加强国有企业办公室管理的措施研究

发表时间:2019/8/15   来源:《信息技术时代》2018年12期   作者:何莎莎
[导读] 在新形势背景下,国有企业的发展面临了巨大的挑战。而办公室作为一个企业的中枢机构,要想使企业更好地发展,必须对企业办公室管理这一块进行创新改革,打破陈旧的管理观念,不断创新,在实践中取得发展。本文主要阐述国有企业办公室管理的创新和实践方面的内容,希望能够对相关人士有所帮助。

(广西贺州市正赢实业投资开发有限公司,广西 贺州 542800

摘要:在新形势背景下,国有企业的发展面临了巨大的挑战。而办公室作为一个企业的中枢机构,要想使企业更好地发展,必须对企业办公室管理这一块进行创新改革,打破陈旧的管理观念,不断创新,在实践中取得发展。本文主要阐述国有企业办公室管理的创新和实践方面的内容,希望能够对相关人士有所帮助。

关键词:国有企业;办公室管理;创新;实践

 


引言

办公室是国有企业进行决策以及执行前端的重要场所,对于企业后续的实际执行以及未来的发展都具有非常重要的影响,因此为了能够保证国有企业在激烈市场竞争中取得较强的竞争力,需要不断加强办公室管理的创新以及实践能力。特别是随着全球竞争的不断加剧,国有企业办公室工作更是要加强改革创新,从而为企业更加高效、更加稳定以及持续健康发展打下良好基础。

一、国有企业办公室管理工作中存在的问题

随着市场经济的快速提升以及信息技术的不断加强,对于国有企业的办公室工作提出了更高的要求以及具备更强的竞争力。从目前来看,国有企业办公室管理工作普遍存在着如下几方面问题:

(1)没有充分发挥参谋助手方面的作用,办公室的很多工作集中在机关繁琐工作事务方面,没有对企业发展改革等主要问题实施充分调研,无法为领导制定更加科学先进的决策提供有效的建议。

(2)具体的工作方式相对落后,某些办公室还是习惯采取传统型的纸质文件以及集中开会等方式,这就造成了传递效率较低、资源消耗较大等问题,现代化办公软件以及视频会议等推广力度不足;

(3)策划以及组织大型活动的能力相对较弱

对于大型国有企业来说,大型的组织活动会涉及到非常多的内容,包括宣传、接待、安保以及食宿等等,同时会涉及到非常多的部门,跨部门以及跨单位的协调需求较多,很多办公室策划以及组织此种活动的能力不足,顾此失彼,从而造成活动不够完善。

二、加强国有企业办公室管理的措施

1.最大程度上发挥办公室管理人员管理以及协调职能

办公室管理工作是否能够顺利实施,在很大程度上和办公室管理人员的能力直接相关的,所以,综合能力较强的办公室管理人员是推动国有企业办公室工作顺利进行的基础。合格的办公室管理人员需要充分履行管理以及协调职能,主要体现在如下几方面:

第一,加强事务方面的管理。办公室的管理人员是此办公机构的直接责任人,对于办公室的一切工作都要尽职,特别是重要会议的布置、外部访问的接待等重要事务,增强这些典型事务管理;

第二,文书方面的管理。虽然办公室的文书内容有限,但是也需要实施稿件攥写、校核、登记造册以及归档等等工作。办公室的管理人员需要参与到文书工作中,对其进行安排调度以及监查,确保其顺利执行;

第三,参与并辅导领导决策。国企需要通过科学方式解决发展中的问题,办公室管理人员要充分发挥所有职员的智慧,对于企业领导人员的决策提供信息方面的支持。

第四,办公室管理人员需要加强各个部门的协调,确保不同工种之间能够形成和谐的工作氛围。最大程度上确保上下级之间融洽的关系,在企业指令的上通下达以及上下合作的协调工作方面做出更大努力。

