信息化背景下文书档案管理探析

发表时间:2019/8/15   来源:《信息技术时代》2018年12期   作者:李永艳
[导读] 伴随信息技术的不断发展,各类新型技术正在逐渐进入人们的日常工作中,各项工作也需在信息化背景下得以开展。文书档案管理工作是一项带有服务性质的工作,传统的文书档案管理工作需要依靠工作人员进行整理、查找、归档等,效率较低的同时也容易出现差错。本文主要分析了信息化背景下文书档案信息化管理的优势以及实现现代化管理、节约管理成本和提高文书档案管理效率的关键。

(齐齐哈尔市龙沙区文化市场综合执法大队,黑龙江 齐齐哈尔 161005

摘要:伴随信息技术的不断发展,各类新型技术正在逐渐进入人们的日常工作中,各项工作也需在信息化背景下得以开展。文书档案管理工作是一项带有服务性质的工作,传统的文书档案管理工作需要依靠工作人员进行整理、查找、归档等,效率较低的同时也容易出现差错。本文主要分析了信息化背景下文书档案信息化管理的优势以及实现现代化管理、节约管理成本和提高文书档案管理效率的关键。

关键词:文书档案;信息化管理;建议

 


1.大数据对单位文书档案产生的影响

基于大数据环境,单位文书档案最先受到的挑战是传统纸质档案管理模式的滞后,信息载体发生变化。随着纸质档案向数字档案发展,构建了数字化档案管理系统,发挥了网络化管理乎段的作用。在档案应用过程中,也不再依赖乎工模式,而以信息技术为乎段,实现档案资料的准确定位,强化信息共享,档案管理开发与利用效率都显著提升。

2.现今文书档案管理工作的问题

首先,对文书档案的管理工作重视不足。由于档案管理工作不会产生直接的经济效益,因此在很多企事业单位内部自上而下就没有形成对档案管理工作的重视,档案管理工作缺少必要的配合,管理也就很难做到系统性、真实性、准确性和科学化。其次,档案管理制度不健全。档案管理是企业管理的重要组成部分,但很多企业在档案管理的工作中缺乏健全而科学的制度支撑,档案管理水平难以适应企业的发展需求。再其次,档案管理人员的专业素养欠缺。企业往往对档案管理人员缺乏必要的培训,档案管理人员在管理知识、管理思维和业务素养上都无法应对日益繁复的档案管理工作,更无法对庞大的数据信息进行有效地综合、归类和必要的解析,传统的管理方式和管理工具也使得档案管理效能不高。最后,档案管理的信息化程度不高,且缺乏合理的规划和统一的标准。虽然目前文书档案管理工作所涉及的电子档案事项逐步增多,但管理理念和方式仍然沿用传统的文本管理模式,再加上在档案信息化建设方而的投入不多,无论是在人才、技术还是在管理模式上都无法达到对数据的集中化、规范化、标准化、流程化、信息化管理。

3.信息化背景下文书档案管理的优势

3.1有助于促进资源共享

信息技术的最大优势在于可以有效改变传统信息技术的传播机制。在我国当前的文书档案管理工作中,通过数字化的形式使得各项文书档案可以在网络上进行流传,不需要再对所有档案都进行查阅,这就使得资源可以有效共享。

3.2有助于加强文书档案管理的完整性

通过信息化技术,我们可以搭建全国统一的文书档案管理平台,所有管理人员都可以在该平台上进行工作,同时所有工作流程都可以在网络上进行,这就使得各个环节都处于严格控制状态,服务器会对所有工作环节都进行记录,对所有修改记录也会予以有效保存,这样可以使得各种原始数据完整保存下来。因此,信息化背景下的文书档案管理工作可以将各个信息完整保存并且快速查询,这样可以提高文书档案管理工作的完整性。

3.3可以提高整个文书档案管理工作效率

在传统文书档案管理工作中,人工管理方式常常工作量巨大,工作效率还非常低下。因此这样的管理模式与当前社会的发展需求并不一致,加强文书档案与计算机信息技术的结合已经成为时代所需。在进行管理时,通过信息化文书档案管理可以更好地将纸质档案进行电子化操作。通过电子化操作可以使得所有数据都储存到电脑之中。在进行数据调阅或者数据查询时可以更加高效,只需要输入关键字就可以将所有信息全部调阅出来,提高了文书档案管理的有效性。

4.推进文书档案信息化管理工作的相关建议

4.1提高管理人员业务素质

信息化在当今呈迅猛发展趋势,因此,对文书档案的信息化管理也要愈加重视,而其中关键因素便是文档工作人员。作为文书档案的管理人员,首先要努力提高自身的专业知识素养和信息化操作能力。所以,有关单位要组织档案管理人员参加培训,有效促进管理人员的全面素质发展。另外,制定相应的奖励制度,对于在工作中有突出表现的或者是通过工作实践创新出新的改革措施的,将文书档案管理工作的晋升作为奖励的主要手段,并适当地给予相应的物质奖励。

4.2转变观念,完善制度

信息化的发展推动文书档案管理工作的变化,同时相应的管理制度也要适时做出调整和完善,促进文书档案管理工作的良好有序推进。首先要对文档信息化管理流程进行规范和制度建设,使得档案工作人员都有章可循,按照规定的档案管理流程,促进归档工作的高效高质完成。在信息技术迅猛发展的今天,必须加强信息的保密工作,尤其是档案的相关工作人员,必须要增强安全防范意识,将安全措施落实到细节上,保证电子档案的信息安全。

4.3建立并完善信息化管理平台

通过建立信息化管理平台并完善管理办法来促进信息收集、档案查阅和文案归档等工作,同时要不断提升平台管理队伍的整体素质,文档的相关工作人员是推进文档信息化管理的中坚力量,通过对其进行规范管理,来落实信息化平台建设。

5.结语

伴随社会的不断发展与进步,传统模式的文书档案管理工作已经很难满足当下实际需求,这会导致文书档案管理工作无法实现转型。目前,我国已经进入信息化发展阶段,传统模式的文书档案管理工作会存在诸多局限性,相关人员需要切实认识到信息化技术的应用优势,并且从多种方面入手选择合理、有效的工作策略,实现信息化技术与文书档案管理的紧密结合。


参考文献

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[3]牛佳.关于文书档案管理中电子信息化应用的思考[J].铁路采购与物流,2017,12(09):55-56.

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[5]黄小茗.信息化背景下事业单位文书档案管理工作[J].现代经济信息,2017(08):77.



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