机关事业单位档案管理创新与改革探讨

发表时间:2019/8/29   来源:《知识-力量》2019年10月40期   作者:李易纾
[导读] 在我国乡镇基层事业单位的运行当中,档案管理对于机关事业单位的人力调配、信息储存和流通有着非常重要的作用,是保障乡镇机关事业单位能够实现高效运行的基础和保障。这些信息都为机关事业单位的日常运作提供了必不可少的信息支持。因此在新时期背景下要更加注重机关事业单位的档案管理,实现机关事业单位档案管理的创新与改革,用更加科学合理的方法完善机关事业单位的档案管理,做好档案管理服务,从而促进机关事业单位工作的有
(广西壮族自治区武鸣区灵马镇卫生和计划生育服务所,530108)
摘要:在我国乡镇基层事业单位的运行当中,档案管理对于机关事业单位的人力调配、信息储存和流通有着非常重要的作用,是保障乡镇机关事业单位能够实现高效运行的基础和保障。这些信息都为机关事业单位的日常运作提供了必不可少的信息支持。因此在新时期背景下要更加注重机关事业单位的档案管理,实现机关事业单位档案管理的创新与改革,用更加科学合理的方法完善机关事业单位的档案管理,做好档案管理服务,从而促进机关事业单位工作的有序开展。
关键词:机关事业单位;档案管理;管理创新;改革措施

 
            在新时期背景下要进一步强化和推动机关事业的发展,保障机关事业单位的稳定有序运行。而要实现这一目标,一个有效的措施就是实现机关事业单位的档案管理,利用信息来梳理机关事业单位的工作记录,机关事业档案的流程,也为机关事业档案的人力资源合理分配以及工作进度提供重要的保障作用,从而进一步提高乡镇机关事业单位的社会服务质量,为社会的发展贡献出更多的力量。
            一、机关事业单位档案管理的重要意义分析
            进一步加强乡镇机关事业单位的档案管理成为目前机关事业单位内部事务管理的重要内容之一,实现机关事业单位档案管理的创新有以下几个方面的作用:
            (一)能够使得乡镇机关事业单位信息存放更加规范
            在乡镇机关事业单位的日常工作当中都会产生许多新的信息,而这些信息对于指导今后的工作有着非常重要的作用,所以就必须要对这些日常所产生的档案,包括人力资源档案、工作事件记录等等进行妥善的保管。所以这就需要对乡镇机关事业档案的管理进行进一步的规范和完善,如果这些档案一旦丢失和损坏不仅会对机关事业单位造成巨大的损失,而且还会导致机关事业单位今后工作的开展受阻。所以实现机关事业单位的档案管理创新是新时代背景下对乡镇机关事业单位档案管理提出的更高要求[1]。
            (二)更有利于实现档案信息的利用率
            规范、有序、科学、合理的档案管理能够使得机关事业单位的各类信息存放井井有条,这就为乡镇机关事业单位在调取档案和需要信息的时候提供了便利。所以加强对机关事业单位档案管理的创新能够进一步提高机关事业单位档案的利用率。比如在日常管理过程当中,针对各种各样的信息进行分门别类,做好细致的信息检索系统,那么在需要相关信息的时候,就可以通过相应的检索系统及时查找到相应的信息,且调取方便,从而大大提高了信息的利用率。
            二、机关事业单位档案管理存在的问题分析
            要想更好地实现机关事业单位档案管理的改革和创新,相关档案管理工作人员就必须要明确当前乡镇机关事业单位档案管理存在的问题,只有立足于问题,才能够为机关事业单位档案管理的创新提供必要的理论基础。
            (一)缺乏完善的档案管理制度
            就目前来说,很多乡镇机关事业单位对档案管理的认识还不充分,并不能够意识到档案管理的重要性。因此很多乡镇机关事业单位并没有建立更加完善的档案管理制度,比如没有设立专门的部门进行档案管理工作,只是让相应的人员监护档案管理。在这种背景下,乡镇机关事业单位的档案就没有实现规范的、有序的存放和保管,缺乏完善的制度会导致乡镇机关事业单位的档案管理混乱,不仅不利于事业单位自身工作的开展,也不能够体现基层机关单位对社会公众的档案管理服务职能[2]。
            (二)档案管理缺乏创新
            社会在发展,相关的工作也必须要立足于社会的发展进行创新。但是就目前来说,很多乡镇机关事业单位的管理手段成就和落后。

