大数据时代下企业档案管理工作的思考

发表时间:2019/8/29   来源:《知识-力量》2019年10月40期   作者:白亚旭
[导读] 大数据时代的到来,为企业的发展带来了全新的机遇和挑战,企业为在激烈的竞争中提高自身竞争力,应给予信息资源的开发利用能力高度重视。在企业的档案当中,包含海量具有潜在价值的信息资源,为企业档案的管理工作提出了全新的要求,对传统的档案管理模式进行创新,推进企业档案信息化建设
(中勘冶金勘察设计研究院有限责任公司,河北省 保定市)
摘要:大数据时代的到来,为企业的发展带来了全新的机遇和挑战,企业为在激烈的竞争中提高自身竞争力,应给予信息资源的开发利用能力高度重视。在企业的档案当中,包含海量具有潜在价值的信息资源,为企业档案的管理工作提出了全新的要求,对传统的档案管理模式进行创新,推进企业档案信息化建设,营造优质的信息服务应用环境,提高企业的经济效益。本文首先分析大数据时代企业档案信息化建设的必要性,对于其中存在的问题提出具有建设性的应对策略,为企业档案信息化建设提供决策依据。
关键词:大数据时代;企业档案;决策依据

 
          一、大数据时代企业档案信息化的必要性
          (一)实现企业战略目标
          随着知识化、网络化时代的到来,企业的信息化程度与市场竞争力有着直接关联,在企业发展的过程中,信息资源发挥了重要作用。传统的档案管理工作只是搜集、分类、整合各种文件,依靠人工完成相关档案整理工作,将档案保存在库房当中,查阅是档案管理的主要目的,信息资源的开发利用和资源共享的作用被忽略。受各种因素的影响,查询工作难以顺利开展,查询过程中必须通过目录确定宗卷位置,然后逐一查找,随着时间的推移极易造成资料磨损甚至是丢失。企业档案信息化建设,构建完善的档案管理系统,为企业后期的发展带来便利。
          (二)提高企业管理水平
          信息技术与计算机网络的广泛应用,许多企业都建立了自己的企业网,在企业生产经营、日常管理过程中,企业网为其提供了先进的技术手段以及舒适的工作环境,改变了以往的工作方式,企业网的普及促进了企业档案信息化建设。在大数据时代下,实现了网络化的文件传递、数字化的文件储存,各种现代化设备的出现增加了信息的储存量。科学技术的发展,为企业档案信息化建设创造了良好的条件,系统论的应用为档案信息化管理提供了完整的思路,复制技术方便了档案的整合,储存海量的信息只需要较小的空间。企业档案信息化,扩大了企业档案资源的来源以及服务范畴领域,提高了企业的服务管理水平。
          二、企业档案信息化建设中存在的问题
          (一)管理观念落后
          档案信息化建设的重要性,并没有得到企业管理者的高度重视,甚至认为引入档案信息管理系统,就算是完成的档案信息化建设。档案管理系统的本质只是一种工具,属于企业档案信息化建设当中的一个版块。进行企业档案信息化建设的过程中,转变传统的档案管理观念以及管理方法至关重要,通过建立安全的制度体系规范档案管理。无论是档案管理的观念还是思维,落后的观念依旧占据主导地位。例如,将档案管理工作当做简单的管理任务,没有提高到战略高度,依旧依赖纸质档案,认为电子档案存在安全因素,这些情况的存在都会影响到档案对企业带来的便利服务。
          (二)横向发展不均
          相比较而言,只有一些资金充裕、实力雄厚的大型企业才会加大对档案信息化建设的投入力度,但综合实力较弱的中小型企业,在档案信息化建设的投入方面明显存在不足。企业档案信息化需要引进大量的专业型人才与先进的技术,配套相应的计算机、服务器等设备,建立档案信息数据库将纸质档案数字化,无论是软件开发还是硬件设施,都会对传统的档案管理工作带来冲击,并投入大量的资金。另外,还需要依靠企业的整体网络建设,对档案管理工作进行优化,为企业后的发展带来更多经济效益与社会效益。

对于一些综合实力较弱的中小型企业,档案部门并没有得到企业管理者的重视,档案管理信息化建设受到直接影响。
          三、大数据时代企业档案工作的思路
          (一)合理利用相关手段
          合理运用相关技术手段,保证电子文件与纸质文件具备相同的凭证作用。首先,应用签名技术,目前的签名技术主要包括数字签名与光签名,电子文件当中的签名能够验证文件的真实性与完成性。其次,应用防篡改技术,将数据设置为只读模式,使用者只能够读取相关信息,在使用的过程中无权修改,提高档案信息的安全性。最后,应用加密技术,运用加密技术能够提高文件的保密属性,避免文件被泄露,利用数字手段对涉密信息进行伪装,非法入侵人员无法了解涉密信息的真实内容。加密技术的应用,能够有效控制用户的访问权限,达到理想的电子文件管理效果。
          (二)主动推送档案信息
          通常情况系,由档案工作者根据用户的需求提供相关服务,属于一种被动的服务,档案用户并不关注企业档案资料的变动,即便后期新产生的档案资料符合他们的使用需求,却受各种因素限制难以及时知晓。随着企业发展规模的不断扩大,档案部门所累积的数据也呈现上升趋势,包含档案用户的信息、档案查询的记录、档案利用的申请等,为了满足档案用户的需求,应以大数据为基础建立一个分析模式,在有限的时间内获取历史分布信息以及档案的位置信息。与经验数据相互结合,档案部门预测潜在使用者的需求,根据历史使用记录为档案用户推送最新的信息,满足用户的需求。
          (三)提高工作者的能力
          在信息化档案管理的发展历程中,需要专业素养过硬的专业人员对企业档案进行管理,企业应定期对档案管理工作者进行培训,设置相关培训内容使其逐渐掌握专业的档案管理技能,明确自身工作职业的重要性。另外,更新档案工作和的知识储备同样具有重要意义,当前科学技术发展迅速,档案管理人员不仅要具备相应的知识储备,根据时代的发展更新自身知识体系。管理人员应具备较强的服务意识,明确档案管理这项工作的重要性,将优质的服务作为档案管理工作的重要内容,管理人员加强对本职工作的重视,提高档案管理人员的服务质量。增强企业档案工作者的业务能力,积极学习与主动更新相关知识,能够顺利、安全的开展企业档案工作,对企业后期顺利发展奠定基础。
          四、结语
          综上所述,随着大数据时代的到来,企业应紧跟时代的发展创新档案管理工作,满足社会的发展。相比较而言,企业档案信息化建设属于一项复杂的系统工程,企业对相关信息资源进行深入开发利用。首先对其进行整体规划,树立科学地目标,对企业档案信息化建设的基础要素进行系统分析,明确不同因素之间的关系,将其作为基础应用现代化科技手段,改变传统的档案管理理念,创新档案管理方式,为企业的快速发展作出贡献。
参考文献
[1]浅谈企业档案信息管理开发与利用的重要性[A].王棋.“决策论坛——企业精细化管理与决策研究学术研讨会”论文集(上、下)[C].2015
[2]档案管理工作的现实困境与创新模式研究[A].马丽荣.“决策论坛——创新思维与领导决策学术研讨会”论文集(上)[C].2017
[3]浅析档案信息化管理中的安全问题与防范对策[A].杨丹梅.“决策论坛——经营管理决策的应用与分析学术研讨会”论文集(下)[C].2016.

作者简介:白亚旭(1987.12-),女,北京市宣武区人,硕士学位,建筑与土木工程专业。
 
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