如何做好重点工程建设项目档案管理工作 刘晓蕾1

发表时间:2019/8/16   来源:《防护工程》2019年10期   作者:刘晓蕾1 魏建民2
[导读] 重点工程建设项目直接关系到国计民生,对于社会的和谐、稳健发展具有至关重要作用。
乐陵公路局  山东乐陵  253600
        摘要:重点工程建设项目直接关系到国计民生,对于社会的和谐、稳健发展具有至关重要作用。随着我国建筑行业的持续发展,国家重点工程建设项目档案管理初见成效,但受多种因素的影响,当前重点工程建设项目档案管理无法适应当前的需求。作为一名档案管理人员,在新形势下必须要不断学习,与时俱进,唯有这样才能做好重点工程建设项目档案管理工作。
        关键词:重点工程;建设项目;档案管理
       
       
1重点工程建设项目档案管理工作存在的问题
        1.1建档意识薄弱
        当前,一些工程建设单位在项目建设过程中缺乏建立必要工程档案的意识,忽视档案管理工作,究其原因在于,档案管理工作的开展将增加工程项目的管理成本,且档案管理工作讲究严谨与完整,耗时耗力,而建设单位大多追逐利润最大化反而会疏忽对工程档案的建立与管理,部分单位强调新闻媒体对工程项目的宣传力度,缺乏留存项目档案的意识。同时,部分建设单位只重视对文字档案的保存管理,忽略了影像档案资料的收集,使得档案资料零散缺失。
        1.2缺乏专业档案管理工作人员
        重点工程的档案管理工作团队具有临时性、阶段性,团队成员大多来自建设局、发改委等组织单位,由他们临时负责工程项目的档案管理。管理人员流动性较大,缺乏对项目工程的整体认知与了解,档案文件收集存在缺失,不能做到统一、规范地管理。由于人员的临时性,工程建设单位往往不重视或者不愿意耗费成本对档案管理人员进行专业技能培训与强化。重点工程施工单位主要注重配备高素质工程技术人员,高配人员意味着高成本,为了追求利益最大化,往往就要压缩其他项目消费开支,施工单位配备档案管理人员时,耗费较小精力与人员成本,缺乏对档案管理工作的重视,导致工程项目成果缺乏专业性,不符合要求。重点工程项目应提高档案管理意识,完善档案管理制度,选配具有专业档案管理知识与技能的人员,同时,开展档案管理人员必要的短期培训工作,使其有效、尽快地负责工程档案的管理工作。
        1.3档案管理设备匮乏
        大多数施工单位的施工环境较为简陋,导致管理档案的硬件设施配置较差,档案保管不善,管理过程中出现破损、遗失。施工单位尽可能减少非工程开支,大多数情况下项目负责人的办公环境为简易的工棚或临时场所,甚至采取现场办公,而档案作为记录性工作,常常跟办公环境一样采取简单处理。工程项目的档案应与工程保持同步,共同存在,施工单位的工棚可以随着工程的结束而进行拆除,但是重点工程的档案应得到永久存档。为了提高重点工程项目管理工作水平,施工单位应设立专职的档案管理办公室或者档案库房,并保证档案保管条件的安全性与专业性,实现档案管理资料规范,档案管理体系完善。
        2重点工程建设项目档案管理水平的提升
        (一)创新思想观念。要改革档案管理的概念,在重视档案馆藏本身价值的前提下,必须更加重视档案馆藏的实用价值。随着信息时代的不断更新与发展,档案管理员工的思想观念必须推陈出新,不断创新进步,力争为社会提供更好的档案管理信息资源。
        (二)建立健全重点工程建设项目档案法规体系,并将其档案管理工作纳入项目管理的范畴。首先,要想强化对重点工程建设项目档案管理工作,必须要不断完善相关法规体系方面的建设,并制定档案管理的具体条例,明确档案管理的主管部门,同时明确各个层级部门关于档案管理的法律责任。其次,对档案的归属和流向给予明确规定,尤其是要明确重点工程建设项目档案的收集、移交和销毁工作,针对档案不真实和不完整的情况,按照档案管理条例要给予相应处罚,从而提高相关单位以及人员对重点工程建设项目档案管理的重视。