2.不断完善企业办公室硬件工作设备

现代社会已经进入到了信息时代,但是对于某些国企办公室来说,在基础硬件设施方面还较为落后,甚至存在着某些工作要通过人力手工来完成的情况,直接影响了信息的获取以及传递效率,同时也限制了办公室职能的有效发挥。所以随着信息化时代的到来,企业有必要投入相应的资金完成办公室硬件方面的升级,增加信息网络建设以及运用,提升信息化程度。同时在具体管理过程中要遵照“以人为本”的基本原则,特别要加强职工的超前思维能力培养,通过日常的档案以及文书管理来积累管理能力,通过多元化方式有效解决办公室的突发问题,确保办公室工作的稳定性。

3.优化办公室人力资源配置,提升管理工作效率

对于国企办公室来说,在管理过程中一定要符合改革发展的趋势,加强创新性管理,最大程度上确保办公室管理和基层管理协同发展。受到各方面因素影响,某些国企在市场竞争中处于被动状态,造成办公室管理落后。所以一定要确保办公室的管理途径以及方式符合时代要求,不断解除旧有思想以及旧有体制的限制。管理人员更是要深入到基层当中充分了解基层职工的思想以及需求,从而增强基层工作的针对性。另外,相关管理人员要建立起求真务实的管理理念,要充分结合企业具体生产情况进行办公室的管理,办公室的管理人员需要深入了解现行行业的政策以及决策方向,通过充分的调研来提升研究成果的实践性。除此之外,需要对办公室职工的组成结构进行优化,不断向管理实际情况靠拢,推动办公室职能均衡化发展。同时办公室也要定期对相关职员进行专业化的培训,不断加强其专业能力以及综合素质提升,建设出专业能力强、实践经验丰富的管理人才队伍。

4.不断优化完善办公室的规章制度以及管理体系

完善的规章制度和管理体系是确保企业能够健康、稳定发展的基础,所以国有企业也要加大改革的力度,建立起符合现代市场经济特点的管理体系和规章制度,尤其是要加强办公室相应规章制度的建设,大力推动办公室管理改革创新,明确办公室职员的权责利以及相应的工作流程。

第一,要明确每位人员的具体岗位职能以及权限,落实岗位责任制,保证各司其职以及办公室工作能够高效运行;

第二,根据企业的实际情况制定出明确的管理流程,严格遵照规章制度办事,这样能够在降低错误发生机率的同时提升工作效率;

第三,确保办公室的相应制度具有针对性,防止制度方面的差异而造成误解以及相互冲突,影响工作的正常进行。

5.树立起全新的观念,提升服务以及管理意识

国有企业办公室属于综合性质的部门,其在具体工作过程中会处理非常繁杂的事务,所以办公室工作人员需要对自身工作进行非常精确的定位 (服务于企业的主体业务) 。同时,对于企业其他部门的工作也要有所了解,以此作为基础找到适合自身创新管理的方法。要树立起全新的管理意识,不断提升服务水平。

国企办公室工作的最主要职能之一就是对内外进行接待以及服务。接待的质量情况直接决定着国有企业的整体形象,甚至会影响到企业后续整体战略的发展。这就要求从事接待服务工作的办公室人员,一定要最大程度上摒弃关注短期利益的传统观念,树立起服务大局的意识,为企业领导和基层职工做好服务。另外,相关接待人员也要不断学习服务方面的常识以及技巧,要充分了解人际沟通过程中的心理以及感情变化。要仔细研究上级管理机构制定的相应政策,对于相应信息资料进行收集整理,从而为企业领导决策层提供相应的信息支撑,进而整体促进办公室管理的科学化水平,通过全新的管理模式以及思维方式推动办公室工作的发展。

三、结束语

随着市场化经济体制改革的不断深入,国有企业面临着激烈的市场竞争,国企办公室对于国有企业的发展具有非常重要的辅助和推动作用。本文主要阐述国有企业办公室管理的创新以及实践方面的相关内容,能够对进一步推动国企办公室发展具有一定参考作用。


参考文献

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[2]柴文婷.论国有企业办公室管理的创新与实践对策[J].中国国际财经(中英文)2018(4) :18-19.

[3]苏伟明.论国有企业办公室行政工作精细化管理[J].现代国企研究,2018(6):88-91.

[4]郑春梅.国有企业办公室管理工作的重要性分析[J].中外企业家,2018(5):18-19.



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