新形势下如何提升电力企业办公室工作水平 张真如

发表时间:2019/9/19   来源:《电力设备》2019年第8期   作者:张真如
[导读] 摘要:大规划、大建设、大运行、大检修、大营销的运营体系背景下电力企业的各项工作都要做出改变,使其更加适应新的形势和新的要求。
        (国网山西省电力公司平陆县供电公司  山西运城  044000)
        摘要:大规划、大建设、大运行、大检修、大营销的运营体系背景下电力企业的各项工作都要做出改变,使其更加适应新的形势和新的要求。办公室工作是企业的综合管理部门,在企业承担着沟通、协调、内外联系以及后勤服务等工作,是电力企业日常工作的中枢,提高办公室工作的质量与效率是适应新形势的重点。但从电力企业办公室工作的现状来看,还存在着许多欠缺与不足,这也影响了电力企业执行国家电网公司提出的发展战略,不利于电力企业的未来发展。
        关键词:新形势;电力企业;办公室工作;水平提升措施
        前言:
        多年来,电力企业一直处于垄断地位,办公室工作内容比较简单,办公室工作人员也在长期的工作中养成了固定的工作模式。笔者在电力企业从事办公室工作多年,对办公室工作比较了解。原有的工作方式、方法很难适应新的形势,必须要对这些问题进行总结与分析,采用必要的措施来促进办公室工作的发展。
        一、当前企业办公室工作的现状分析
        办公室作为企业的综合管理部门举足轻重,其工作直接关系着企业开展其它各项工作。办公室工作存在一些不足:一是主动服务少;二是提供的情报参考价值少;三是服务以事务型居多,而决策型服务少;四是服务于上层人多;五是实地考察少,主要通过电话等进行;六是员工专业化水平低。这妨碍了企业领导机关工作的正常进行和高效运转。
        二、新形势下提升电力企业办公室工作水平的途径和措施
        (一)强化内部管理,建立健全办公室管理制度。俗话说:“没有规矩,不成方圆”。在市场经济环境下,要提高办公室工作水平就应遵循“科学、规范、高效”的原则,建立健全完善的管理机制,使办公室事务有制度可依,减少其随意性,从而保证管理工作的科学规划性、实效性。如,对于文件的起草、校核到签发,督办的起草、反馈到结束,信访的登记、传阅到处理,等等这些事务性工作,应制定一定的工作步骤和流程,使每项工作都能照章办事;针对办公室人员少、事务工作多的现状,可实行目标考核制,构建“工作有标准、过程有监督、结果有考核”的管理机制,将各项事务具体到个人,并实行褒勤贬懒、奖惩有据,杜绝工作中的推诿、失误、低效的现象。
        (二)提高电力企业办公室人员的工作素质。一个人要提高自身的工作水平,素质、能力、技能都很重要,缺一不可。对于电力企业的办公室工作人员而已,其既要具备电力方面的相关专业知识,又需掌握与办公室管理工作相关的能力,才能在工作中游刃有余。而且在市场经济、知识经济的背景下,一个人要不断学习,才能跟得上市场发展的步伐,才能在工作中创新,提高自身的工作水平。因此,电力企业办公室人员在工作中不能仅凭经验做事,而要不断地加强学习,既要加强对政治理论和时事的学习,能分析新形势下的政治动态,懂得运用政治方法处理工作上的事务,而且也要强化自身的业务技能,提高自己的动笔能力、动手能力。当然,除了办公人员的自学之外,电力企业也应定期对办公室员工进行培训以及考核,采取案例分析、任务驱动等形式,组织办公人员学习供电生产技术、供电经营管理、电力改革方向、电力产业政策等电业基础知识,增强理论知识与实践的相结合,切实提高办公室工作人员的业务能力和服务能力。另外,信息化时代的发展和计算机的普及,在办公室中应用信息技术进行办公已很普遍。当前,在这个信息时代,电力企业能否在激励的市场竞争中抢占先机,其中一个关键点就是能否在动态发展的市场中获取最新、最先进的信息,并及时予以处理。

而这点就要求电力企业办公室工作人员要努力学习信息技术,能在大而繁多的信息潮中抓住利于企业发展的信息,同时具备宏观综合信息的能力,能在信息潮中提炼出对企业发展有利的高质量信息,从而为领导正确判断企业的发展趋势及做出科学决策提供强有力的服务。