另外,将重点工程建设项目档案管理工作纳入其项目管理的范畴,一方面要让项目法人对重点工程建设项目竣工档案的真实性和完整性负终身责任,落实“统一领导、齐抓共管”,从而实现对档案的全方位管理;另一方面,重点工程建设项目的监理单位要将档案管理工作纳入其工程技术监理的范畴,并将档案管理明确规定在监理手册或细则中,强化对档案的跟踪管理,并对档案的真实性和完整性进行监督和检查,确保其符合归档要求。
        (三)建立健全重点工程建设项目档案管理工作制度,并积极推行“三管”管理模式。首先,重点工程建设项目档案管理工作制度的构建要从以下三个方面做起:第一,明确重点工程建设项目档案管理工作的基本规定,主要是明确档案管理工作的具体原则和构建管理组织体系,明细化档案材料的编制、收集和归档要求,同时还要对竣工档案的分类、编号、鉴定、保管以及利用等作出原则性规定。第二,构建档案管理工作的专项制度,例如档案的归档制度、保管制度、移交制度、销毁制度以及保密制度等。第三,构建档案管理工作操作规范,包括档案的分类和整理以及各个工作环节的操作要求。其次,为了确保重点工程建设项目档案管理工作的质量,要积极推行“三管”管理模式,即以业主为主管、中介为代管和文档中心为保管的档案管理模式,最终提高档案管理的水平。
        (四)从源头上确保公路工程档案准确真实性。对于公路工程而言,因为档案中的数据及其它资料对整个工程以及后面的工程有衔接和参考的重要作用,所以其数据是否真实可靠也对参考其数据的工程部分影响重大。保证工程档案管理可靠安全可以从以下几点着手:首先要考虑数据资料的根源。当施工单位、建设单位、设计单位、监理单位进行合同签署的时候,作为业主单位应该在合同中确立合同相关人员的责任,保证每个参与施工的单位将自己的工作内容认真归档。在工程进行的过程中,也应该确保档案资料的真实性。应该确立档案管理效果的奖罚措施,使用经济手段对每个工程关键节点进行把控,确保各个相关单位对档案管理工作尽职尽责。在工程结算时,要对工程整体档案管理工作进行总结,保证档案资料细致准确真实,并保证档案完整安全的存储。
        (五)加强档案信息数据的建设。目前,我国档案管理还处于纸质文件管理向信息化管理过渡的转换时期,传统档案逐渐与信息化管理接轨,要强化档案的规范化,使信息化发展提速,需要建立规范的数据库档案管理系统,档案管理数据库建设系统是档案信息管理的核心技术,也是档案管理的基础性工作,建立数据库需要根据单位工作的实际内容合理的建库,在建设过程中,要本着从个体到全局的过程逐步加以完善,使档案的每个内涵资料与网络技术有机结合,使其能够在使用上协调一致,从档案目录的总集合到具体数据的子集合,都要和谐协调,通过与网络接轨,使档案管理的工作效率更得到进一步的提高。
        (六)强化档案管理人员素质的提升。档案管理人员是档案管理质量提升的关键,要强化档案管理人员的业务培训工作,不断提高档案管理人员的业务素质和职业素养。通过强化档案管理人员的业务素质,可以使其具备较强的业务能力,通过对档案相关知识的掌握,可以较好的运用规范化的档案管理手段,来提高档案管理质量;要引导档案管理人员树立责任意识,全身心地投入到档案管理工作中;档案管理人员要有大局观,规范管理,保证工作有序,使档案管理工作能够满足企业发展需要。
        3结语:
        总之,在新时期做好重点工程建设档案管理,必须要严格按照现行法律法规和行业标准,构建档案管理体系,严把领导责任关、人员指导培训关、项目合同签订关,从而更好地提升重点工程档案管理质量。
        参考文献:
        [1]彭丽明.建设工程档案管理创新探讨[J].城建档案,2018(03):25-26.
        [2]沈凯.重点工程档案管理问题反思与优化策略设计[J].档案管理,2018(04):95.
        [3]苗锦凤.试论公路工程档案管理的“提档升级”[J].办公室业务,2018(13):100.
        第一作者简介:刘晓蕾,女,2001年就职于乐陵公路局;2008年函授毕业于山东省师范大学(汉语言文学),2015年晋为档案馆员,现从事档案管理工作;
        第二作者简介:魏建民,男,2000年毕业于济南交通高等专科学校(文秘与档案),2008年毕业于中央党校(经济管理),2000年参加工作,2014晋为助理馆员,现从事档案管理工作。
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