部门的同意,并详细记登记借阅人、借阅文件、借阅时间等信息,避免出现档案丢失情况。要提高档案管理的效率,就需要不断挖掘其价值,充分开展档案开发利用工作,最大限度发挥档案作用,助理企业发展。
             3.4加大信息技术设施建设
             在当前处于大数据的环境下,每天都会面临着大量的数据,这也给档案管理工作带来了挑战。在数据规模不断膨胀的背景下,传统档案管理方式存在的问题也不断暴露出来,阻碍了企业的发展。因此,要做好档案管理工作,就需要投入信息技术基础设施,从而促进档案管理的信息化,构建完善的信息化管理硬件系统,做好处理和分类上的自动化。同时,在当前信息时代下,档案管理人员要做好档案数据的共享,给予各部门不同管理权限,促进各部门在权限范围内的传递和借用,确保档案管理的安全、提高档案利用率。
             4结语
             综上所述,对于企业整体管理来说,档案管理有着非常重要的作用。在实际管理过程中,相关人员需要充分的认识到其中的效能和价值,并且通过精细化的管理不断的挖掘出其中的潜能,树立正确的精细化档案管理意识,不断完善档案管理制度。除此之外,还需要加强各部门之间的交流沟通,注重档案精细化管理人员整体素质的培养和提升,促进企业档案管理的精细化管理水平。
参考文献
[1]张咏梅.精细化管理在高校档案工作中的实践与探究[J].管理观察,2017(29):131-132.
[2]张旭利.精细化管理在科技档案工作中的应用[J].办公室业务,2014,10(27):105-105.
 
投稿 打印文章 转寄朋友 留言编辑 收藏文章
  期刊推荐
1/1
转寄给朋友
朋友的昵称:
朋友的邮件地址:
您的昵称:
您的邮件地址:
邮件主题:
推荐理由:

写信给编辑
标题:
内容:
您的昵称:
您的邮件地址: