我国企业财务共享服务建立问题研究

发表时间:2019/8/15   来源:《信息技术时代》2018年12期   作者:高媛
[导读] 20世纪末跨国公司提出了财务共享服务的理念,随后这一理念很快便得到了财务界的认同。在20世纪90年代早期,共享服务就已经成为企业节约成本同时又能够在一定的程度上控制服务和产品的手段,大约有半数财富五百强的企业都已经实施了财务共享服务中心。如今,中国企业日益关注财务共享服务,他们对财务共享服务中心所能带来的业务处理优势及财务转型都有了具体的认知与期待。尽管中国企业对于流程集中管理的专注程度很高,对全

(黑龙江工商学院,黑龙江 哈尔滨 150025

摘要:20世纪末跨国公司提出了财务共享服务的理念,随后这一理念很快便得到了财务界的认同。在20世纪90年代早期,共享服务就已经成为企业节约成本同时又能够在一定的程度上控制服务和产品的手段,大约有半数财富五百强的企业都已经实施了财务共享服务中心。如今,中国企业日益关注财务共享服务,他们对财务共享服务中心所能带来的业务处理优势及财务转型都有了具体的认知与期待。尽管中国企业对于流程集中管理的专注程度很高,对全球最佳管理实践有着极高的热情。但是,财务共享服务在中国大型企业的财务实践经验较少,财务共享工作尚未完全成熟,仍需在不断探索中发展与前进。

关键词:财务共享服务;财务工作;建立

 


中国的市场经济较为落后、市场经济发展缓慢、各个经济地区分布广,商业地区之间的政策法规、商业习惯有很大差异性,共享服务实施难度较大成为了企业集团的共同担忧的问题。不过近几年内,全球经济一体化所带来的信息化的蓬勃发展,使得越来越多中国企业开始对共享服务建设产生兴趣,并行动起来,为实施建设共享服务做准备。

对于建设财务共享服务中心,企业集团应清楚地意识到成功构建财务共享服务中心是一项长期工作,不可能一蹴而就。财务共享服务所涉及的风险及挑战,也是企业集团实施财务共享道路上必须面对的问题。

一、我国建立财务服务共享存在的主要问题

1.系统流程再造风险问题

系统成功建立要标准的流程为依托,企业要想建立全新的符合现代化管理趋势的财务共享服务系统则需要打破企业原有的传统流程,如果流程再造或流程管理不到位,将会对企业建立财务共享系统产生巨大的负面影响。在新的系统发育尚未成熟的情况下,将原有的适合本企业发展的流程进行更改,极易产生旧的财务活动和管控流程与财务共享模式的流程衔接不顺畅的风险。

企业的业务流程目前处于初级阶段,如果新流程初期的设计不合理,定会出现风险,从而影响流程推进效率。在流程再造方面,需要调整组织结构来衔接新旧流程,如果衔接不畅,传统的财务信息数据将难以准确完整的过继到新的财务共享系统,造成财务信息混乱。流程运转方面,运转不灵会影响财务共享中心的时效性。最后,全新流程不能够实时适应企业的运营与发展的话,之前为流程付出的努力将功亏一篑。

整个企业财务工作的进程都会受到系统建立之初流程风险影响,财务系统及核算等环节也会受到影响,信息传递存在缺陷,无法与企业的基础业务操作相契合吻合,使公司的财务共享水平始终停留在初级阶段。

2.组织管理变革问题

实施财务共享中心一定会将企业的组织结构和管理模式发生改变。主要表现在企业集团财务部门内部及各子公司的财务部门结构发生巨大的变化,从而使财务人员职能随之变化。

首先,平均化是部门结构变化在财务内部职能中的具体表现,子公司财务层级上调使从属关系发生改变,这是造成企业组织结构混乱的原因之一,更会使得企业人员产生反对抵触的情绪,这一结构性的混乱将对原有的运营进程造成毁灭性打击,降低工作效率以及削弱盈利能力。

其次,在财务共享中心管理模式下,组织结构和企业财务部门员工需要重新进行规划与设计,财务人员更加精简且集中化,公司核算工作地点和财务管理工作地点分离,集团内部资产管理弱化,从而加大公司的资产安全风险,不利于公司最终战略目标的实现。

最后,企业集团在实施财务共享过程中如果无法做到明确的定位,会产生共享中心组织结构模式混乱的弊端,这一弊端会带来极其严重的后果,细节设计阶段从而无法有效地进行实施与评估,以至于企业集团建设的财务共享服务中心无法建设出一个优良的结构基础,其效益便无从说起了。

3.信息安全风险问题

财务共享服务需要依托电子信息技术,由财务共享服务概念可知,企业集团的重要财务数据将完全信息化,企业集团的财务信息全部以数据的形式呈现,由此可高效处理信息,但它是一把双刃剑,带来好处的同时也存在巨大安全隐患。各类财务软件硬件系统种类繁多、不易分辨优劣,这就在企业集团的财务数据在存储、分析传递过程中埋下了安全隐患,财务系统选择方面的不稳定因素使得企业集团的财务数据的准确性、安全性难以得到保障。

一方面,有些不法分子利用漏洞会将信息数据不留痕迹的篡改、截取和泄露,数据信息将不再安全。财务信息一旦被篡改,错误的数据将贯穿整个共享过程,企业财务系统将失去平衡,任何一点错误数据的出现都可能会使企业集团庞大的资金流与繁杂交织的资金链条受损,不仅可能降低企业的资金收益,甚至会损失现有财产;另一方面,信息化时代下网络病毒以及网络攻击问题非常普遍,并且网络病毒及网络攻击危害性强、破坏力大,甚至会导致财务系统瘫痪,进而危及其他信息处理系统,财务系统一旦瘫痪,企业将无法继续正常运作,若不能及时补救,将对企业集团的运营管理造成不可估量的损失。

企业集团的财务数据作为企业的命脉,如果财务信息出现问题哪怕是埋有安全隐患,后果都不堪设想。

二、针对建立财务服务共享中心的建议

1、强化流程标准管理

首先,建立严格的流程审核机制,在流程更新再造过程中严格把关,一旦发现流程偏离财务共享中心发展方向,及时纠正,实时跟进每个环节的流程走向,有效防控流程风险;其次,将流程细化到财务数据录入、整合、分析、结算、输出等细节与具体的财务模块,有效防范因财务流程变更而产生的新旧流程衔接问题与不同业务核算模块之间的差异风险。

流程再造不可急于求成,应实时关注企业集团财务状况,循序渐进,才能设计出真正符合企业财务发展的标准流程。

2、调整组织结构划分职能

建立财务共享中心的组织结构划分方面,应该以分离核算层和管理层为出发点,强化高层管理者的监督责任,合理规划各层级职能和各组织结构,可以新增一项业务财务岗,让财务工作融入业务当中去;在组织管理上要以客户需求为出发点,增强中心人员的服务意识,营造良好的服务质量环境,建立良好的沟通机制,注重组织之间的互动。

只要企业集团的组织结构框架变化,各组织部门的职责与权力定会随之变化。如要避免权责矛盾与纠纷,这就要求企业集团建立合理监督机制,提高高层组织责任感,清晰划分组织结构,清楚划分责任,避免责任推卸,各组织各司其职,各担其责,准确分配组织职能,并提供组织之间交流沟通平台,便于及时发现与解决纠纷。

3、加强网络建设

财务共享服务中心依赖现代电子信息技术,所有的财务数据都会记录到企业的信息系统中。所以,企业在财务共享服务中心管理过程中,信息安全必须得到重视,其风险的防控措施包括:建立起强大的IT团队以保证系统的正常运行,既包括维护硬件安全运行的团队,也应当包括服务于企业资源管理系统的团队;做好财务共享服务中心系统信息备份工作、建立信息恢复和保密制度,提升财务信息安全性,提升财务信息保密性;经常对信息系统进行核查,及时发现系统漏洞,优化系统;伴随科技的发展,已经涌现出了诸如数据挖掘分析技术、数据过滤技术等先进技术,企业应该积极引进新技术并加以创新,顺利实现财务工作信息智能化。




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