        (三)创新服务方式,由浅层次的被动服务向深层次的主动服务转变。办公室工作的最主要职能就是为领导层的决策服务。在过去,办公室人员普遍缺乏主动服务的意识,领导交待做什么就做什么,在他们的潜意识里,只要是漂亮地完成了领导交待的事务就圆满地完成了工作。在工作中,总是“坐”等任务,缺乏主动服务、开拓创新的意识和观念。而在新形势下,要提升工作水平,就要求办公室工作人员一改以往的被动状态,主动地想领导之所想,甚至是领导之未想,紧扣住领导的思路、想法、指示,在自己认真研究和调研的基础上再加以完善、细化,将其细化为具体可行的方案,供领导决策之用。而且,由于办公室是对外联系的窗口,面向基层,面向人民群众,因此这也要求办公室工作人员能深入群众,深入基层,对有关工作进行细致的调查研究,掌握第一手资料,并将其形成对工作有帮助的方案、建议,实事求是地递交给上级领导,为其做出科学决策提供准确、真实的依据。
        (四)全面开展办公室调研工作。办公室是一扇“直面基层、直面问题、直面矛盾”的窗口,而要处理好这些问题、矛盾,就需要深入基层、深入群众开展细致的调研工作,方能找到切实可行的解决方案。俗话说,没有调查,就没有发言权。办公室工作也一样。因此,办公室工作人员不能“死守”办公室,而应深入基层,深入人们群众中去,围绕问题、矛盾的中心开展细致翔实的调研工作,抓住电力企业在发展过程中的重点、难点、深层次问题,将其作为开展调研的主题,以使所调研的结果具体实用性、实效性。当然,作为办公室人员,其重要的工作之一就是将所调研的成果以文字的形式转化出来,形成方案、调研报告等,供上级领导做以决策之用。
        (五)不断强化协调能力,协调好各部门、各单位之间的关系。在电力企业中,办公室作为一个上传下达、沟通内外的部门,其一个重要的职能就是协调好各部门、各单位之间的关系。在电力企业中,各部门、各单位间由于职责不同,处理问题的角度和方式不同,利益方面也各不相同,一旦它们之间利益相冲,势必会产生各种分歧和矛盾,以及为了各自的利益推脱责任。在这种情况下就需要办公室工作具备较好的沟通协调能力,能根据具体问题具体分析,在协调好各方关系的同时处理好问题。一般,在处理问题时,要求办公室人员对上,应站在全局的角度,从领导和全局的层面去思考问题,争取得到上级领导的支持;对下,要牢固树立服务理念,对下层机关递交的事件要及时处理,力争做到“热心办、马上办、办得好”。对内,要严格按照办公室的规章制度办事;对外,要做好协调工作,争取各项事务能得到党委和政府的支持,遇到关乎企业发展的问题时要寻求国家政策的支持。而这一切就要求办公室工作人员具备良好的沟通协调能力,能正确把握协调的艺术性和科学性,能根据不同的问题采用不同的方法,对上级和下级、内和外,能采取相适应的协调技术,做到正确协调、及时协调,从而确保协调工作的有效性。
        结束语:
        从以上可以看出,我国经济的发展带动电力企业改革不断深入,电力企业办公室工作也越来越重要。但从整体上看,电力企业办公室工作并没有适应当前的新形势,还存在着许多问题影响了办公室在电力企业中所发挥的作用。因此,必须要对新形势下我国电力企业办公室工作中存在的问题进行细致地分析,并寻找适当的方法与策略加以改善与解决,这样才能够让电力企业的办公室做好各项工作,在电力企业未来的发展中发挥更大的作用。
        参考文献:
        [1]师渊博.浅谈如何做好新形势下企业办公室工作[J].经营管理者,2013,(12):394.
        [2]周红.新形势下如何做好企业办公室工作[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2012,(12):28-30.
        [3]赵岩.新时期电力企业办公室工作探究[J].办公室业务,2014,(2):14.
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