比如很多行政事业单位的管理方法就是进行纸质存放,在信息技术快速发展的今天这种方式方法显然已经不符合时宜,而且传统的纸质存放存在着较大的档案流失风险。但是由于乡镇机关单位缺乏相应的人才以及足够的资金投入导致乡镇机关事业单位的档案管理信息化匮乏,也没有构建一个完整的信息化档案管理系统,影响了机关事业单位的档案信息化管理。
            (三)缺乏高素质、高质量的档案管理人才队伍
            所谓术业有专攻,档案管理也需要有专业的人才来进行操作和管理。但是当前乡镇机关事业单位的工作纷繁复杂,人员的配置还不够完善。特别是在于乡镇相关的领导对档案管理工作不重视的大背景下,更没有培养和引进一支高素质的档案管理队伍,只是简单的对一些内部文件和资料进行整理和存放。而这些工作只是简单的交给一些员工来进行操作,缺乏对档案管理方面的专业知识,导致对档案管理缺乏科学性。
            三、机关事业单位档案管理的创新与改革措施分析
            在明确当前乡镇机关事业单位档案管理存在的问题之后,相关领导和工作人员就必须要针对问题制定有效的措施,完善乡镇机关事业单位的档案管理,以此加强乡镇机关档案管理的有序性、针对性和科学性,提高档案的利用率和提高机关事业单位的档案服务能力。
            (一)制定更加完善的机关事业单位档案管理制度
            在机关事业单位档案管理当中制定完善的、合理的机关事业档案管理制度是一个基础前提和首要任务。建立相应的制度,落实责任能够让机关事业单位的档案管理做到有据可依,在档案存放管理和调用的同时有相应的制度约束和规范引导。因此相关领导首先要重视机关事业单位的档案管理作用,要具备档案管理的意识。比如常规性档案管理和制约性保密性的档案管理要进行更加专业的和针对性的存放,制定完善的制度,哪些档案可以符合相应的人员浏览调取,哪些档案不能够随意公开,在操作流程上要设置更加完善的访问权限,避免单位的信息泄漏,为机关事业单位造成不必要的损失。
            (二)全面实现乡镇机关事业单位档案管理的信息化
            在信息技术和网络技术快速发展的今天,信息化已经深入到各行各业当中,并且对各行各业工作的开展都起到了至关重要的作用,也为相关工作的开展提高了效率。对于乡镇机关事业单位的档案管理工作来说,实现档案管理的信息化是一个重要的创新点也是一个重要的突破口[3]。用信息化管理打破传统纸质化存放的缺陷和限制,使档案馆里的信息流通率更高,管理效果更好。因此,乡镇机关事业单位要根据自身的实际情况建立一个专门的档案管理信息化系统并开发自身的APP和终端管理应用系统,让用户和单位内部的人员能够根据自己的需求和自己的权限调取相应的档案信息,相关人员也对相应的信息进行数据化录入,使传统的纸质化档案管理实现信息化和数字化,提高管理效率,提高档案资源的利用率。
            (三)引进和培养一支符合现代档案管理需求的人才队伍
            在新时期背景下,要想实现档案管理的有序规范,科学合理开展,仅仅是依靠相应的员工兼职进行档案管理是远远不够的。必须要成立一支业务能力高、素质强的专业队伍。比如要想实现信息管理的系统化,就必须要引进相应的信息技术开发人员来对相关信息系统进行操作运营。因此机关事业单位要投入专项资金引进和培养一支专业的档案管理人才队伍,为新时期背景下乡镇机关事业单位档案管理的创新提供必要的支持。
            结语
            总而言之,在新时期背景下实现乡镇机关事业单位档案管理的创新是非常重要的一方面,能够使得机关事业单位自身的工作有条不紊的开展,另一方面能够提高机关事业单位的社会档案服务能力,彰显机关事业单位的社会服务职能。
参考文献
[1]张海宁.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务,2019(05):84-85.
[2]李希茜.关于新时期机关事业单位档案管理工作的创新性思考[J].科技风,2018(22):238.
[3]崔强.浅谈信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业务,2018(03):71.
 
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